Administrative Assistant

Currently, from the OFICINA branch, we are looking for an ADMINISTRATIVE ASSISTANT for BILBAO.

We'll tell you about the main requirements and other skills for the position:

1. Manage the invoicing process and control collection management.
2. Supervise and update the application of customers' commercial terms and their inclusion in the system.

BASIC DUTIES

1. Sales Invoicing:

Receiving delivery notes and invoicing direct sales.

In the case of self-service sales, once the sales files from the terminals have been incorporated, carry out a daily review of the settlements obtained and send back a file with the incidents detected and created (collections, customer additions and removals, load/unload differences between terminal and RPS, etc.).

Control of commercial sales terms

Updating records: rates, general and specific terms to be applied.

Management and filing of supporting documentation for operations and negotiations.

Issue credit/debit notes (rebates, etc.) and manage payment.

Control of the incorporation of records into the system and their correct application.

Collection management control

Issue collection receipts (monthly, negotiable receipts, etc.) and deliver them to the sales representatives or present them to the bank, as applicable.

Control returns and notify the corresponding sales manager.

Issue periodic reports on the evolution of customer debts.

Post-sale administrative management

Provide administrative attention to customer requests and complaints, informing the sales representatives of the issue.

Administrative support to the sales network (sales reports, documentation received/pending, pending differences, etc.).

At month-end closing, carry out the commercial-accounting reconciliation of the accounts determined.

And on our part, what can we offer you?

So, are you ready? A quality job opportunity and personalized, close treatment are waiting for you.

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Food and beverages

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Actualmente, desde la delegación de OFICINA nos encontramos en busca de ADMINISTRATIVA/O, para BILBAO

Te contamos los principales requerimientos y otras habilidades de la posición:

1. Gestionar el proceso de facturación y controlar la gestión de cobro.
2. Supervisar y actualizar la aplicación de condiciones comerciales de los clientes y su inclusión en el sistema

FUNCIONES BÁSICAS

1. Facturación Ventas:

Recepción de los albaranes y facturación de las ventas directas.

En el caso de los autoventas, una vez incorporados los ficheros de ventas de los terminales hacer una revisión diaria de las liquidaciones obtenidas y reenviarles un fichero con las incidencias detectadas y creadas (cobros, altas y bajas de clientes, diferencias carga/descarga entre terminal y RPS , …).

Control de las condiciones comerciales de venta

Actualización de los registros: Tarifas, condiciones generales y particulares a aplicar.

Gestión y archivo de la documentación soporte de las operaciones y negociaciones.

Emitir las notas de abono/ cargo (rapeles…) y gestionar el pago

Control de la incorporación al sistema de los registros y su correcta aplicación.

Control de la gestión de cobro

Emitir los recibos de cobro (mensuales, recibos negociables…) y entregarlos a los comerciales o presentarlos al banco, según el caso.

Control de las devoluciones e informar al responsable comercial correspondiente.

Emitir listados periódicos de la evolución de las deudas de los clientes.

Gestión administrativa postventa

Atención administrativa de las peticiones y reclamaciones de los clientes, informando a los comerciales de la incidencia.

Atención administrativa a la red comercial (informes de ventas, documentación recibida/pendiente, diferencias pendientes, ….).

A cierre de mes, conciliación comercial-contable de las cuentas que se determinen.

Y por nuestra parte, ¿qué podemos ofrecerte?

Y bien, ¿estás preparad@? Una oportunidad laboral de calidad y un trato personalizado y cercano te están esperando.

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Alimentación y bebidas

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