Administrative Assistant

Administrative assistant (m/f/x) Administration and Projects Assistant

We are looking for an Administrative Assistant to join the Administration and Finance Department, also providing support to project management and the organization of activities aimed at companies, entrepreneurs, and SMEs.

If you are an organized, resourceful person with an eye for detail and you enjoy combining administrative tasks with project and event coordination, we would like to meet you.

· Issuing invoices to clients and managing service agreements (sign-ups and cancellations).

· Monitoring and following up on collections.

· Managing invoicing issues.

· Filing and managing administrative documentation, both physical and digital.

· Supporting the accounting and finance department with administrative tasks.

· Managing documents and maintaining online files.

· Handling general administrative phone support.

· Supporting the organization of conferences, events, workshops, and webinars, both in-person and online.

· Handling the logistics of venues, materials, and documentation.

· Receiving, registering, and assisting participants.

· Creating and updating PowerPoint presentations with audiovisual resources.

· Post-event follow-up: collecting signatures, digitizing surveys, and preparing reports.

· Updating and maintaining databases and tracking spreadsheets in Excel.

· Recording activities, attendees, and communication actions.

· Preparing supporting documentation and project support files.

· Supporting the administrative and documentary follow-up of funded projects.

· Contacting companies, entrepreneurs, and collaborating organizations.

· Managing calls for participation, reminders, and telephone follow-up of activities.

· Supporting advisory and mentoring sessions.

· Creating simple graphic materials using Canva.

· Collaborating on digital communication and dissemination actions.

· Higher-level vocational training (Administration, Finance, Accounting, Marketing, Business, or similar) or a related university degree.

· Minimum of 2 years of experience in administrative roles, invoicing, or administrative management.

· Proficiency in Microsoft Office, especially Excel and Word.

· Regular use of Google Drive and collaborative tools.

· English level is valued.

· Organized, meticulous, proactive, and able to work as part of a team.

· Good communication skills and customer service orientation.

· Experience in administrative management of projects or grants.

· Experience in organizing events and conferences.

· Knowledge of invoicing software (Holded).

· Proficiency in Canva.

· Basic knowledge of WordPress, social media, or digital marketing.

· Previous experience in associations, non-profit organizations, or business support projects.

• · Joining a dynamic and collaborative team.
  · Participating in projects with real impact on companies, entrepreneurs, and SMEs.
  · Stable employment.
  · Full-time position.
  · Option to work remotely 50% of the time after the probation period.
  · Salary between €18,000 and €22,000 gross per year, depending on the experience and skills of the candidate.
  · Initial training and professional development opportunities.
  · Excellent working environment.

Auxiliar administrativo (h/m/x) Administrativo/a de Administración y Proyectos

Buscamos un/a Administrativo/a para incorporarse al Departamento de Administración y Finanzas, prestando además apoyo a la gestión de proyectos y a la organización de actividades dirigidas a empresas, emprendedores y pymes.

Si eres una persona organizada, resolutiva, con orientación al detalle y disfrutas combinando tareas administrativas con la coordinación de proyectos y eventos, queremos conocerte.

· Emisión de facturas a clientes y gestión de acuerdos de adhesión (altas y bajas).

· Control y seguimiento de cobros.

· Gestión de incidencias de facturación.

· Archivo y control de documentación administrativa, tanto física como digital.

· Apoyo al departamento contable y financiero en tareas administrativas.

· Gestión documental y mantenimiento de archivos online.

· Atención telefónica y soporte administrativo general.

· Soporte en la organización de jornadas, eventos, talleres y webinars, tanto presenciales como online.

· Preparación logística de espacios, materiales y documentación.

· Recepción, registro y atención a participantes.

· Elaboración y actualización de presentaciones en PowerPoint con recursos audiovisuales.

· Seguimiento posterior a los eventos: recogida de firmas, digitalización de encuestas y elaboración de informes.

· Actualización y mantenimiento de bases de datos y hojas de seguimiento en Excel.

· Registro de actividades, asistentes y acciones de comunicación.

· Elaboración de documentación justificativa y fichas de soporte de los proyectos.

· Apoyo en el seguimiento administrativo y documental de proyectos financiados.

· Contacto con empresas, emprendedores y entidades colaboradoras.

· Gestión de convocatorias, recordatorios y seguimiento telefónico de actividades.

· Apoyo en sesiones de asesoramiento y mentoría.

· Elaboración de materiales gráficos sencillos mediante Canva.

· Colaboración en acciones de comunicación digital y difusión.

· Formación Profesional de Grado Superior (Administración, Contabilidad, Finanzas, Marketing, Comercio o similar) o Grado Universitario relacionado.

· Experiencia mínima de 2 años en puestos administrativos, de facturación o gestión administrativa.

· Dominio de Microsoft Office, especialmente Excel y Word.

· Manejo habitual de Google Drive y herramientas colaborativas.

· Nivel de inglés valorable.

· Persona organizada, meticulosa, proactiva y con capacidad para trabajar en equipo.

· Buenas habilidades de comunicación y atención al cliente.

· Experiencia en la gestión administrativa de proyectos o subvenciones.

· Experiencia en la organización de eventos y jornadas.

· Conocimientos de programas de facturación (Holded).

· Manejo de Canva.

· Conocimientos básicos de WordPress, redes sociales o marketing digital.

· Experiencia previa en asociaciones, entidades sin ánimo de lucro o proyectos de apoyo empresarial.

• · Incorporación a un equipo dinámico y colaborativo.
  · Participación en proyectos con impacto real en empresas, emprendedores y pymes.
  · Estabilidad laboral.
  · Jornada completa.
  · Posibilidad de teletrabajo del 50 % una vez superado el periodo de prueba.
  · Salario entre 18.000 € y 22.000 € brutos anuales, en función de la experiencia y la valía de la persona candidata.
  · Formación inicial y oportunidades de desarrollo profesional.
  · Excelente ambiente de trabajo.