Purchasing Administrative Assistant (Order Creation and Tracking)

At Marlex People, we are looking for you! We are collaborating with a major company that needs to hire a Purchasing Administrative Assistant (Order Creation and Tracking) in Madrid. If you are looking for stability, professional growth, and a new challenge, this is your opportunity!

We are looking for a Purchasing Administrative Assistant and Order Management Specialist with English proficiency to provide support to the Purchasing department. You will be part of a dynamic and collaborative team, reporting directly to the department manager. You will be responsible for creating, managing, and tracking orders, ensuring proper coordination with suppliers and internal clients, as well as meeting deadlines and following established procedures.

·Full management of the purchasing administrative process, including creating, tracking, and modifying orders in the system.

·Coordination with suppliers and internal clients

·Control and filing of related documentation

·Tracking of invoices and pending deliveries

·Resolving issues, addressing user inquiries, and preparing follow-up and activity reports.

• Contract: Permanent.

• Salary: Competitive

• Other benefits: Joining a well-established company.

Are you interested? Don't miss this opportunity and sign up for the job offer now! We can't wait to meet you!

• Schedule: Full-time.

• Education: Administrative training (Higher Vocational Training or equivalent).

• Experience: Previous experience in purchasing or procurement, preferably in corporate and/or pharmaceutical environments, with the ability to manage orders, interpret purchasing categories, and apply accounting allocations according to established procedures.

• Skills: Solid knowledge of P2P (Procure to Pay) processes. Google Workspace (Drive, Sheets, Sites, and Gmail) and Microsoft Office, especially Excel.

• Languages: Minimum B1 English, with the ability to communicate in writing and verbally in international environments. Experience interpreting accounting allocation tables and purchasing categories

• Profile: A person with experience in administrative roles, organized and detail-oriented, with the ability to manage and track orders in a dynamic environment. Excellent communication skills, internal client focus, organizational and task prioritization abilities, as well as a proactive and solution-oriented attitude. Analytical skills, teamwork, and adaptability to international environments will be highly valued.

¡En Marlex People te estamos buscando! Colaboramos con una importante empresa que necesita incorporar un/a Administrativo/a de Compras (Creación y Seguimiento de Pedidos) en Madrid. Si buscas estabilidad, desarrollo profesional y un nuevo desafío, ¡esta es tu oportunidad!

Buscamos un/a Administrativo de Compras y Gestión de Pedidos con inglés para dar soporte al área de Compras. Formarás parte de un equipo dinámico y colaborativo, reportando directamente a la persona responsable del departamento. Serás responsable de la creación, gestión y seguimiento de pedidos, garantizando una correcta coordinación con proveedores y clientes internos, así como el cumplimiento de los plazos y procedimientos establecidos.

·Gestión integral del proceso administrativo de compras, incluyendo la creación, seguimiento y modificación de pedidos en sistema.

·Coordinación con proveedores y clientes internos

·Control y archivo de documentación asociada

·Seguimiento de facturas y recepciones pendientes

·Resolución de incidencias, atención a consultas de usuarios y elaboración de informes de seguimiento y actividad.

• Contrato: Indefinido.

• Retribución: Competitiva

• Otros beneficios: Incorporación a una compañía consolidada.

¿Te interesa? No dejes pasar esta oportunidad e inscríbete ahora en la oferta ¡Estamos deseando conocerte!

• Horario: Jornada completa.

• Formación: Formación administrativa (FP II, Grado Superior o similar).

• Experiencia: Experiencia previa en compras o procurement, preferiblemente en entornos corporativos y/o farmacéuticos, con capacidad para gestionar pedidos, interpretar categorías de compra y aplicar imputaciones contables de acuerdo con los procedimientos establecidos.

• Conocimientos: Conocimiento sólido de procesos P2P (Procure to Pay). Google Workspace (Drive, Sheets, Sites y Gmail) y Microsoft Office, especialmente Excel.

• Idiomas: Inglés mínimo B1, con capacidad para comunicarse de forma escrita y oral en entornos internacionales. Experiencia interpretando tablas de imputación contable y categorías de compra

• Perfil: Persona con experiencia en funciones administrativas, organizada y orientada al detalle, con capacidad para gestionar y realizar el seguimiento de pedidos en un entorno dinámico. Con excelentes habilidades de comunicación, orientación al cliente interno, capacidad de organización y priorización de tareas, así como una actitud proactiva y resolutiva. Se valorará especialmente la capacidad analítica, el trabajo en equipo y la adaptación a entornos internacionales.