Dean's Assistant (Temporary)

We are looking for you! At Marlex People, we collaborate with a prominent international Business School located in the heart of Madrid, which needs to hire a Dean's Assistant. If you are seeking professional growth and a new challenge, this is your opportunity!

·Manage and coordinate the Dean's agenda, including scheduling meetings, appointments, and institutional commitments.

• Provide administrative and operational support to the Dean and the Vice Deans.
• Organize national and international travel, including flights, accommodation, transportation, and itineraries.
• Coordinate meetings and events led by the Dean or involving the Dean's Office.
• Support the planning and execution of internal events, ensuring smooth logistics and proper coordination with stakeholders.
• Act as a key point of contact for internal and external stakeholders who interact with the Dean's Office.
• Ensure the Dean's Office is properly equipped and organized, overseeing office needs and supply management.
• Collaborate on the preparation and distribution of surveys, reports, presentations, and other administrative materials as needed.
• Follow up on agreed actions, coordinate meetings, and support general administrative tasks for the Dean's Office.
• Provide flexible and proactive support across a wide range of matters to help the Dean and the Vice Deans achieve their goals.

·Previous experience as an Executive Assistant, Personal Assistant, Office Coordinator, or in a similar administrative support role.

• Excellent organizational and time management skills.
• Strong attention to detail and the ability to handle confidential information with discretion.
• Ability to prioritize tasks and work efficiently.
• Excellent interpersonal and communication skills.
• Proactive attitude and a strong service orientation.
• Fluency in English and Spanish, both spoken and written.
• Advanced knowledge of Microsoft Office and collaborative digital tools.

• Contract type: maternity leave cover
• Annual gross salary: €23,000.
• Location: Madrid city center.
• Working hours: Monday to Friday, 9:00 AM to 6:00 PM.
• Availability to start: from July.

¡Te estamos buscando! Desde Marlex People, colaboramos con una importante Escuela de Negocios de ámbito internacional ubicada en el centro de Madrid, que necesita incorporar un/a Asistente del Decano - Dean's Assistant. Si buscas desarrollo profesional y un nuevo desafío, ¡esta es tu oportunidad!

·Gestionar y coordinar la agenda del Decano, incluyendo la programación de reuniones, citas y compromisos institucionales.

• Proporcionar apoyo administrativo y operativo al Decano y a los Vicedecanos.
• Organizar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte e itinerarios.
• Coordinar reuniones y eventos liderados por el Decano o en los que participe la Oficina del Decano.
• Apoyar la planificación y ejecución de eventos internos, garantizando una logística fluida y una adecuada coordinación con las partes interesadas.
• Actuar como punto de contacto clave para los interlocutores internos y externos que interactúan con la Oficina del Decano.
• Garantizar que la Oficina del Decano esté correctamente equipada y organizada, supervisando las necesidades de oficina y el suministro de materiales.
• Colaborar en la preparación y distribución de encuestas, informes, presentaciones y otros materiales administrativos cuando sea necesario.
• Dar seguimiento a las acciones acordadas, coordinar reuniones y apoyar en las tareas administrativas generales de la Oficina del Decano.
• Brindar apoyo flexible y proactivo en una amplia variedad de asuntos para ayudar al Decano y a los Vicedecanos a alcanzar sus objetivos.

·Experiencia previa como Asistente Ejecutivo/a, Asistente Personal, Coordinador/a de Oficina o en un puesto similar de apoyo administrativo.

• Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Gran atención al detalle y capacidad para gestionar información confidencial con discreción.
• Capacidad para priorizar tareas y trabajar de manera eficaz.
• Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación.
• Actitud proactiva y marcada orientación al servicio.
• Dominio del inglés y del español, tanto hablado como escrito.
• Conocimientos avanzados de Microsoft Office y de herramientas digitales de colaboración.

• Tipo de contrato: baja de maternidad
• Salario bruto anual: 23.000 €.
• Ubicación: centro de Madrid.
• Horario: lunes a viernes, 9:00 a 18:00 horas.
• Disponibilidad para comenzar: desde julio.