Billing Clerk / Port Account Statements (Temporary Replacement)

Noatum Maritime Services operates as local agents in ports, acting as the eyes and ears on the ground in more than 857 ports across 128 countries. Offering a wide range of Port Services, Regular Line Commercial Services, Vessel Services, and Specialized Services, Noatum Maritime Services supports its clients by connecting the dots along their value chain, from the loading port to the discharge port.

Our clients include Cargo Owners, Traders, Miners, Major Oil Companies, Ship Owners, Ship Operators, and Ship Managers, handling a wide variety of cargoes and vessel types, such as containers, dry bulk, breakbulk, project cargo, crude oil, refined products, natural gas, and passengers.

Noatum Maritime Services stands out through its specific industry knowledge, local relationships, understanding of local particularities and risks, and its ability to leverage assets and the scope of services within its broader ecosystem to deliver added-value solutions.

Noatum Maritime Cruise Services is the division specialized in port calls for Noatum Maritime (a subsidiary of AD Ports Group), dedicated to providing integrated solutions for the global cruise industry.

Based in Barcelona, this division acts as the local representative for cruise lines, ensuring that all aspects of a cruise ship port call are managed efficiently.

The Port Account Administrator profile at Noatum Maritime Cruise Services will be responsible for managing administrative tasks related to client billing and financial documentation for cruise ship owners.

This role manages the entire workflow of port accounts for cruise vessels, ensuring accuracy, efficiency, and timely communication with suppliers, internal teams, and ship owners.

You will play a key role in supporting operations in all ports where we act as agents.

• Invoice flow management: Manage the complete process of supplier invoices for each vessel call, including downloading, organizing, and validating all related documentation.
• Invoice registration and verification: Register and verify supplier invoices in internal systems, ensuring accuracy and compliance with ship owner procedures and internal protocols.
• Port account preparation: Prepare, issue, update, and review port accounts, in a timely and accurate manner, for all cruise vessel calls.
• Port account uploading and reporting: Upload port accounts and associated financial documentation to ship owner platforms (e.g., IMS, MXP), ensuring all information is submitted correctly.
• Communication with ship owners: Respond to ship owner inquiries regarding invoice details, costs, discrepancies, or documentation requirements, ensuring clear and professional communication.
• Compliance with procedures: Ensure strict adherence to administrative procedures, documentation requirements, and billing protocols for each ship owner.
• Coordination with suppliers and internal teams: Collaborate with operational teams and service suppliers to obtain missing documents, clarify charges, resolve billing issues, and maintain an efficient workflow.
• Operational support: Provide administrative support throughout the vessel call to ensure smooth operations and a flawless experience for cruise lines and passengers.
• Financial records management: Maintain organized and accurate financial documentation for internal audits, client audits, and management reporting.

• The profile corresponds to someone with a Higher Level Training Cycle (CFGS) or a university degree in Administration, Economics, Business Administration and Management (ADE), Finance, or a related field.
• Minimum of 1 year of experience in administrative or operational roles within the maritime or shipping industry.
• Good level of Spanish and English (oral and written).
• Good command of Excel, Outlook, and ease of working with internal operational databases.
• Experience in invoice registration, port account preparation, financial documentation, or similar administrative processes.
• Verbal and written communication skills.
• Ability to work under pressure and meet tight deadlines during peaks in vessel calls.
• Attention to detail and process orientation.
• Proactive attitude and problem-solving skills.

• Additional certifications in maritime administration, shipping agency, billing systems, or financial documentation will be valued.
• Familiarity with port management systems, port account reporting platforms, or maritime billing tools will be especially valued.

• Temporary contract (replacement)
• Ticket Restaurant.
• Access to a flexible compensation plan (health insurance, transportation, etc.).
• Afternoon off on your birthday.
• Ongoing training at our Corporate University (learning platform).
• Be part of a dynamic team with global impact.

At Noatum, we guarantee equality and non-discrimination on the grounds of sex, race, religion, disability, age, and sexual orientation in our recruitment processes, in order to make better use of the abilities of people in all their diversity, avoiding any type of discrimination.

Noatum Maritime Services opera como agentes locales en puertos, actuando como los ojos y oídos en el terreno en más de 857 puertos de 128 países. Ofreciendo una amplia gama de Servicios Portuarios, Servicios Comerciales de Líneas Regulares, Servicios para Buques y Servicios Especializados, Noatum Maritime Services apoya a sus clientes conectando los puntos a lo largo de su cadena de valor, desde el puerto de carga hasta el puerto de descarga.

Nuestros clientes incluyen Propietarios de Carga, Comerciantes, Mineros, Grandes Compañías Petroleras, Propietarios de Buques, Operadores de Buques y Gestores de Buques, manejando una amplia variedad de mercancías y tipos de embarcaciones, como contenedores, granel seco, carga fraccionada, carga de proyectos, petróleo crudo, productos refinados, gas natural y pasajeros.

Noatum Maritime Services se diferencia por su conocimiento específico del sector, relaciones locales, entendimiento de las particularidades y riesgos locales, y la capacidad de aprovechar los activos y el alcance de los servicios dentro de su ecosistema más amplio para ofrecer soluciones de valor añadido

Noatum Maritime Cruise Services es la división especializada en cuentas de escala de Noatum Maritime (una subsidiaria de AD Ports Group) dedicada a proporcionar soluciones integradas para la industria global de cruceros.

Con sede en Barcelona, esta división actúa como representante local de las líneas de cruceros, garantizando que todos los aspectos de una escala de un crucero en un puerto se gestionen de manera eficiente.

El perfil Administrativo/a de cuentas de escala en Noatum Maritime Cruise Services se responsabilizará de gestionar las tareas administrativas relacionadas con la facturación a clientes y la documentación financiera para los armadores de cruceros.

Este rol gestiona todo el flujo de trabajo de las cuentas de escala para los buques de crucero, garantizando precisión, eficiencia y una comunicación oportuna con proveedores, equipos internos y armadores.

Desempeñarás un papel clave en el apoyo a las operaciones en todos los puertos donde actuamos como agentes.

• Gestión del flujo de facturas: Gestionar el proceso completo de facturas de proveedores para cada escala de buque, incluyendo la descarga, organización y validación de toda la documentación relacionada.
• Registro y verificación de facturas: Registrar y verificar las facturas de proveedores en los sistemas internos, garantizando la precisión y el cumplimiento de los procedimientos del armador y los procedimientos internos.
• Preparación de cuentas de escala: Preparar, emitir, actualizar y revisar las cuentas de escala, de manera puntual y precisa para todas las escalas de buques de crucero.
• Carga y reporte de cuentas de escala: Cargar las cuentas de escala y la documentación financiera asociada en las plataformas de los armadores (por ejemplo, IMS, MXP), garantizando que toda la información se envíe correctamente.
• Comunicación con armadores: Responder a consultas de los armadores relacionadas con detalles de facturas, costes, discrepancias o necesidades de documentación, asegurando una comunicación clara y profesional.
• Cumplimiento de procedimientos: Garantizar una estricta adherencia a los procedimientos administrativos, requisitos documentales y protocolos de facturación de cada armador.
• Coordinación con proveedores y equipos internos: Colaborar con los equipos operativos y los proveedores de servicios para obtener documentos faltantes, aclarar cargos, resolver incidencias de facturación y mantener un flujo de trabajo eficiente.
• Soporte operativo: Proporcionar soporte administrativo durante toda la escala del buque para asegurar operaciones fluidas y una experiencia impecable para las líneas de cruceros y los pasajeros.
• Gestión de registros financieros: Mantener una documentación financiera organizada y precisa para auditorías internas, auditorías de clientes y reportes para la dirección.

• El perfil corresponde a una persona con CFGS o Grado universitario en Administración, Economía, ADE, Finanzas o similar.
• Mínimo 1 año de experiencia en roles administrativos u operativos dentro de la industria marítima o del transporte marítimo.
• Buen nivel de español e inglés (oral y escrito).
• Buen nivel de Excel, Outlook y facilidad para trabajar con bases de datos operativas internas.
• Experiencia en registro de facturas, preparación de cuentas de escala, documentación financiera o procesos administrativos similares.
• Habilidad de comunicación verbal y escrita.
• Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir plazos ajustados durante picos de escalas de buques.
• Atención al detalle y orientación a procesos.
• Actitud proactiva y habilidades de resolución de problemas.

• Certificaciones adicionales en Administración marítima, Agencia Marítima, sistemas de facturación o documentación financiera serán valoradas.
• Se valora especialmente la familiaridad con sistemas de gestión portuaria, plataformas de reporte de cuentas de escala o herramientas de facturación marítima.

• Contrato temporal (sustitución)
• Ticket Restaurant.
• Acceso al plan de retribución flexible (seguro médico, transporte…).
• Tarde libre el día de tu cumpleaños.
• Formación continua en nuestra Universidad Corporativa (plataforma de aprendizaje).
• Formar parte de un equipo dinámico con impacto global.

En Noatum garantizamos la igualdad y no discriminación por razón de sexo, raza, religión, discapacidad, edad y orientación sexual en nuestros procesos de selección, para obtener un mejor aprovechamiento de las capacidades de las personas en toda su diversidad, evitando cualquier tipo de discriminación.