Finance Administrative Assistant (temporary)

We are currently looking for a Finance Administrative Assistant for the financial Hub (6-month temporary position) to join our offices in Madrid, located in Coslada.

The Finance Administrative Assistant for the Hub will support financial operations by handling administrative tasks related to Disbursement Accounts (DAs). This role focuses on controlling accounts for key clients, coordinating with sub-agents, and monitoring receivables and payments according to agency agreements. The position plays a key role in ensuring accurate financial records, timely cash movements, and effective communication with internal stakeholders.

• Disbursement Account Control: Manage and monitor accounts related to DAs, ensuring accuracy and timely updates.
• Receivables Monitoring: Track incoming funds from clients according to agency agreements and send periodic account statements to clients.
• Payables Coordination: Coordinate with sub-agents to manage fund transfers, monthly balance payments, and ensure timely settlement of obligations.
• Documentation Management: Maintain accurate records of financial transactions, ensuring all documentation is properly filed and accessible.

• The profile corresponds to a person with a Higher Level Training Cycle (CFGS) or a Degree in Administration, Finance, or a related field.
• Experience in an Administration and/or Finance department.
• Good command of MS Office, especially Excel.
• Languages: Intermediate English, both written and spoken – contact with international suppliers and clients via email or phone.
• Proactive and organized person.
• Committed person.

• Temporary position (6 months).
• Flexible working hours: entry between 8:00 and 9:00, and exit between 17:00 and 18:00.
• Meal vouchers.
• Access to a Flexible Compensation Plan.
• Afternoon off on your birthday.
• Ongoing training thanks to our corporate university.
• An excellent working environment where you can develop in a highly dynamic sector that operates globally.

Noatum Maritime Services operates as local agents in ports, acting as the eyes and ears on the ground in more than 857 ports across 128 countries. Offering a wide range of Port Services, Liner Services, Ship Services and Special Services, Noatum Maritime Services supports its clients by connecting the dots throughout their value chain, from the port of loading to the port of discharge.

Our clients include Cargo Owners, Merchants, Miners, Major Oil Companies, Vessel Owners, Vessel Operators, and Ship Managers, handling a wide variety of cargo and vessel types, such as containers, dry bulk, breakbulk, project cargo, crude oil, refined products, natural gas, and passengers.

Noatum Maritime Services stands out for its specific industry knowledge, local relationships, understanding of local particularities and risks, and its ability to leverage assets and the breadth of services within its wider ecosystem to offer added-value solutions to its clients.

At Noatum, we guarantee equality and non-discrimination based on sex, race, religion, disability, age, and sexual orientation in our recruitment processes, in order to make better use of people's capabilities in all their diversity, avoiding any type of discrimination.

En estos momentos, estamos buscando un perfil Administrativo para el Hub financiero (temporal 6 meses) para incorporarse en nuestras oficinas de Madrid, situadas en Coslada.

El perfil administrativo del Hub apoyará las operaciones financieras gestionando tareas administrativas relacionadas con las Cuentas de Desembolsos (DAs). Este rol se centra en el control de cuentas para clientes clave, la coordinación con subagentes y el monitoreo de cuentas por cobrar y pagar de acuerdo con los acuerdos de agencia. La posición desempeña un papel clave en garantizar registros financieros precisos, movimientos de fondos oportunos y una comunicación efectiva con las partes interesadas internas.

• Control de Cuentas de Desembolso: Gestionar y supervisar las cuentas relacionadas con DA, garantizando la precisión y actualizaciones oportunas.
• Supervisión de Cuentas por Cobrar: Realizar el seguimiento de los fondos entrantes según los acuerdos de agencia y enviar extractos de cuenta periódicos a los clientes del Hub.
• Coordinación de Cuentas por Pagar: Coordinar con los subagentes para gestionar las transferencias de fondos, los pagos mensuales de saldos y garantizar la liquidación puntual de las obligaciones.
• Gestión de la Documentación: Mantener registros precisos de las transacciones financieras, garantizando que toda la documentación esté correctamente archivada y accesible.

• El perfil corresponde a una persona con CFGS o Grado en Administración, Finanzas o similar.
• Experiencia en Dpto de Administración y/o finanzas.
• Buen nivel de MsOffice principalmente Excel.
• Idiomas: Inglés intermedio oral y escrito – contacto con proveedores y clientes internacionales con los que se interactúa vía email o por teléfono.
• Persona proactiva y organizada.
• Persona comprometida.

• Puesto temporal (6 meses)
• Flexibilidad horaria de entrada 8h/9h y salida 17h/18h.
• Ticket Restaurant
• Acceso al Plan de Retribución Flexible.
• Tarde libre el día de cumpleaños.
• Formación continuada gracias a nuestra Universidad corporativa.
• Un excelente ambiente laboral donde poder desarrollarte en un sector muy dinámico y que opera a nivel global.

Noatum Maritime Services opera como agentes locales en puertos, actuando como los ojos y oídos en el terreno en más de 857 puertos de 128 países. Ofreciendo una amplia gama de Servicios Portuarios, Servicios Comerciales de Líneas Regulares, Servicios para Buques y Servicios Especializados, Noatum Maritime Services apoya a sus clientes conectando los puntos a lo largo de su cadena de valor, desde el puerto de carga hasta el puerto de descarga.

Nuestros clientes incluyen Propietarios de Carga, Comerciantes, Mineros, Grandes Compañías Petroleras, Propietarios de Buques, Operadores de Buques y Gestores de Buques, manejando una amplia variedad de mercancías y tipos de embarcaciones, como contenedores, granel seco, carga fraccionada, carga de proyectos, petróleo crudo, productos refinados, gas natural y pasajeros.

Noatum Maritime Services se diferencia por su conocimiento específico del sector, relaciones locales, entendimiento de las particularidades y riesgos locales, y la capacidad de aprovechar los activos y el alcance de los servicios dentro de su ecosistema más amplio para ofrecer soluciones de valor añadido a sus clientes.

En Noatum garantizamos la igualdad y no discriminación por razón de sexo, raza, religión, discapacidad, edad y orientación sexual en nuestros procesos de selección, para obtener un mejor aprovechamiento de las capacidades de las personas en toda su diversidad, evitando cualquier tipo de discriminación.