Administrative Assistant (Immediate Start)

🌍 About OCA Global

At OCA Global, we are a leading international group in inspection, certification, testing, consulting, prevention, training, sustainability, and the environment.

We have more than 6,500 professionals and a presence in over 90 countries.

Our goal is clear: to ensure the safety, quality, and regulatory compliance of facilities and assets, contributing to a safer and more sustainable environment.

💼 Your mission

You will join the administrative department at our Sant Cugat del Vallès office, with the aim of providing support in document management and customer service, ensuring the proper processing of the area's administrative procedures.

Main duties

• End-to-end order cycle management: Receipt, entry, validation, and tracking until correct delivery/completion.

• Customer and supplier support regarding the status of their orders and issues.

• Issuing invoices, delivery notes, and verifying commercial terms.

• Internal coordination with operations, purchasing, and logistics departments to ensure deadlines are met.

• Stock/inventory control and constant updating of the database in the ERP system.

These duties encompass the comprehensive administrative support for the area, contributing to the proper functioning of Regulatory Inspection processes.

🎯 What we are looking for

• Training in Administration (Intermediate Vocational Training, Advanced Vocational Training, or similar).

• Languages: Bilingual/native Catalan and Spanish (essential for serving the local area).

• Intermediate proficiency in office software tools.

• An organized, resourceful person with a customer-oriented approach.

• Ability to work in a team and attention to detail.

• Previous experience in administrative roles (desirable).

🚀 What we offer

• Permanent, full-time contract.

• Working hours from Monday to Thursday, 8:30 a.m. to 6:00 p.m., and Friday from 8:30 a.m. to 3:30 p.m.

• Intensive working day during July and August.

• Flexible compensation (meal vouchers, transport, health insurance, and childcare).

• Joining a leading company in its sector that is constantly growing.

• Position based at our Sant Cugat office.

• Dynamic environment with opportunities for professional development.

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🌍 Sobre OCA Global

En OCA Global somos un grupo internacional líder en inspección, certificación, ensayos, consultoría, prevención, formación, sostenibilidad y medio ambiente.

Contamos con más de 6.500 profesionales y presencia en más de 90 países.

Nuestro objetivo es claro: garantizar la seguridad, calidad y cumplimiento normativo de instalaciones y activos, contribuyendo a un entorno más seguro y sostenible.

💼 Tu misión

Formarás parte del departamento administrativo en nuestra delegación de Sant Cugat del Vallès, con el objetivo de dar soporte en la gestión documental y atención a clientes, asegurando la correcta tramitación de los procesos administrativos del área.

• Gestión integral del ciclo de pedidos: Recepción, grabación, validación y seguimiento hasta su correcta entrega/finalización.

• Atención y soporte a clientes y proveedores en relación al estado de sus pedidos e incidencias.

• Emisión de facturas, albaranes y verificación de condiciones comerciales.

• Coordinación interna con departamentos de operaciones, compras y logística para asegurar los plazos.

• Control de stock/inventario y actualización constante de la base de datos en el sistema ERP.

Estas funciones engloban el soporte administrativo integral del área, contribuyendo al correcto funcionamiento de los procesos de Inspecciones Reglamentarias.

• Formación en Administración (FP de Grado Medio, FP de Grado Superior o similar).

• Idiomas:Catalán y Castellano bilingües / nativos (imprescindible para la atención en la zona).

• Manejo de herramientas ofimáticas a nivel medio.

• Persona organizada, resolutiva y con orientación al cliente.

• Capacidad de trabajo en equipo y atención al detalle.

• Experiencia previa en puestos administrativos (valorable).

• Contrato indefinido a jornada completa.

• Horario de lunes a jueves de 08:30 a 18:00 h y viernes de 08:30 a 15:30 h.

• Jornada intensiva durante los meses de julio y agosto.

• Retribución flexible (ticket restaurante, transporte, seguro médico y guardería).

• Incorporación a una compañía líder en su sector y en constante crecimiento.

• Puesto ubicado en nuestra delegación de Sant Cugat.

• Entorno dinámico con oportunidades de desarrollo profesional.

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