Training Administrator

At Randstad, we are looking to incorporate a Training Administrator for a new project within the LPO team for an important client.

We are looking for an organized, dynamic, and proactive person, with good communication skills and the ability to independently manage the different administrative tasks related to training.

What will you do on a day-to-day basis?

• Compilation, review, and organization of proposals and supplier documentation.
• Generation and management of documentation for procurement processes.
• Coordination with suppliers and different client stakeholders.
• Review of proposals, orders, and invoices to ensure their proper management.
• Monitoring of invoicing and comparison of services rendered.
• Monitoring of costs and budget.
• Documentary and administrative management derived from training actions.
• Logistics coordination and support for the Learning team.

It is a new role within the LO team for Campus at BBVA. You will work independently, but you will have colleagues nearby on a daily basis, and although they perform different functions, you will be able to collaborate with them. a. Compilation of proposals and supplier documentation, as well as structuring them in a shared repository. b. Generation of the required documentation for the procurement process and other internal processes. c. Resolution of standard queries related to service needs (always recurring or first-level). d. First-level review and analysis of documents for upload to GPS (proposals, orders, invoices). e. Coordination with suppliers and BBVA stakeholders. f. First-level monitoring of invoicing files (comparison of services rendered to facilitate the administrative task for the learning team). g. Cost monitoring and comparison with budget estimates: analysis of duplicates, classification of each action and invoice, and updates to manage periodic spending. h. Administrative tasks derived from training. Document management, receipt of documentation, management, coordination, and logistics. We value a proactive profile, with good communication skills and dynamism!

And what benefits can you have if you are an employee?

1. WORK-LIFE BALANCE

• Measures to help you balance your work and personal life with a framework of flexible working hours.
• 24 working days of vacation + your birthday off + an extra day off at Christmas.

1. COMPENSATION

• An attractive compensation package, including variable pay and life insurance.
• Employee stock purchase plan through which you can benefit from the company's growth.
• Flexible compensation program: choose how to receive part of your gross annual salary, exchanging it for benefits in kind.
• Employee club and special discounts: enjoy exclusive discounts on a wide range of products and services.
• Childcare allowance.

1. DEVELOPMENT

Randstad offers you multiple options to grow as a professional, giving you the opportunity to chart your progression within the organization. Our diversity of services and products allows us to offer you multiple positions with different attributes that enable you to grow professionally based on your interests. Career plans, professional development plans, mentoring plans, as well as giving you the opportunity

to participate in corporate projects in different business areas.

By working at a multinational, you also have multiple opportunities for development outside our borders.

1. TRAINING

• Annual training plan.
• Access to the online platform learningHub: where you will find content and training pills that you can consume whenever and wherever you want, based on your own motivation.
• Opportunity to enroll in the English training program.
• Scholarship program: we finance postgraduate studies in strategic areas of the company to support and develop the company's talent.

1. WELLNESS

• Emotional wellness program: a set of services and tools designed to care for and improve your well-being (skills development, psychological support sessions, and mindfulness sessions).
• Life+health program: a series of actions, initiatives, and content to help you improve your well-being.
• Private health insurance with dental coverage (if you have over one year of seniority) and discounts for your family.
• Career transition and guidance program: aimed at family members who find themselves in a situation of unemployment.
• You+Plan: personalized support in situations of disability, in addition to specific resources to improve health, skills, competencies, and social and labor inclusion.

What are we looking for in you?

• Experience in administrative positions, especially related to training, procurement, suppliers, or document management.
• Organized, rigorous, and detail-oriented person.
• Ability to work independently and manage different tasks simultaneously.
• Proactivity, dynamism, and good communication and interpersonal skills.
• Ability to interact with suppliers and different stakeholders.
• Good command of office tools, especially Excel.

Desde Randstad buscamos incorporar un/a Administrativo/a de Formación para un nuevo proyecto dentro del equipo LPO para un importante cliente.

Buscamos una persona organizada, dinámica y proactiva, con buena interlocución y capacidad para gestionar de forma autónoma las diferentes tareas administrativas vinculadas a la formación.

¿Qué harás en tu día a día?

• Recopilación, revisión y organización de propuestas y documentación de proveedores.
• Generación y gestión de documentación para procesos de aprovisionamiento.
• Coordinación con proveedores y diferentes interlocutores del cliente.
• Revisión de propuestas, pedidos y facturas para su correcta gestión.
• Seguimiento de la facturación y contraste de los servicios realizados.
• Seguimiento de costes y presupuesto.
• Gestión documental y administrativa derivada de las acciones formativas.
• Coordinación logística y soporte al equipo de Learning.

Es un perfil nuevo dentro del equipo de LO para Holding en Campus la moraleja bbva. Trabajará de manera individual, pero tendrá compañeros en el día a día cerca, que aunque desempeñen funciones distintas podrá colaborar con ellos. a. Recopilación de propuestas y documentos de proveedores, así como estructuración en repositorio compartido. b. generación de la documentación requerida para el proceso de aprovisionamiento y otros procesos internos c. resolución de consultas estándar relativas a la necesidad de los servicios (siempre recurrentes o de 1er nivel) d. Primera revisión y análisis de documentos para subida a GPS (propuestas, pedidos, facturas). e. Coordinación con proveedores y stakeholders BBVA f. Seguimiento 1er nivel de ficheros de facturación (contrastes de servicios realizados para facilitar la tarea administrativa al equipo de learning) g. Seguimiento de costes y contraste con estimación de presupuesto: análisis de duplicidades, clasificación de cada acción y factura y actualizaciones para gestionar el seguimiento periódico del gasto. h. gestiones administrativas derivadas de la formación. Gestión documental, recepción de documentación, gestiión corrdinación logística. Valoramos un perfil proactivos, con buena interlocución, y dinamismo!

¿Y qué beneficios puedes tener si eres empleado?

1. CONCILIACIÓN

• Medidas para ayudarte a conciliar la vida laboral y la personal con un marco de flexibilidad horaria.
• 24 días laborables de vacaciones + el día de tu cumpleaños + día extra en Navidad.

1. COMPENSACIÓN

• Un atractivo paquete retributivo, que incluye salario variable y seguro de vida.
• Plan de compra de acciones con el que podrás beneficiarte del crecimiento de la compañía.
• Programa de retribución flexible: decide cómo percibir parte de tu retribución bruta anual, intercambiándola por retribución en especie.
• Club del empleado y descuentos especiales: disfruta de descuentos exclusivos en una amplia variedad de productos y servicios.
• Bono ayuda de guardería.

1. DESARROLLO

Randstad te ofrece múltiples opciones que te permiten crecer como profesional, brindándote la oportunidad de dibujar tu progresión dentro de la organización. Nuestra diversidad de servicios y productos hace que podamos ofrecerte múltiples puestos con atributos diferentes que te permiten crecer como profesional dependiendo de tus intereses. Planes de carrera, de desarrollo profesional, de mentoring, así como te ofrecemos la oportunidad

de participar en proyectos corporativos en diferentes negocios y áreas.

Al trabajar en una multinacional, también tienes múltiples oportunidades de desarrollo fuera de nuestras fronteras.

1. FORMACIÓN

• Plan de formación anual.
• Acceso a la plataforma online learningHub: donde encontrarás contenidos y píldoras formativas que podrás consumir cuándo y dónde quieras en base a tu propia motivación.
• Oportunidad de inscribirte en el programa de formación en inglés.
• Programa becas talento: financiamos posgrados en ámbitos estratégicos de la compañía para apoyar y desarrollar el talento de la compañía.

1. BIENESTAR

• Programa de bienestar emocional: conjunto de servicios y herramientas pensados para cuidar y mejorar tu bienestar (desarrollo habilidades, asistencia psicológica y sesiones de mindfulness).
• Programa vida+sana: serie de acciones, iniciativas y contenidos que te ayuden a mejorar tu bienestar.
• Seguro médico privado con plus dental (si tienes una antigüedad mayor a un año) y descuentos para tu familia.
• Programa de orientación y transición de carreras: dirigido a los familiares que se encuentren en situación de desempleo.
• Plan Tú Sumas: apoyo y acompañamiento personalizados en situaciones de discapacidad, además de recursos específicos para la mejora de la salud, habilidades, competencias e inclusión social - laboral.

¿Qué buscamos en ti?

• Experiencia en posiciones administrativas, especialmente vinculadas a formación, compras, proveedores o gestión documental.
• Persona organizada, rigurosa y orientada al detalle.
• Capacidad para trabajar de forma autónoma y gestionar diferentes tareas simultáneamente.
• Proactividad, dinamismo y buenas habilidades de comunicación e interlocución.
• Capacidad para relacionarse con proveedores y diferentes stakeholders.
• Buen manejo de herramientas ofimáticas, especialmente Excel.