Billing Administrative Assistant

WE ARE LOOKING FOR YOU TO JOIN THE ADMINISTRATIVE TEAM!

At Temporal Quality we are selecting a Billing Administrative Assistant to join a company in the maritime and logistics sector located in The port of Barcelona

We are looking for a responsible person with a desire to learn and grow professionally.

You will be part of our administrative team, playing a key role in the efficient and accurate management of invoices. You will be responsible for recording, processing, and maintaining accurate records of all invoice-related transactions, ensuring deadlines are met and clear communication is maintained with internal departments and external suppliers.

• Record and process incoming supplier invoices in the company's accounting system.
• Verify the accuracy of invoice information, including prices, products or services purchased, and payment terms.
• Coordinate with internal departments to obtain proper approval of invoices before their p
• Maintain up-to-date records of billing transactions and ensure the integrity of the database.
• Communicate effectively with suppliers to resolve discrepancies or issues related to invoices.
• Assist in preparing financial reports and performing account reconciliations as needed.
• Comply with the procedures and policies established by the company regarding accounting and invoice management.
• Follow up on emails and pending invoices.
• Supplier management.

On-site

• University or technical degree in Business Administration, Accounting, or a related field.
• Previous experience in administrative functions, preferably in invoice management.
• Solid knowledge of accounting and word processing software, preferably experience with accounting systems.
• Demonstrated skills in organization, attention to detail, and the ability to manage multiple tasks efficiently.
• Excellent verbal and written communication skills in Spanish and English.
• Ability to work independently and as part of a team, demonstrating a high level of initiative and commitment.

¡TE ESTAMOS BUSCANDO PARA FORMAR PARTE DEL EQUIPO ADMINISTRATIVO!

En Temporal Quality estamos seleccionando un Administrativo/a de facturación para incorporarse a una empresa del sector marítimo y logístico ubicada en El puerto de Barcelona

Buscamos una persona responsable, con ganas de aprender y de crecer profesionalmente.

Serás parte de nuestro equipo administrativo, desempeñando un papel fundamental en la gestión eficiente y precisa de las facturas. Serás responsable de registrar, procesar y mantener registros precisos de todas las transacciones relacionadas con las facturas, asegurando que se cumplan los plazos y que se mantenga una comunicación clara con los departamentos internos y proveedores externos.

• Registrar y procesar facturas entrantes de proveedores en el sistema contable de la empresa.
• Verificar la precisión de la información de las facturas, incluidos los precios, los productos o servicios adquiridos y los términos de pago.
• Coordinar con los departamentos internos para obtener la aprobación adecuada de las facturas antes de su p
• Mantener registros actualizados de las transacciones de facturación y garantizar la integridad de la base de datos.
• Comunicarse de manera efectiva con proveedores para resolver discrepancias o problemas relacionadas con las facturas.
• Asistir en la preparación de informes financieros y en la realización de conciliaciones de cuentas según sea necesario.
• Cumplir con los procedimientos y políticas establecidos por la empresa en materia de contabilidad y gestión de facturas.
• Seguimientos de correos y de facturas pendientes.
• Gestión de proveedores.

on-site

• Titulación universitaria o técnica en Administración de Empresas, Contabilidad o un campo relacionado.
• Experiencia previa en funciones administrativas, preferiblemente en la gestión de facturas
• Conocimiento sólido de software contable y de procesamiento de textos, preferiblemente experiencia en sistemas contables.
• Habilidades demostradas en organización, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples tareas de manera eficiente.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en español e inglés.
• Capacidad para trabajar de manera independiente y en equipo, demostrando un alto nivel de iniciativa y compromiso.