Supplier Administrative Assistant (Centralized Management)

Are you an organized, methodical person who is passionate about administrative management? We are looking to bring on an Administrative Assistant for the Supplier Department.

Service centralization: Act as the single point of contact between suppliers and the company's different branches.

Purchasing and order management: Processing, tracking, and control of orders from the branches.

Invoicing control: Receipt, verification, reconciliation, and registration of supplier invoices.

Negotiation and issue resolution: Management of delays, credits, returns, or discrepancies in orders.

Database maintenance: Updating rates, commercial terms, and supplier approval in the ERP system.

Reporting: Preparation of periodic reports on the status of supplier accounts and budget variances for the finance department.

Education: Intermediate or Advanced Vocational Training in Administration and Finance, Commercial Management, or similar.

Experience: Minimum of 1 year in a similar position (supplier management, purchasing, or accounting administration), ideally in environments with a branch or franchise structure.

Tools: Proficiency in office tools (advanced Excel) and prior experience working with ERP systems (SAP, Navision, Sage, or similar).

Key skills:

Strong organizational and time management skills (you will handle a high volume of information).

Excellent communication and negotiation skills.

Attention to detail and the ability to work proactively as part of a team.

Temporary contract until October with the possibility of joining the company permanently.

Schedule: Monday to Thursday from 8:30 a.m. to 5:30 p.m. and Friday from 8:00 a.m. to 2:30 p.m. (Flexible working hours).

Mode: On-site

Salary: €23,500 gross/year

¿Eres una persona organizada, metódica y te apasiona la gestión administrativa? Buscamos incorporar un/a Administrativo/a para el Departamento de Proveedores.

Centralización del servicio: Ser el punto de contacto único entre los proveedores y las diferentes delegaciones de la empresa.

Gestión de compras y pedidos: Tramitación, seguimiento y control de pedidos de las delegaciones.

Control de facturación: Recepción, verificación, conciliación y registro de facturas de proveedores.

Negociación y resolución de incidencias: Gestión de retrasos, abonos, devoluciones o discrepancias en los pedidos.

Mantenimiento de la base de datos: Actualización de tarifas, condiciones comerciales y homologación de proveedores en el sistema ERP.

Reporting: Elaboración de informes periódicos sobre el estado de las cuentas de proveedores y desvíos de presupuesto para la dirección financiera.

Formación: FP Grado Medio o Superior en Administración y Finanzas, Gestión Comercial o similar.

Experiencia: Mínimo de 1 año en un puesto similar (gestión de proveedores, compras o administración contable), idealmente en entornos con estructura de delegaciones o franquicias.

Herramientas: Dominio de herramientas ofimáticas (Excel avanzado) y experiencia previa trabajando con sistemas ERP (SAP, Navision, Sage, o similar).

Habilidades clave:

Alta capacidad de organización y gestión del tiempo (manejarás un alto volumen de información).

Excelentes habilidades de comunicación y negociación.

Orientación al detalle y capacidad para trabajar en equipo de forma proactiva.

Contrato temporal hasta octubre con posibilidad de incorporación a empresa.

Horario: Lunes a Jueves de 8:30 a 17:30 y Viernes de 8:00 a 14:30 (Flexibilidad horaria).

Modalidad: Presencial

Salario: 23.500¿ bruto/anual