Commercial Administrative Assistant (Holiday Cover)

A multinational company in the industrial sector, located in Alcobendas, is looking for a Commercial Administrative Assistant to provide support during the holiday period.

Mission / Position Objectives

Customer service for invoice issues.

Support for internal staff, related to both customers (new customer registrations, invoice errors, etc.) and items (creation and updating of items for use).

Areas of Responsibility / Functions

1.      Management of new customer registrations and maintenance of their database (customer deletions).

               - Creation of new customers.

               - Create additional delivery addresses for a customer when requested.

               - Updating customer data.

               - Maintenance of electronic invoicing (adding or removing the customer from this type of delivery).

               - Adding or removing customers from associations, due to registration or cancellation.

               - Resending invoices to customers.

               - Informing IT of customers registered on a daily basis, for inclusion on the website.

               - Management of invoice issues, analysis and resolution.

2.      Management of new item registrations and maintenance of their database.

               - Maintenance and updating of data.

               - Blocking of items.

               - Creation of item groups.

               - Creating an item in the different company locations.

               - Control of DIC errors in product creation.

               - Monthly reporting of the product registration process, duration, etc.

               - Coordination between the departments involved in product registration.

3.      Monthly closing of invoicing, including special customers, cleaning of invoice claims, control filters. Management of credits, invoice modifications and preparation of new invoices.

4.      Customer claims regarding the website.

5. Invoicing and control of deposit consumption (charges / credits) for goods on deposit.

5.      Telephone support and reception of issues from both external and internal customers (Administrative support to the Sales Network).

We offer:

-Temporary contract: From 01/06/2026 to 30/09/2026. (Holiday cover)

-Annual salary: €23,561.31 gross/year.

EUR 23,561 per year

-Schedule: Monday to Friday from 8:00 a.m. to 2:30 p.m. and two afternoons until 6:00 p.m.

-Hybrid working format, with 1 full day of remote work and 2 afternoons.

-Continuous working day: from 15/06 to 15/09 with one of the mornings working remotely.

remote

North Madrid

SAP knowledge in the customer, invoicing and collections modules.

Experience and proficiency in these areas.

English is not required.

Empresa multinacional del sector industrial, ubicada en Alcobendas, busca un Administrativo/a comercial para apoyo en periodo vacacional.

Misión / Objetivos del Puesto

Atención al cliente en las incidencias de facturas.

Soporte a personal interno, relacionado tanto con clientes (altas de clientes, errores en facturas, etc,) como con artículos (creación y actualización de artículos para su utilización).

Áreas de Responsabilidad/Funciones

1.      Gestión para el alta de Clientes y mantenimiento de su Base de Datos (bajas de clientes).

               - Creación de nuevos clientes.

               - Crear direcciones adicionales de entrega de un cliente cuando este lo solicite.

               - Actualización de datos de los clientes.

               - Mantenimiento de la facturación electrónica (incluir o eliminar al cliente de este tipo de envío).

               - Incluir o eliminar a clientes de asociaciones, por darse de alta o de baja.

               - Reenvío de facturas a clientes.

               - Informar a informática de los clientes que se han dado de alta día a día, para su inclusión en la web.

               - Gestión de incidencias con facturas, estudio y solución.

2.      Gestión de alta de los Artículos y mantenimiento de su Base de Datos.

               - Mantenimiento y actualización de datos.

               - Bloqueo de artículos.

               - Creación de grupo de artículos.

               - Crear un artículo en los diferentes centros de la empresa.

               - Control de errores DIC en la creación de productos.

               - Reporting mensual del proceso de altas de producto, duración, etc.

               - Coordinación entre los departamentos que intervienen en el alta de productos

3.      Cierre mensual de la facturación, incluyendo clientes especiales, limpiezas de reclamaciones de facturas, filtros de control. Gestión de Abonos, modificación de facturas y confección de nuevas facturas.

4.      Reclamaciones de clientes sobre la web.

5. Facturación y control de los consumos de depósitos (cargos / abonos) mercancía en depósito.

5.      Atención telefónica y recepción de incidencias tanto a cliente externo como a cliente interno (Apoyo administrativo a la Red Comercial).

Se ofrece:

-Contrato por ETT: Del 01/06/2026 al 30/09/2026. (Apoyo vacaciones)

-Salario anual: 23.561,31€ brutos/anuales.

EUR 23,561 per year

-Horario: de lunes a viernes de 8 a 14 :30 y dos tardes hasta las 18 horas.

-Formato de trabajo hibrido, con 1 día de teletrabajo completo y 2 tardes.

-Jornada intensiva: del 15 /06  hasta el 15/09  una de las mañanas de teletrabajo.

remote

Madrid Norte

Control SAP modulo clientes, facturación, cobros.

Experiencia y soltura en estos aspectos.

No es necesario inglés.