Administrative Assistant - Medical Examinations

ACCIONA, in its Facility Services division, is seeking an administrative assistant for its medical examination management team.

Mission:
Carry out, autonomously, complex operational tasks in their unit/department, in accordance with the guidelines set by their supervisor, in order to meet the project's needs.

They are responsible for the execution of service contracts. They plan, optimize, and supervise the use of resources to ensure that services are delivered in accordance with the specifications and established costs. Among their most common functions are: Managing contracts, preparing budget estimates, planning and setting the service phases, supervising the activities of subcontractors and subordinate staff and workers, verifying the quality of work throughout all service phases, etc.

- Managing a shared mailbox for emails related to employee medical examinations.

- Receiving requests for medical examinations.

- Requesting and managing appointments.

- Coordinating appointments on the provider's platform.

- Confirming appointments with employees and tracking attendance.

- Maintaining Acciona's internal platform.

- Liaising with service managers and resolving issues.

We are a global company, a leader in the development of regenerative infrastructure that generates a positive impact on society. Our workforce, made up of more than 65,000 professionals and present in more than 40 countries across five continents, contributes to our mission of designing a better planet. We are looking for people who want to make a difference, promote sustainable development, and find solutions to the greatest global challenges, including climate change, overpopulation, and water scarcity. Join us in the search for solutions to achieve a sustainable future.

- Higher-level degree in administration, or equivalent.

- At least 1 year of experience performing similar tasks.

- Advanced proficiency in Microsoft Office: Word and Excel.

- Digital skills.

We are a company that values diversity as a source of talent and, for this reason, we work to promote an inclusive environment in which respect, belonging, and commitment are fostered so that all people can participate with equal opportunities. We invite all people to apply, regardless of origin, circumstances, background, or condition. ACCIONA has received the Top Employer certification for 2021, 2022, 2023, 2024, and 2025, which recognizes the Company as one of the best places to work in Spain.

ACCIONA, en su división de Facility Services, selecciona un/a auxiliar administrativo/a para su equipo de gestión de reconocimientos médicos.

Misión:
Realizar, de manera autónoma, tareas operativas complejas en su unidad/departamento, de acuerdo a las directrices marcadas por su responsable, a fin de satisfacer las necesidades del proyecto.

Son responsables de la ejecución de los contratos de servicios. Planifican, optimizan y supervisan la utilización de los recursos para asegurar que los servicios se ejecutan conforme a las especificaciones y coste establecidos. Entre sus funciones más comunes están: Gestionar los contratos, elaborar estimaciones presupuestarias, planificar y fijar las fases del servicio, supervisar las actividades de los subcontratistas y del personal subordinado y operarios, verificar la calidad del trabajo durante todas las fases del servicio, etc.

-Gestión de un buzón compartido de correos relacionados con los RM de los trabajadores de la empresa.

- Recepción de peticiones de reconocimientos médicos.

- Solicitud y gestión de citas.

- Coordinación de citas en la plataforma del proveedor.

- Confirmar cita a los empleados y seguimiento de asistencias.

- Mantenimiento de la plataforma interna de Acciona.

- Contacto con gestores de servicios y resolución de incidencias.

Somos una compañía global, líder en el desarrollo de infraestructuras regenerativas que generan un impacto positivo en la sociedad. Nuestra plantilla, formada por más de 65.000 profesionales y presente en más de 40 países de los cinco continentes, contribuye a nuestra misión de diseñar un planeta mejor. Buscamos personas que quieran marcar la diferencia, promover el desarrollo sostenible y encontrar soluciones a los mayores desafíos globales, incluidos el cambio climático, la sobrepoblación y la escasez hídrica. Únete a nosotros en la búsqueda de soluciones para lograr un futuro sostenible.

- Grado superior en administración, o similar.

-Al menos 1 año realizando tareas similares.

- Manejo muy avanzado de paquete office: word y excel.

- Habilidades digitales.

Somos una compañía que valora la diversidad como fuente de talento y por ello trabajamos para impulsar un entorno inclusivo en el que se promueve el respeto, la pertenencia y el compromiso de forma que todas las personas puedan participar en igualdad de oportunidades. Invitamos a todas las personas a inscribirse con independencia del origen, circunstancias, bagaje o condición. ACCIONA ha recibido la certificación Top Employer 2021, 2022, 2023, 2024 y 2025, que reconoce a la Compañía como una de las mejores empresas para trabajar en España.