Contract Activation and Management Technician

Responsibilities/Job Functions

Ensure the correct activation and contractual management of contracts in the procurement area, ensuring compliance with the administrative and operational procedures established by the company to support the achievement of project objectives.

Main Duties:

• Manage the activation and registration of contracts according to the working procedures of the Procurement section.

• Record and keep updated the information and communication with suppliers of assigned contracts: payment milestones, activity monitoring, interdisciplinary communication, etc.

• Coordinate with suppliers and other internal areas to ensure the availability of contracted goods or services.

• Verify contractual documentation and ensure its correct formalization.

• Monitor the weekly progress of suppliers and proactively and preventively detect potential issues.

• Update new contractual agreements associated with the first assigned contract.

• Manage the maintenance of documentation and tools as well as the files related to each of the assigned contracts.

• Prepare reports and contract analyses within activation activities to consolidate the contractual strategy with suppliers.

• Ensure compliance with internal procurement and contracting regulations and policies.

Required profile

• Efficient administrative management

• Analytical and problem-solving skills

• Organization and planning

• Attention to detail and precision in documentation

• Proactivity and results orientation.
  

Required experience

4-5 years in similar roles

Tool(s)

MS Office, Excel, Oracle and other associated tools.

Required/Minimum Academic Education

Bachelor's or Master's degree – Engineering, logistics, administrative contract management

English, at least B1 level.

Social benefits

• flexible working hours

• 2 days of remote work per week

• intensive working day in summer

• meal allowance

• continuous training (extensive in-house catalog)

• free English and/or French classes with native teachers

• bonuses and official language certificates

• life insurance

• childcare allowance

• flexible remuneration solutions (transport card, meal card, childcare voucher, etc.)

• discount on private health insurance.

Workplace:

Madrid city center, Metro Quevedo.

Type of vacancy

Stable position (permanent contract) directly on the EAG (Empresarios Agrupados GHESA) payroll.

Permanent

hybrid

EPC Projects

Responsabilidades/Funciones del puesto de trabajo

Garantizar la correcta activación y gestión contractual de contratos en el área de aprovisionamiento, asegurando el cumplimiento de los procedimientos administrativos y operativos establecidos por la empresa para favorecer la consecución de los objetivos de proyecto.

Funciones Principales:

• Gestionar la activación y registro de contratos según procedimientos de trabajo de la sección de Aprovisionamiento.

• Registrar y mantener actualizada la información y comunicación con los proveedores de los contratos asignados: hitos de pago, seguimiento de actividades, comunicación interdisciplinar, etc

• Coordinar con proveedores y otras áreas internas para asegurar la disponibilidad de los bienes o servicios contratados.

• Verificar la documentación contractual y asegurar su correcta formalización.

• Realizar el seguimiento de avance semanal de proveedores y detectar de manera proactiva y preventiva posibles incidencias.

• Realizar la actualización de nuevos acuerdos contractuales asociados al primer contrato asignado.

• Gestionar el mantenimiento de documentación y herramientas así como de los archivos relacionados con cada uno de los contratos que se asignan.

• Realizar reportes y análisis de contratos dentro de las actuaciones de activación para consolidar la estrategia contractual con proveedor

• Asegurar el cumplimiento de normativas y políticas internas de contratación y aprovisionamiento.

Perfil requerido

• Gestión administrativa eficiente

• Capacidad analítica y resolutiva

• Organización y planificación

• Atención al detalle y precisión en la documentación

• Pro-actividad y orientación a resultados.
  

Experiencia requerida

4-5 años en funciones similares

Herramienta(s)

MS Office, Excel, Oracle y otras herramientas asociadas.

Formación académica requerida/mínima

Grado o Máster – Ingeniería, logística, gestión administrativa de contratos

Idiomas

Inglés, nivel al menos B1.

Beneficios sociales

• horario flexible

• 2 días de teletrabajo semanal

• jornada intensiva en verano

• ayuda comida

• formación continua (extenso catálogo propio)

• clases de inglés y/o francés gratuitas con profesores nativos

• pluses y certificados oficiales de idiomas

• seguro de vida

• ayuda guardería

• soluciones de remuneración flexible (tarjeta transporte, tarjeta comida, cheque guardería, etc.)

• descuento en seguro medico privado.

Lugar de trabajo:

Madrid centro, Metro Quevedo.

Tipo de vacante

Puesto estable (contrato indefinido) directamente en plantilla de EAG (Empresarios Agrupados GHESA).

permanent

hybrid

EPC Projects