Back Office and B2B Processes Specialist

Are you passionate about working within the B2B team, ensuring effectiveness and continuous improvement of the channel's administrative processes?

At Freshly Cosmetics we are looking for a Commercial Administration role to join our team and ensure operational excellence in the Key Accounts channel.

Your mission will be to ensure that the flow of order management, invoicing, and logistics operations runs accurately, efficiently, and scalably. But we are not just looking for someone to manage day-to-day tasks: we are looking for a person with initiative, analytical skills, and a process-oriented mindset, capable of detecting inefficiencies, proposing solutions, and leading their implementation to continuously improve the way we work.

You will be a key figure in the connection between Key Accounts, Back Office, and Logistics Operations (KA ↔ BO ↔ LO), working cross-functionally with different teams to ensure operational continuity and evolve processes as the business grows.

· Process orders accurately: stock availability, compliance with minimum logistics requirements, and correct invoicing.

· Monitor and control channel materials: traceability, correct allocation, and replenishment.

· Keep process documentation complete, standardized, and up to date.

· Act as the operational link in the KA ↔ BO ↔ LO flow, ensuring continuity of information.

· Collaborate with Key Account Managers and relay operational order and invoicing documentation to the client, keeping the KAM informed.

· Update sales team documents, investments, and centralized costs.

· Coordinate with Finance and Supply Chain to ensure integration of operations and proper continuity of processes.

· Identify, propose, and implement process improvements and automation of daily tasks.

• University degree in Business Administration, Economics, Finance and Accounting, Commerce, or a related field.

• Experience in commercial operations, order management, commercial administration, or B2B order processing, working with ERP (Business Central or similar), advanced Excel, and invoicing, reconciliation, and commercial terms processes, including managing the impact of discounts within and outside invoicing.

• Knowledge of B2B logistics processes (palletization, parcel shipping, EDI) and their impact on the correct and smooth flow of orders.

• Experience or interest in process improvement, optimization, and automation, as well as in standardizing ways of working.

• Analytical skills to identify problems, understand their root causes, and propose actionable solutions, with autonomy, ownership, and a proactive, results-oriented, continuous-improvement mindset.

• Strong communication and coordination skills with different stakeholders, with the ability to drive improvement initiatives across functions, even without direct managerial authority.

It will be valued having worked in fast-growing environments, consumer/retail companies, or organizations with B2B operations and Key Accounts.

· Permanent contract, full-time.

· Flexible hybrid remote work model: we offer a balance between office work and remote work, with three days in the office and two optional remote work days per week.

· Our way of working is built on autonomy, responsibility, and flexible working hours.

· We provide you with all the facilities, resources, and tools you need to carry out your work.

· Free private medical insurance for the team, with discounts for family members.

At Freshly, we choose cosmetics that care, that respect, and that contribute to a better tomorrow. We bet on natural innovation and on creating experiences that help people look and feel better, staying true to our values and purpose. We are driven by four values that inspire us in everything we do: Be Accountable, Be Bold, Be Humble and Be Excellent. We believe in responsibility, courage, humility, and the drive to always do better. We look for people with purpose, with energy to make their mark, and with enthusiasm to grow alongside a company that evolves and transforms every day.

If you are motivated by combining operations, analysis, and process improvement, and you want to have an impact on how we grow our B2B operations, we would love to meet you.

If you believe this is your role and that the responsibilities described are what you are looking for, apply for the position, we can't wait to meet you! And if it's not you, but you know someone who might fit and join this new adventure, don't hesitate to share it! We can't wait to meet you!

What will make you stand out?

We are looking for a person who combines operational skills, process orientation, and initiative.

· Visit our website: https://www.freshlycosmetics.com/es/unete-freshly-team

· Follow us on LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/freshlycosmetics

The Freshly Team, with love

¿Te apasiona trabajar dentro del equipo de B2B, garantizando la eficacia y la mejora continua de los procesos administrativos del canal?

En Freshly estamos buscando un/a rol de Administración Comercial para unirse a nuestro equipo y garantizar la excelencia operativa del canal Key Accounts.

Tu misión será asegurar que el flujo de gestión de pedidos, facturación y operaciones logísticas funcione de forma precisa, eficiente y escalable. Pero no buscamos únicamente a alguien que gestione el día a día: buscamos una persona con iniciativa, capacidad analítica y visión de procesos, capaz de detectar ineficiencias, proponer soluciones y liderar su implementación para mejorar continuamente nuestra forma de trabajar.

Serás una figura clave en la conexión entre Key Accounts, Back Office y Logistic Operations (KA ↔ BO ↔ LO), trabajando de forma transversal con diferentes equipos para garantizar la continuidad de las operaciones y evolucionar los procesos a medida que el negocio crece.

· Procesar pedidos con precisión: disponibilidad de stock, cumplimiento de mínimos logísticos y facturación correcta.

· Seguimiento y control de los materiales del canal: trazabilidad, correcta asignación y reposición.

· Mantener la documentación de procesos completa, estandarizada y actualizada.

· Actuar como nexo operativo del flujo KA ↔ BO ↔ LO, garantizando la continuidad de la información.

· Colaborar con los KAM y trasladar al cliente la documentación operativa de pedidos y facturación, manteniendo al KAM informado.

· Actualizar los documentos de equipo de ventas, inversiones y costes centralizados.

· Coordinar con Finanzas y Supply Chain para asegurar la integración de las operaciones y la correcta continuidad de los procesos.

· Identificar, proponer e implementar mejoras de proceso y automatización del trabajo diario.

• Grado universitario en ADE, Economía, Finanzas y Contabilidad, Comercio o similar.

• Experiencia en operaciones comerciales, Order Management, administración comercial o gestión de pedidos B2B, trabajando con ERP (Business Central o similar), Excel avanzado y procesos de facturación, conciliación y condiciones comerciales, incluyendo la gestión del impacto de descuentos dentro y fuera de factura.

• Conocimiento de procesos logísticos B2B (paletería, paquetería, EDI) y su impacto en la correcta gestión y fluidez de los pedidos.

• Experiencia o interés en mejora, optimización y automatización de procesos, así como en la estandarización de formas de trabajo.

• Capacidad analítica para detectar problemas, entender sus causas y proponer soluciones accionables, con autonomía, ownership y mentalidad proactiva, resolutiva y orientada a la mejora continua.

• Buenas habilidades de comunicación y coordinación con distintos stakeholders, con capacidad para impulsar iniciativas de mejora de forma transversal, incluso sin responsabilidad jerárquica directa.

Será valorable haber trabajado en entornos de rápido crecimiento, empresas de consumo/retail o compañías con operaciones B2B y Key Accounts.

· Contrato indefinido a jornada completa.

· Modelo híbrido de teletrabajo flexible: ofrecemos un equilibrio entre trabajo en oficina y teletrabajo, con tres días presenciales en oficina y dos días de teletrabajo opcional a la semana.

· Nuestra manera de trabajar apuesta por la autonomía, la responsabilidad y la flexibilidad horaria.

· Ponemos a tu disposición todas las facilidades, recursos y herramientas que necesites para el desarrollo de tu trabajo.

· Mutua médica privada gratuita para el equipo y con descuentos para familiares.

En Freshly elegimos la cosmética que cuida, que respeta y que contribuye a un mañana mejor. Apostamos por la innovación natural y por crear experiencias que ayuden a las personas a verse y sentirse mejor, siendo fieles a nuestros valores y propósito. Nos movemos por cuatro valores que nos inspiran en todo lo que hacemos: Be Accountable, Be Bold, Be Humble y Be Excellent. Creemos en la responsabilidad, la valentía, la humildad y las ganas de hacerlo siempre mejor. Buscamos personas con propósito, con energía para dejar su huella y con ilusión por crecer junto a una empresa que evoluciona y se transforma cada día.

Si te motiva combinar operación, análisis y mejora de procesos, y quieres tener impacto en cómo hacemos crecer nuestras operaciones B2B, nos encantará conocerte.

Si crees que este es tu rol y que las responsabilidades descritas son lo que estás buscando, ¡inscríbete en la vacante, tenemos ganas de conocerte!. Y si no eres tú, pero conoces a alguien quién pueda encajarle y sumarse a esta nueva aventura, ¡no dudes en compartirla! ¡Tenemos ganas de conocerte!

¿Qué te hará marcar la diferencia?

Buscamos una persona que combine capacidad operativa, visión de procesos e iniciativa.

· Visita nuestra web: https://www.freshlycosmetics.com/es/unete-freshly-team

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