Administrative and IP Support

Do you have experience in the administrative area and Intellectual Property management? Are you looking for an opportunity in a company where you can put your language skills and document management knowledge to the test? At Randstad, we are looking for candidates like you!

As part of the Intellectual Property team, your main duties will be:

• Organization, traceability, and version control of legal documentation in the area (agreements, files, invoices, and orders).
• Coordination of formal procedures for signing, notarization, legalization, and deadline tracking with patent agents.
• Preparation of formal documentation (powers of attorney, assignments, forms) and daily liaison with law firms and external agents.
• Direct relationship and interaction with inventors and internal specialists for the formal management of files.
• Invoice validation, support in budget control, and preparation of reports on the status of the portfolio.
• Maintenance and updating of the inventor incentive program database.
• Collaboration in improving internal processes and area tools.

C1 level of English (essential). German knowledge is valued. Previous experience or familiarity with international intellectual property processes and/or advanced training from the European Patent Office (EPO) or similar is valued. Knowledge of the SAP management module is valued. Ability to work autonomously, manage strict deadlines, with high rigor and attention to detail.

• Temporary replacement contract.
• Salary of €32,109.16 gross per year.
• Possibility of working remotely up to 2 days per week.
• Flexible start times from 07:00 to 09:30.
• Intensive working day during the summer (until 31/08/2026), as well as on Fridays and days before public holidays.
• Opportunity to join a dynamic and international professional team.

¿Tienes experiencia en el área administrativa y gestión de Propiedad Intelectual? ¿Buscas una oportunidad laboral en una compañía donde poner a prueba tus conocimientos de idiomas y gestión documental? En Randstad ¡buscamos candidatos como tú!

Formando parte del equipo de Propiedad Intelectual, tus funciones principales serán:

• Organización, trazabilidad y control de versiones de la documentación legal del área (acuerdos, expedientes, facturas y pedidos).
• Coordinación de trámites formales de firma, notarización, legalización y seguimiento de plazos con agentes de patentes.
• Preparación de documentación formal (poderes, cesiones, formularios) y enlace diario con despachos y agentes externos.
• Relación e interacción directa con inventores y especialistas internos para la gestión formal de expedientes.
• Validación de facturas, soporte en el control presupuestario y elaboración de informes sobre el estado del portfolio.
• Mantenimiento y actualización de la base de datos del programa de incentivos a inventores.
• Colaboración en la mejora de procesos internos y herramientas del área.

Nivel C1 de inglés (imprescindible). Valorable conocimiento de alemán. Valorable experiencia o familiaridad previa con procesos de propiedad intelectual en ámbito internacional y/o formación superada de la European Patent Office (EPO) o similar. Valorable conocimientos en el módulo de gestión de SAP. Capacidad para trabajar con autonomía, gestión de plazos exigentes, alto rigor y atención al detalle.

• Contrato de interinidad.
• Salario de 32.109,16 € brutos anuales.
• Posibilidad de realizar hasta 2 días de teletrabajo a la semana.
• Flexibilidad horaria a la entrada de 07:00 a 09:30 h.
• Jornada intensiva durante el verano (hasta el 31/08/2026), además de viernes y vísperas de festivos.
• Oportunidad de incorporarte a un equipo profesional dinámico e internacional.