Distribution Coordinator

What You Can Expect:

At Rhenus, we are looking for a Distribution Coordinator to join our team in El Prat de Llobregat.

Your mission will be to lead, coordinate, and support the team in all distribution processes to ensure the proper functioning of the service, with the goal of providing personalized, high-quality service to our clients. The scope involves coordinating a team of 8 to 10 people.

Responsibilities:

- Coordinate, organize, and assign team tasks for the proper management of the service.

- Train newly hired personnel in the department.

- Make decisions and intervene in resolving incidents with clients and correspondents.

- Supervise daily tasks to ensure the quality of the team's work and resolve incidents.

- Be proactive in the daily profitability of agency vehicles.

- Meet and enforce delivery deadlines.

- Achieve at least 98% of daily production.

- Be proactive in possible service improvements alongside the billing, export, and warehouse departments.

- Carry out the compliance of assigned controls and procedures regarding Compliance.

- Collect evidence of compliance and effectiveness of the controls and procedures assigned in matters of Compliance.

Tasks:

- Assign and distribute tasks among the different team members based on workload and each person's experience.

- Supervise, support, and follow up on the daily work of operational staff, correcting deviations or issues when necessary.

- Ensure and maintain a good working environment.

- Welcome new personnel to the department and provide initial instructions for the proper development of their work.

- Coordinate the team on all department-related matters for its proper functioning.

- Manage and resolve incidents involving the team and correspondents.

Propose improvement alternatives for the computer system, processes, and work tools.

- Supervise, analyze, and resolve the job market to achieve 100% of daily deliveries and pickups.

- Supervise and monitor daily efficiency and profitability with vehicle agencies.

- Analyze situations and resolve incidents to provide an efficient and quality service.

- Download and analyze internal system information on supplier costs, analyze the results, and identify possible deviations and increases.

- Analyze and verify delivery and pickup KPIs.

- Analyze work processes and develop improvement proposals for system agility and the work team.

- Negotiate optimal vehicle costs annually with the corresponding agencies.

- Apply assigned procedures and controls regarding Compliance.

- Periodically collect evidence of the compliance and effectiveness of assigned controls and procedures regarding Compliance.

Requirements:

Education: Higher Degree or Bachelor's in Transport and Logistics / International Trade.

Basic skills: English B2 and Microsoft Office package.

Specific skills: people management and team organization.

Experience: 5 years.

Minimum onboarding period: 6 months.

RHENUS OVERLAND TRANSPORT SPAIN is an equal opportunity employer. All people will have the opportunity to be considered for employment regardless of their race, color, religion, national origin, ancestry, citizenship, age, sex, gender, gender identity, gender expression, sexual orientation, marital status, disability, pregnancy, childbirth, and related medical conditions, or any other characteristic protected by applicable laws. Rhenus will strive to make a reasonable accommodation to the known physical or mental limitations of a qualified applicant with a disability, unless the accommodation would impose an undue hardship on the operation of our business.

What You Can Expect:

En Rhenus buscamos un/a Distribution Coordinator que se sume a nuestro equipo de El Prat de Llobregat.

Su misión será coordinar, liderar y dar apoyo al equipo en todos los procesos de distribución para el correcto funcionamiento del servicio con el objetivo de brindar un servicio personalizado y de calidad a nuestros clientes. La dimensión es coordinar a un equipo de 8 a 10 personas.

Responsabilidades:

- Coordinar, organizar y asignar las tareas del equipo para la correcta gestión del servicio.

- Formar al personal de nueva incorporación al departamento.

- Tomar decisiones e intervenir en la resolución de incidencias con clientes y corresponsales.

- Supervisar las tareas diarias para asegurar la calidad del trabajo del equipo y solventar incidencias.

- Ser proactivo en la rentabilidad diaria de vehículos de agencias.

- Cumplir y hacer cumplir los plazos de entrega.

- Llegar por lo menos al 98% de producción diaria.

- Ser proactivo en posibles mejoras del servicio junto a los departamentos de facturación, exportación y almacén.

- Llevar a cabo el cumplimiento de los controles y procedimientos asignados en materia de Compliance.

- Recoger evidencias del cumplimento y eficacia de los controles y procedimientos asignados en materia de Compliance

Tareas:

- Asignar y repartir las tareas entre los distintos miembros del equipo en función del volumen de trabajo y la experiencia de cada uno.

- Supervisar, dar soporte y hacer seguimiento del trabajo diario de los operativos y corregir las desviaciones o problemas en caso necesario.

- Velar y garantizar un buen ambiente de trabajo.

- Acoger al personal nuevo en el departamento y ofrecer las primeras instrucciones para el correcto desarrollo del trabajo.

- Coordinar al equipo en todas las cuestiones referentes al departamento para su correcto funcionamiento.

- Gestionar y resolver las incidencias del equipo y corresponsales.

Proponer alternativas de mejora en el sistema informático, procesos y herramientas de trabajo.

- Supervisar, analizar y resolver la bolsa de trabajo para llegar al 100% de las entregas y recogidas diarias.

- Supervisar y controlar diariamente la eficacia y la rentabilidad con las agencias de vehículos.

- Analizar las situaciones y resolver las incidencias para proporcionar un servicio eficaz y de calidad.

- Descargar y analizar la información del sistema interno sobre los costes de proveedores, analizar dichos resultados y obtener las posibles desviaciones e incrementos.

- Analizar y verificar los KPI de entregas y recogidas.

- Analizar procesos de trabajo y elaborar propuestas de mejora para la agilidad del sistema y para el equipo de trabajo.

- Negociar anualmente los costes óptimos de los vehículos con las agencias correspondientes.

- Aplicar procedimientos y controles asignados en materia de Compliance.

- Recoger periódicamente evidencias del cumplimiento de los controles y procedimientos asignados en materia de Compliance.

Requisitos:

Formación: CFGS o Grado Transporte y logística/ Comercio Internacional.

Conocimientos básicos: inglés B2 y pack Microsoft Office.

Conocimientos específicos: gestión de personas y organización de equipos.

Experiencia: 5 años.

Período mínimo de rodaje: 6 meses.

RHENUS OVERLAND TRANSPORT SPAIN es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todas las personas tendrán la oportunidad de ser consideradas para el empleo sin importar su raza, color, religión, origen nacional, ascendencia, ciudadanía, edad, sexo, género, identidad de género, expresión de género, orientación sexual, estado civil, discapacidad, embarazo, parto y condiciones médicas relacionadas, o cualquier otra característica protegida por las leyes aplicables.Rhenusse esforzará por realizar una adaptación razonable a las limitaciones físicas o mentales conocidas de un solicitante calificado con una discapacidad, a menos que la adaptación imponga una dificultad excesiva en el funcionamiento de nuestro negocio.