Maritime Transport Administrative Assistant - Rotating Shifts

🔎We are opening a permanent position as a Maritime Transport Administrative Assistant at our workplace in Cádiz, and we want you to be part of our team!

The selected candidate will be responsible for:

• Handle all reservations received via email, fax, or phone to manage vessel capacity and process bookings, followed by invoicing and payment collection.
• Maintain a per-vessel control system using internal procedures to prevent overbooking and ensure proper customer service.
• Handle inquiries regarding reservations for special cargo measurements or dangerous goods to ensure proper control and stowage on vessels, as well as reservations from customers boarding at other locations.
• Review daily invoiced reservations to verify that data has been correctly entered into the system, preventing billing errors.
• Assist and inform customers about the service through various channels, providing clear details on reservations and any issues during embarkation or disembarkation.
• Close out the system once vessels have departed to ensure accurate recording of essential business information.
• Perform the necessary administrative and operational tasks to ensure the smooth running of cargo and passenger operations.
• Report any incidents occurring during embarkation and/or disembarkation and communicate them by email to the Cargo Supervisor.
• Carry out additional administrative and operational duties inherent to the activity, such as processing authorizations with the Port Authority (APB).

At Baleària we value and take care of our team. Here is what awaits you when you join us:

• 📚 Continuous training, through our Baleària Corporate University (EdEB), with a focus on leadership, safety, operations, and professional development.
• 🎟️ Other social benefits (discount platforms, employee tickets, etc.)
• 🚢 Leading company in the sector, with a consolidated culture and values
• 🏅 Top Employer company, a reflection of our commitment to an excellent work environment

🕒 Schedule: rotating morning/afternoon shifts from Monday to Sunday with corresponding rest days, working morning, afternoon, or night shifts

• Availability to work rotating shifts

Baleària is a leading company in the shipping sector, made up of more than 4,000 people, and committed to innovation and sustainable development.

Our success is based on the passion and dedication of our teams, with whom we maintain a firm commitment to their growth and well-being, creating a first-class work environment.

All of this has allowed us to obtain the Top Employer 2026 certification, renewing this seal for the third consecutive year.

• Vocational training in Administration, transport and logistics, international trade, or similar fields is valued.
• Good communication skills

🔎¡Abrimos vacante estable como Administrativo/a de transporte marítimo para nuestro centro de trabajo en Cádiz y queremos que tú seas parte de nuestro equipo!

La persona seleccionada se encargará de:

• Atender todas las reservas que llegan a través de correo, fax o vía telefónica para cubrir la capacidad de los barcos y realizar las reservas procediendo, posteriormente, a su facturación y cobro.
• Elaborar un control de metros por barco mediante procedimientos internos para no generar overbooking y prestar un adecuado servicio al cliente.
• Realizar las consultas de reservas con carga de medidas especiales o mercancías peligrosas para asegurar su control y disposición en los barcos, así como las reservas de clientes que inician el viaje en otra localización.
• Revisar las reservas facturadas a diario, para comprobar que los datos estén correctamente introducidos en el sistema, para evitar errores de facturación.
• Atender e informar a los clientes sobre el servicio de carga a través de diversos canales, proporcionando información clara sobre las reservas y cualquier incidencia en el proceso de embarque o desembarque.
• Realizar el cierre en el sistema una vez los barcos han salido para cumplir adecuadamente con el registro de la información fundamental para la gestión del negocio.
• Realizar las tareas administrativas y operativas necesarias para el buen funcionamiento de las operaciones de carga y pasaje.
• Realizar informes de las incidencias ocurridas en el embarque y/o desembarque y checking para comunicarlas por correo electrónico al Responsable de Carga.
• Tareas administrativas y operativas accesorias propias de la actividad, como tramitación de autorizaciones con la APB.

En Baleària valoramos y cuidamos a nuestro equipo. Esto es lo que te espera al unirte a nosotros:

• 📚 Formación continua, a través de nuestra Escuela de Empresa Baleària (EdEB), con foco en liderazgo, seguridad, operaciones y desarrollo profesional.
• 🎟️ Otros beneficios sociales (plataformas de descuentos, billetes de empleado, etc.)
• 🚢 Empresa líder en el sector, con cultura y valores consolidados
• 🏅 Empresa Top Employer, reflejo de nuestro compromiso con un entorno laboral excelente

🕒 Horario: turnos rotativos mañana/tarde de lunes a domingo con los respectivos descansos, realizando horarios de mañana, tarde o noche

• Disponibilidad para trabajar en turnos rotativos

Baleària es una empresa líder en el sector naviero, formada por más de 4.000 personas, y comprometida con la innovación y el desarrollo sostenible.

Nuestro éxito se basa en la pasión y dedicación de nuestros equipos, con quienes mantenemos un firme compromiso con su crecimiento y bienestar, creando un entorno de trabajo de primer nivel.

Todo ello nos ha permitido obtener la certificación Top Employer 2026, revalidando este sello por tercer año consecutivo.

• Valorable Formación Profesional en Administración, transporte y logística, comercio internacional, o similares
• Buenas habilidades de comunicación