Administrative Management Technician in Construction Projects

From Mico by Empatif, we are selecting an Administrative Assistant for construction projects. You will join an important company in the construction sector, with a cohesive team and a strong track record. The ideal candidate will perform various administrative tasks for the management of ongoing and future projects.

- Prepare, review, and record construction documentation (delivery notes, work reports, minutes, certificates).

- Update and control the technical and administrative documentation of the project. Support in the management of permits and municipal licenses.

- Keep the physical and digital filing system organized in accordance with internal procedures and current regulations.

- Record and monitor construction expenses, work certificates, and cost forecasts.

- Manage supplier and subcontractor contracts, and request quotes.

- Prepare documentation for internal audits.

- Provide administrative support to the Site Manager and the Project Manager.

- Control and request mandatory subcontractor documentation (REA, insurance, certificates, PRL, etc.).

- Coordinate access, accreditations, and onboarding for on-site personnel.

- Monitor deliveries, incidents, and documentation logistics.

- Act as an administrative support point between the head office, the construction site, and external agents (suppliers, promoter, clients).

Experience in a similar position of at least 2 years.

Organizational skills and attention to detail, clear and effective communication. Teamwork.

Problem-solving skills, proactivity.

Proficiency in Microsoft Office (advanced Excel, Word, PowerPoint).

Use of project management software.

Construction ERP.

Proficiency in digital tools for document control.

Desde Micofer by Empatif seleccionamos Administrativo/a para proyectos de construcción. Se unirá a una importante empresa del sector de la construcción, con un equipo cohesionado y de importante trayectoria. El candidato ideal realizará diferentes tareas administrativas para la gestión de proyectos en vigor y futuros.

- Elaborar, revisar y registrar documentación de obra (albaranes, partes, informes, actas, certificaciones).

- Controlar y actualizar la documentación técnica y administrativa del proyecto. Apoyo en gestión de permisos, licencias municipales.

- Mantener organizado el archivo físico y digital conforme a los procedimientos internos y normativa vigente.

- Registrar y hacer seguimiento de gastos de obra, certificaciones y previsiones de coste.

- Controlar contratos de proveedores y subcontratas, apoyo solicitudes de ofertas.

- Preparar documentación para auditorías o revisiones internas.

- Dar soporte al Jefe de Obra y al Director de Proyecto en tareas administrativas.

- Control y solicitud de documentación obligatoria de subcontratas (REA, seguros, certificados, PRL, etc.).

- Coordinación accesos, acreditaciones y altas para el personal en obra.

- Seguimiento de entregas, incidencias y logística documental.

- Punto de apoyo administrativo entre oficina central, obra y agentes externos (proveedores, promotor, ingeniería, clientes).

Experiencia en puesto similar de al menos 2 años.

Organización y atención al detalle, comunicación clara y efectiva. Trabajo en equipo.

Resolución de problemas, proactividad.

Manejo de Microsoft Office (Excel avanzado, Word, PowerPoint).

Uso de software de gestión de proyectos.

ERP de construcción.

Manejo de herramientas digitales para control documental.