Administrative Assistant - Service Office

At Empatif, we are looking for an Administrative Assistant - Service Office profile to work for a construction company located in Meco.

To provide support to the Administration and Human Resources areas. The selected person will be responsible for managing administrative tasks, supporting commercial processes, and collaborating with different departments to ensure the efficient operation of the area.

Collaborate on the administrative tasks assigned by the department.

Prepare, manage, and follow up on commercial bids, including gathering the associated information and documentation.

Request and follow up on quotes from suppliers and subcontractors.

Manage and filter corporate email, prioritizing communications and performing the initial administrative processing.

Prepare, update, and archive commercial and administrative documentation related to clients and bids.

Prepare periodic reports (bid tracking, commercial activity, clients, etc.).

Coordinate administrative matters with other departments: Operations, Finance, and P&C.

Support client administrative management, including basic communications and sending documentation.

Excellent communication skills and ability to interact with different departments.

Ability to work as part of a team.

Resourceful person with the ability to prioritize and solve problems.

Negotiation skills.

Strong organizational skills and attention to detail.

Proficiency in Microsoft Office tools (Word, Excel, PowerPoint).

Experience with CAE platforms.

English level is a plus.

Vocational training in Business Administration, Secretarial Studies, or similar.

Training in Occupational Health and Safety is a plus (e.g., ISO 45001, Metal Industry PRL courses).

Training in Environmental Management is a plus (ISO 14001).

Minimum 3 years of experience in similar roles.

Experience in companies with multiple workplaces or several corporate entities.

Experience in multinational environments.

Experience with Sage X3 is highly valued.

Six-month temporary contract, part-time or full-time.

Schedule: 9:00 AM to 1:00 PM

Salary: €23,930.65 gross per year.

Desde Empatif nos encontramos en búsqueda de un perfil de Administrativo/a - Service Office para trabajar en una empresa del sector de la construcción ubicada en Meco.

Para dar soporte a las áreas de Administración y Recursos Humanos. La persona seleccionada será responsable de gestionar tareas administrativas, apoyar procesos comerciales y colaborar con distintos departamentos para asegurar un funcionamiento eficiente del área.

Colaborar en las tareas administrativas asignadas por el departamento.

Elaborar, gestionar y realizar seguimiento de ofertas comerciales, incluyendo la recopilación de información y documentación asociada.

Solicitar y realizar el seguimiento de presupuestos a proveedores y subcontratas.

Gestionar y filtrar el correo electrónico corporativo, priorizando comunicaciones y realizando el primer tratamiento administrativo.

Preparar, actualizar y archivar documentación comercial y administrativa vinculada a clientes y ofertas.

Elaborar informes periódicos (seguimiento de ofertas, actividad comercial, clientes, etc.).

Coordinar aspectos administrativos con otros departamentos: Operaciones, Finanzas y P&C.

Apoyar la gestión administrativa de clientes, incluyendo comunicaciones básicas y envío de documentación.

Excelente capacidad de comunicación y trato con diferentes departamentos.

Capacidad para trabajar en equipo.

Persona resolutiva con capacidad para priorizar y resolver problemas.

Habilidades de negociación.

Alta capacidad organizativa y atención al detalle.

Dominio de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

Manejo de plataformas CAE.

Valorable nivel de inglés.

Formación Profesional en Administración de Empresas, Secretariado o similar.

Valorable formación en Seguridad y Salud Laboral (ej. ISO 45001, cursos PRL Metal).

Valorable formación en Medio Ambiente (ISO 14001).

Mínimo 3 años en funciones similares.

Experiencia en empresas con múltiples centros de trabajo o varias razones sociales.

Experiencia en entornos multinacionales.

Muy valorable experiencia con Sage X3.

Contrato temporal de seis meses a media jornada o de tres meses a jornada completa

Horario: 09:00 a 13:00

Sueldo: 23.930,65 € brutos anuales.