Administrative Assistant for Fuel Consumption and Fleet Control

We are looking for an Administrative Assistant for the Fuel Department at our headquarters in Villaverde Alto (Madrid) to ensure the proper administrative management of fuel services and fleet tolls, ensuring consumption control, information validation, and compliance with internal procedures.

What will you do?

• You will manage the activation, modification, and deactivation of fuel cards.

• You will process the activation and deactivation of VIA-T devices.

• You will monitor and control the fleet's fuel consumption.

• You will review and validate fuel and toll invoices.

• You will keep the department's databases and records up to date.

• You will verify information related to fleet vehicles (company, type, and status).

• You will manage requests and incidents, ensuring the correct application of internal criteria.

• You will collaborate with different departments to ensure efficient management of fleet resources.

• You will prepare monitoring and control reports on the department's activity.

What do you get?

• Real growth in an international company.

• Stability + professional development (A stable position to grow with us in a dynamic and collaborative culture).

• Social benefits.

• Being part of a team that matters.

• Contract: Permanent.

• Schedule: Flexible, Monday to Friday.

• Vacation: 22 working days per year to enjoy your free time.

• Ontime Group with Banco Santander: Enjoy multiple advantages and services designed especially for you.

• Exclusive benefits: Access to discounts on cinemas, theme parks, musicals, and much more through our "I am Ontime" program.

• Private health insurance: After 2 years with us.

full-time

permanent

At Ontime, we don't follow the pace of the world. We set it.

We are leaders in integrated logistics in Iberia, from the smallest shipment to the transport of large loads. We have the broadest portfolio of personalized services on the market!

We are constantly growing, as a multinational that already operates in 28 countries across Europe, North Africa, and the Americas, with a network of 230 centers, a team of over 7,300 professionals, more than 17,000 indirect jobs, and a fleet of over 6,400 owned vehicles.

Our goal? To make everything work, anywhere, in the most efficient way... and also the most sustainable. Because we believe in logistics that not only moves forward but also cares.

€24,000 - €26,000

• Vocational training in Administration, Finance, or related fields.

• At least 2 years of experience in administrative positions.

• Intermediate proficiency in Excel.

• Experience working with databases, documentation, and information management.

• Experience in transport, logistics, or fleet management companies is a plus.

• Organizational, planning, and attention-to-detail skills.

• Ability to work in dynamic environments with a high volume of tasks.

• Proactivity, a problem-solving mindset, and a collaborative attitude.

• Experience with ERPs and management tools is a plus.

At Ontime, we believe in talent without labels. Diversity, inclusion, and equal opportunities are part of who we are and how we grow. We support female talent in the logistics sector and work every day to build more open, accessible, and equitable environments where everyone can reach their full potential. (If you have a disability certificate of 33% or more, we especially encourage you to apply to our job openings).

It's not just a job. It's the next step in your career.

Ontime. If you want to go far, join us.

Buscamos un/a Administrativo/a para el Dpto. de Combustible en nuestra sede central ubicada en Villaverde Alto (Madrid) para garantizar la correcta gestión administrativa de los servicios de combustible y peaje de la flota, asegurando el control de consumos, la validación de información y el cumplimiento de los procedimientos internos.

¿Qué harás?

• Gestionarás las altas, modificaciones y bajas de tarjetas de combustible.

• Tramitarás las altas y bajas de dispositivos VIA-T.

• Realizarás el seguimiento y control de los consumos de combustible de la flota.

• Revisarás y validarás facturas de combustible y peajes.

• Mantendrás actualizadas las bases de datos y registros del área.

• Verificarás información relacionada con los vehículos de la flota (sociedad, tipología y estado).

• Gestionarás solicitudes e incidencias garantizando la correcta aplicación de los criterios internos.

• Colaborarás con distintos departamentos para asegurar una gestión eficiente de los recursos de la flota.

• Elaborarás informes de seguimiento y control de la actividad del departamento.

¿Qué te llevas?

• Crecimiento real en una compañía internacional.

• Estabilidad + desarrollo profesional (Un puesto estable para crecer con nosotros en una cultura dinámica y colaborativa).

• Beneficios sociales.

• Formar parte de un equipo que cuenta.

• Contrato: Indefinido.

• Horario: flexible de lunes a viernes.

• Vacaciones: 22 días laborables al año para disfrutar de tu tiempo libre.

• Colectivo Ontime con Banco Santander: disfruta de múltiples ventajas y servicios pensados especialmente para ti.

• Beneficios exclusivos: Acceso a descuentos en cines, parques temáticos, musicales y mucho más a través de nuestro programa "Soy Ontime".

• Seguro médico privado: A partir de los 2 años con nosotros.

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En Ontime, no seguimos el ritmo del mundo. Lo marcamos.

Somos líderes en logística integral en Iberia, desde el envío más pequeño hasta el transporte de grandes cargas. ¡Contamos con el portafolio más amplio de servicios personalizados del mercado!

Estamos en constante crecimiento, siendo una multinacional que ya opera en 28 países en Europa, Norte de África y América, con una red de 230 centros, un equipo de más de 7.300 profesionales, más de 17.000 puestos indirectos, y una flota de más de 6.400 vehículos propios.

¿Nuestro objetivo? Hacer que todo funcione, en cualquier lugar, de la forma más eficiente… y también más sostenible. Porque creemos en una logística que no solo avanza, sino que también cuida.

24.000 € - 26.000 €

• Formación Profesional en Administración, Finanzas o áreas afines.

• Experiencia de al menos 2 años en posiciones administrativas.

• Manejo de Excel a nivel intermedio.

• Experiencia trabajando con bases de datos, documentación y gestión de información.

• Valorable experiencia en empresas de transporte, logística o gestión de flotas.

• Capacidad de organización, planificación y atención al detalle.

• Habilidad para trabajar en entornos dinámicos y con alto volumen de tareas.

• Proactividad, orientación a la resolución de incidencias y actitud colaborativa.

• Valorable experiencia con ERPs y herramientas de gestión.

En Ontime creemos en el talento sin etiquetas. La diversidad, la inclusión y la igualdad de oportunidades forman parte de nuestra forma de ser y de crecer. Apostamos por el talento femenino en el sector logístico y trabajamos cada día para construir entornos más abiertos, accesibles y equitativos, donde cada persona pueda desarrollar su máximo potencial. (Si tienes un certificado de discapacidad igual o superior al 33%, te animamos especialmente a inscribirte en nuestras ofertas de trabajo).

No es solo un empleo. Es el siguiente paso en tu carrera.

Ontime. Si quieres llegar lejos, acompáñanos.