Office Operations & Executive Support

A renowned international financial entity is looking to hire an Office Operations & Executive Support to lead the comprehensive management of its Madrid office.

Office Operations:

• Lead the comprehensive management of the office, ensuring an efficient, professional working environment aligned with corporate standards.
• Coordinate and supervise external providers, including maintenance, cleaning, security, catering, and supplies services.
• Manage access control, visitor reception, and the coordination of workspaces and meeting rooms.
• Ensure the correct functioning of the facilities and anticipate the operational needs of the business.
• Act as the local point of contact for matters related to infrastructure and general services.

Executive Support:

• Manage complex calendars and coordinate internal and external meetings for senior management.
• Organize national and international travel, including itineraries, bookings, and associated logistics.
• Manage expenses, invoicing, and administrative documentation linked to executive activity.
• Prepare presentations, reports, and documentation for meetings and committees.
• Follow up on key initiatives, projects, and actions, guaranteeing their correct coordination and execution.

Facilities, Governance & Compliance Support

• Support the implementation and monitoring of Health & Safety and Business Continuity processes.
• Maintain auditable records, documentation, and administrative controls.
• Coordinate operational activities with international teams located in the United Kingdom and Ireland.
• Guarantee compliance with internal policies and corporate procedures.
• Participate in the rollout and continuous improvement of the operational processes for the new offices.

• Stable contract directly with the company.
• Competitive salary between €55,000 and €60,000 gross/year + bonus.
• Full-time working day.

Renowned international financial entity.

• Professional development and growth.
• Project with an international presence.

The selected candidate must meet the following requirements:

• Experience in administrative and operational support roles within a senior management corporate environment.
• Fluent command of the English language, both spoken and written. (essential).
• Excellent organizational and time management skills.
• Ability to work independently and with attention to detail.
• Advanced handling of office tools, management software, and AI.
• Excellent organizational and prioritization capacity.
• Ability to work autonomously in dynamic and growth-phase environments.
• High level of discretion, professionalism, and attention to detail.
• Strong ability to interact with executives, clients, and high-level providers.

Reconocida entidad financiera internacional, busca incorporar un/a Office Operations & Executive Support para liderar la gestión integral de su oficina en Madrid.

Office Operations:

• Liderar la gestión integral de la oficina, asegurando un entorno de trabajo eficiente, profesional y alineado con los estándares corporativos.
• Coordinar y supervisar proveedores externos, incluyendo servicios de mantenimiento, limpieza, seguridad, catering y suministros.
• Gestionar el control de accesos, recepción de visitas y coordinación de espacios de trabajo y salas de reuniones.
• Velar por el correcto funcionamiento de las instalaciones y anticipar necesidades operativas del negocio.
• Actuar como punto de contacto local para cuestiones relacionadas con infraestructura y servicios generales.

Executive Support:

• Gestionar agendas complejas y coordinar reuniones internas y externas de alta dirección.
• Organizar viajes nacionales e internacionales, incluyendo itinerarios, reservas y logística asociada.
• Gestionar gastos, facturación y documentación administrativa vinculada a la actividad ejecutiva.
• Preparar presentaciones, informes y documentación para reuniones y comités.
• Realizar seguimiento de iniciativas, proyectos y acciones clave, garantizando su correcta coordinación y ejecución.

Facilities, Governance & Compliance Support

• Apoyar la implementación y seguimiento de procesos de Health & Safety y Business Continuity.
• Mantener registros, documentación y controles administrativos auditables.
• Coordinar actividades operativas con equipos internacionales ubicados en Reino Unido e Irlanda.
• Garantizar el cumplimiento de políticas internas y procedimientos corporativos.
• Participar en la puesta en marcha y mejora continua de los procesos operativos de las nuevas oficinas.

• Contrato estable directamente con la empresa.
• Salario competitivo entre 55.000 € y 60.000 € B/a + bonus.
• Jornada de trabajo completa.

Reconocida entidad financiera internacional.

• Desarrollo y crecimiento profesional.
• Proyecto con presencia internacional.

El/la candidato/a seleccionado deberá cumplir los siguientes requisitos:

• Experiencia en funciones de soporte administrativo y operativo en un entorno corporativo de alta dirección.
• Dominio fluido del idioma inglés, tanto hablado como escrito. (imprescindible).
• Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Capacidad para trabajar de manera autónoma y con atención al detalle.
• Manejo avanzado de herramientas ofimáticas, software de gestión, IA.
• Excelente capacidad organizativa y de priorización.
• Capacidad para trabajar de forma autónoma en entornos dinámicos y en fase de crecimiento.
• Elevado nivel de discreción, profesionalidad y orientación al detalle.
• Solidez para interactuar con directivos, clientes y proveedores de alto nivel.