Ambulance Coordinator (Balearic Islands)

At Paul Marlex, we are collaborating with a major private hospital located in the Balearic Islands that is currently seeking an ambulance coordinator to join their team.

General Management and Supervision:

• Responsible for organizing the medical transport team: doctors, nurses, and technicians.
• Daily on-site supervision of the service.
• Clear and effective communication with staff and with the different departments of the hospital or center.
• Ensuring rapid responses to incidents or unforeseen events.

Human Resources Management:

• Planning and supervising the staff assigned to the ambulance service (schedules, vacations, rest periods, absences).
• Managing temporary hires or reinforcements as needed.
• Adapting the team to seasonal variations in the service:
  • Summer: high demand, 24-hour shifts, greater staffing needs.
  • Winter: lower demand, 12-hour shifts.
• Identifying training needs and proposing improvements in staff competencies (annual plan of mandatory training).

Protocols and Service Organization:

• Developing and implementing clinical and non-clinical protocols.
• Ensuring that all professionals work under the same methodology (uniform guidelines, protocols, and action criteria). This prevents confusion, duplication of functions, and contradictory decisions. For example: using a single criterion for dispatching an ambulance, a standardized procedure for cleaning equipment after a transport, and clearly defined shifts and roles that must be respected.
• Updating and monitoring clinical and operational guidelines.
• Controlling and continuously improving the workflow, identifying inefficiencies (delays in ambulance departures, confusion in shift changes, delayed responses to emergencies due to lack of coordination, etc.).

Material Resources Management:

• Controlling inventory, expiration dates, and stock of supplies and medication.
• Managing the warehouse to ensure the availability and organization of materials.
• Coordinating with the pharmacy and logistics services.
• Supervising the maintenance and control of vehicles.

Service Evaluation and Improvement: Quality Focus:

• Preparing performance reports.
• Identifying incidents, analyzing causes, and implementing corrective actions.
• Proposing continuous improvements in the care and operational quality of the service.

• Professional with experience in out-of-hospital settings.
• Knowledge of personnel management and healthcare resources.
• Ability to take on ambulance shifts.

Desde Paul Marlex estamos colaborando con un importante hospital privado ubicado en las Islas Baleares que actualmente está en la búsqueda de un/a coordinador/a de ambulancias para unirse a su equipo.

Gestión y Supervisión General:

• Responsable de la organización del equipo de transporte sanitario: médicos, enfermeros/as y técnicos.
• Supervisión presencial diaria del servicio.
• Comunicación clara y efectiva con el personal y con las distintas áreas del hospital o centro.
• Garantizar respuestas rápidas ante incidencias o imprevistos.

Gestión de Recursos Humanos:

• Planificación y supervisión del personal asignado al servicio de ambulancias (horarios, vacaciones, descansos, ausencias).
• Gestión de contrataciones temporales o refuerzos según las necesidades.
• Adaptación del equipo a la variabilidad estacional del servicio:
  • Verano: alta demanda, turnos de 24 horas, mayor necesidad de personal.
  • Invierno: menor carga, turnos de 12 horas.
• Identificación de necesidades formativas y propuestas de mejora en las competencias del personal (plan anual de formaciones obligatorias).

Protocolos y Organización del Servicio:

• Desarrollo y puesta en marcha de protocolos clínicos y no clínicos.
• Asegurar que todos los profesionales trabajen bajo la misma metodología (directrices, protocolos y criterios de actuación uniformes). Esto evita confusiones, duplicidad de funciones y decisiones contradictorias. Por ejemplo: uso de un criterio único para activar una ambulancia, procedimiento estandarizado para la limpieza del material tras un traslado, y turnos y roles claramente definidos que deben respetarse.
• Actualización y seguimiento de guías clínicas y operativas.
• Control y mejora continua del flujo de trabajo, identificando ineficiencias (retrasos en salidas de ambulancias, confusión en relevos de turno, retrasos en respuestas ante urgencias por falta de coordinación, etc.).

Gestión de Recursos Materiales:

• Control de inventario, caducidades y stock de suministros y medicación.
• Gestión del almacén para asegurar la disponibilidad y organización del material.
• Coordinación con farmacia y servicios logísticos.
• Supervisión del mantenimiento y control de los vehículos.

Evaluación y Mejora del Servicio: Enfoque de Calidad:

• Elaboración de informes de desempeño.
• Identificación de incidencias, análisis de causas y acciones correctivas.
• Propuestas de mejora continua en la calidad asistencial y operativa del servicio.

• Profesional con experiencia en entornos extrahospitalarios.
• Conocimientos en gestión de personal y recursos sanitarios.
• Capacidad para asumir turnos de ambulancia.