Administrative Assistant

Are you looking for a stable position where you can contribute from administrative management in the energy sector?

At OCA Global, we want to incorporate an organized and meticulous person to provide administrative support in the area of Energy Savings Certificates (CAE), within our Certification Division, based at our offices in Pozuelo de Alarcón.

📑 Management of CAE files: you will collect, review, and register the technical and administrative documentation necessary for processing Energy Savings Certificates.

🧾 Documentary control and verification: you will check the consistency of data, invoices, certificates, and supporting reports to ensure each file meets current regulatory requirements.

🔍 Project monitoring and traceability: you will track the status of each CAE file, keep the database up to date, and ensure deadlines are met correctly.

📞 Contact with clients and collaborators: you will handle inquiries, request additional documentation, and coordinate with technical and commercial teams to facilitate the complete management of each project.

📥 Support in general administrative management: you will collaborate in preparing reports, monitoring project invoicing, and archiving documentation, helping to maintain traceability and order in all processes.

💡 Regulatory updates: you will stay up to date with legislative or technical changes related to the CAE system, helping to adapt internal procedures when necessary.

🎁 Why join our project?

🌱 Professional development: you will keep learning continuously and have opportunities to grow.

👥 Great work environment: you will work surrounded by committed people, with a close and collaborative culture.

💸 Flexible compensation: health insurance, restaurant card, transportation, and childcare.

🎁 OCA Benefits: access exclusive discounts on travel, fashion, and more.

🗣️ Culture of open communication: we encourage feedback through Happyforce and value your voice.

📚 OCA Campus: ongoing training at your fingertips.

🕒 Stable schedule: Monday to Thursday from 8:30 a.m. to 6:00 p.m. and Friday until 3:30 p.m. Continuous working day in July and August and on eves. Christmas Eve and New Year's Eve, off!

💼 Administrative experience in the energy or technical sector: we value previous experience in document processing, certification, subsidies, or managing projects related to energy or sustainability.

💻 Good command of office tools: you are proficient in Excel, Outlook, and document management platforms, and you are comfortable working with databases and institutional portals.

🗣️ Communication skills: you will have direct contact with clients, partner entities, and internal teams; we are looking for a clear, empathetic, and resourceful person.

🧩 Organization and attention to detail: each file requires precision and method. You enjoy working in an orderly manner and ensuring everything fits together perfectly.

🌟 Proactive and learning-oriented attitude: the CAE system is constantly evolving, so we are looking for someone curious, with initiative and a desire to keep learning.

¿Buscas una posición estable donde aportar valor desde la gestión administrativa en el ámbito energético?

En OCA Global, queremos incorporar una persona organizada y meticulosa para dar soporte administrativo en el área de Certificados de Ahorro Energético (CAE), dentro de nuestra División de Certificación, ubicada en nuestras oficinas de Pozuelo de Alarcón.

📑 Gestión de expedientes CAE: recopilarás, revisarás y registrarás la documentación técnica y administrativa necesaria para la tramitación de los Certificados de Ahorro Energético.

🧾 Control y verificación documental: comprobarás la coherencia de datos, facturas, certificados y memorias justificativas de ahorro, garantizando que cada expediente cumpla los requisitos normativos vigentes.

🔍 Seguimiento de proyectos y trazabilidad: realizarás el seguimiento del estado de cada expediente CAE, manteniendo actualizada la base de datos y asegurando que los plazos se cumplan correctamente.

📞 Contacto con clientes y colaboradores: atenderás consultas, solicitarás documentación adicional y coordinarás con los equipos técnicos y comerciales para facilitar la gestión completa de cada proyecto.

📥 Apoyo en la gestión administrativa general: colaborarás en la elaboración de informes, control de facturación de proyectos y archivo de documentación, contribuyendo a mantener la trazabilidad y el orden en todos los procesos.

💡 Actualización normativa: te mantendrás al día de los cambios legislativos o técnicos relacionados con el sistema CAE, ayudando a adaptar los procedimientos internos cuando sea necesario.

🎁¿Por qué unirte a nuestro proyecto?

🌱 Desarrollo profesional: aprenderás continuamente y tendrás oportunidades de crecer.

👥 Buen ambiente: trabajarás rodeada de personas comprometidas, con una cultura cercana y colaborativa.

💸 Retribución flexible: seguro médico, tarjeta restaurante, transporte, guardería y formación.

🎁 OCA Benefits: accede a descuentos exclusivos en viajes, moda y más.

🗣️ Cultura de comunicación abierta: impulsamos el feedback con Happyforce y valoramos tu voz.

📚 Campus OCA: formación continua a tu alcance.

🕒 Horario estable: lunes a jueves de 8:30h a 18:00h y viernes hasta las 15:30h. Jornada intensiva en julio y agosto y vísperas. Nochebuena y Nochevieja, ¡libres!

full-time

on-site

💼 Experiencia administrativa en el sector energético o técnico: valoramos experiencia previa en tramitación documental, certificación, subvenciones o gestión de proyectos relacionados con energía o sostenibilidad.

💻 Buen manejo de herramientas ofimáticas: te desenvuelves con soltura en Excel, Outlook y plataformas de gestión documental, y te sientes cómodo/a trabajando con bases de datos y portales institucionales.

🗣️ Habilidad de comunicación: tendrás relación directa con clientes, entidades colaboradoras y equipos internos; buscamos una persona clara, empática y resolutiva.

🧩 Organización y atención al detalle: cada expediente requiere precisión y método. Te gusta trabajar de forma ordenada y asegurarte de que todo encaje a la perfección.

🌟 Actitud proactiva y de aprendizaje: el sistema CAE está en evolución, por lo que buscamos alguien con curiosidad, iniciativa y ganas de seguir aprendiendo.