Executive Assistant

At Randstad Professionals, we are looking for an Executive Assistant to join a major company in the energy sector that is undergoing a full strategic transformation towards sustainability. As an Executive Assistant, you will support the Senior Management team and play a crucial role in driving strategic initiatives.

Provide dedicated administrative and logistical support to Directors, managing their agendas, meetings, and travel to ensure efficient use of their time.

Organize and manage complex calendars, prioritizing and scheduling meetings, appointments, and events. Prepare agendas, meeting materials, and draft detailed minutes as necessary.

Coordinate domestic and international travel for Management, including flights, accommodation, transport, and itineraries, ensuring that logistics are managed seamlessly.

Act as the primary point of contact between Directors and stakeholders (internal and external), managing communications, drafting emails, and ensuring the follow-up of actions and decisions.

Prepare, edit, and review documents, reports, presentations, and correspondence.

Assist in the planning and execution of special projects or initiatives, tracking progress and ensuring alignment with business objectives.

Organize and coordinate meetings, conferences, and events, managing all details from logistics to follow-up with attendees.

Handle sensitive information with the highest level of discretion and confidentiality.

Process and track expense reports, invoices, and financial documentation for Directors.

Support daily office operations (supply management, coordination with counterparts, and file maintenance).

Build and maintain positive relationships, acting as a liaison on behalf of the Directors to ensure smooth communication between teams.

Desde Randstad Professionals estamos buscando un/a Asistente de Dirección para incorporarse a una importante compañía del sector energético que se encuentra en plena transformación estratégica hacia la sostenibilidad. Como Asistente de Dirección, darás soporte al equipo de Alta Dirección y desempeñarás un papel crucial en el impulso de las iniciativas estratégicas.

Brindar apoyo administrativo y logístico dedicado a los Directores, gestionando sus agendas, reuniones y viajes para garantizar un uso eficiente de su tiempo.

Organizar y gestionar calendarios complejos, priorizando y programando reuniones, citas y eventos. Preparar el orden del día, los materiales para las reuniones y redactar actas detalladas según sea necesario.

Coordinar los viajes nacionales e internacionales de la Dirección, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte e itinerarios, asegurando que la logística se gestione sin problemas.

Actuar como el principal punto de contacto entre los Directores y los stakeholders (internos y externos), gestionando comunicaciones, redactando correos y asegurando el seguimiento de acciones y decisiones.

Preparar, editar y revisar documentos, informes, presentaciones y correspondencia.

Ayudar en la planificación y ejecución de proyectos o iniciativas especiales, haciendo un seguimiento del progreso y asegurando la alineación con los objetivos del negocio.

Organizar y coordinar reuniones, conferencias y eventos, gestionando todos los detalles desde la logística hasta el seguimiento con los asistentes.

Manejar información sensible con el más alto nivel de discreción y confidencialidad.

Procesar y hacer un seguimiento de los informes de gastos, facturas y documentación financiera de los Directores.

Dar soporte a las operaciones diarias de la oficina (gestión de suministros, coordinación con contrapartes y mantenimiento de archivos).

Construir y mantener relaciones positivas actuando como enlace en nombre de los Directores para garantizar una comunicación fluida entre equipos.