Customer Service Coordinator

What You Can Expect:

At Rhenus, we are looking for a Customer Service Coordinator to join our Valencia branch.

Mission:

Coordinate, lead, and support the Customer Service team to ensure its proper operation, with the aim of offering personalized, high-quality service to our clients.

Functions:

- Coordinate, organize, and assign team tasks.

- Train newly hired personnel in the department.

- Make decisions and intervene in resolving incidents with clients and correspondents.

- Supervise daily tasks to ensure the quality of the team's work and resolve incidents.

- Follow up on large-account clients, as well as their profitability.

- Manage disputed credits.

- Carry out the compliance of assigned controls and procedures regarding Compliance.

- Collect evidence of compliance and effectiveness of the controls and procedures assigned in the area.

Requirements:

- Education: Higher Level Training Cycle / Bachelor's Degree / Master's in Transport and Logistics / International Trade

- Basic Knowledge: English B2 and Microsoft Office Pack.
- Specific Knowledge: team management, customer service, incident resolution.
- Experience: 5 years.
- Minimum onboarding period: 6-12 months.

- Coordinate a team of 4 to 6 people.

- Manage and support around 15-20 accounts.

- Assign and distribute tasks among the different team members based on workload and each person's experience.

- Supervise, support, and follow up on the daily work of the operational staff and correct deviations or issues as necessary.

- Ensure and promote a good working environment.

- Welcome new personnel to the department and provide initial instructions for the proper development of their work.

- Report weekly on account performance to the Operations Manager.

- Manage interdepartmental conflicts.

- Control and distribute inventory for large-account clients.

- Supervise and coordinate shipments of goods for large-account clients and report any incidents.

- Support the team in negotiations with clients and correspondents regarding discrepancies and deviations in the transport of goods in terms of volume, breakage, and express deliveries.

- Carry out the management of credits.

- Economically analyze the profits and losses of client accounts.

Prepare the service rate reports required by clients. (KPI's)

- Follow up on damage files in claims.

- Meet periodically with the heads of the traffic departments to present issues and propose improvements.

- Apply assigned procedures and controls regarding Compliance.

- Periodically collect evidence of the compliance and effectiveness of assigned controls and procedures regarding Compliance.

RHENUS OVERLAND TRANSPORT SPAIN is an equal opportunity employer. All people will have the opportunity to be considered for employment regardless of their race, color, religion, national origin, ancestry, citizenship, age, sex, gender, gender identity, gender expression, sexual orientation, marital status, disability, pregnancy, childbirth, and related medical conditions, or any other characteristic protected by applicable laws. Rhenus will strive to make a reasonable accommodation to the known physical or mental limitations of a qualified applicant with a disability, unless the accommodation would impose an undue hardship on the operation of our business.

What You Can Expect:

En Rhenus, buscamos a un/a Customer Service Coordinator que se incorpore a nuestra delegación de Valencia.

Misión:

Coordinar, dirigir y dar apoyo al equipo de Customer Service para el correcto funcionamiento del mismo, con el objetivo de ofrecer un servicio de atención personalizado y de calidad a nuestros clientes.

Funciones:

- Coordinar, organizar y asignar las tareas del equipo.

- Formar al personal de nueva incorporación al departamento.

- Tomar decisiones e intervenir en la resolución de incidencias con clientes y corresponsales.

- Supervisar las tareas diarias para asegurar la calidad del trabajo del equipo y solventar incidencias.

- Hacer seguimiento a clientes de grandes cuentas, así como de su rentabilidad.

- Gestionar los abonos en conflicto.

- Llevar a cabo el cumplimiento de los controles y procedimientos asignados en materia de Compliance.

- Recoger evidencias del cumplimento y eficacia de los controles y procedimientos asignados en materia

Requisitos:

- Formación: CFGS /Grado/ Máster en Transporte y logística / Comercio Internacional

- Conocimientos Básicos: Inglés B2 y Pack Microsoft Office.
- Conocimientos específicos: gestión de equipos, atención al cliente, resolución de incidencias.
- Experiencia: 5 años.
- Período mínimo de rodaje: 6-12 meses.

- Coordinar un equipo de entre 4 y 6 personas.

- Gestionar y dar soporte alrededor de 15-20 cuentas.

- Asignar y repartir las tareas entre los distintos miembros del equipo en función del volumen de trabajo y la experiencia de cada uno.

- Supervisar, dar soporte y hacer el seguimiento del trabajo diario de los operativos y corregir las desviaciones o problemas en caso necesario.

- Garantizar y velar por un buen ambiente de trabajo.

- Acoger al personal nuevo en el departamento y ofrecer las primeras instrucciones para el correcto desarrollo del trabajo.

- Reportar semanalmente sobre la evolución de las cuentas al Operations Manager.

- Gestionar conflictos interdepartamentales.

- Controlar y distribuir el inventario de los clientes de grandes cuentas.

- Supervisar y coordinar envíos de mercancías de clientes de grandes cuentas e informar de posibles incidencias.

- Apoyar al equipo en las negociaciones con clientes y corresponsales en referencia a diferencias y desviaciones en el transporte de mercancías en cuanto al volumen, roturas y entregas express.

- Llevar a cabo la gestión de los abonos.

- Analizar económicamente los beneficios y pérdidas de cuentas de clientes.

Elaborar los informes de la tasa de servicio ofrecida para los clientes que lo requieren. (KPI's)

- Realizar el seguimiento de ficheros de daño en siniestros.

- Reunirse periódicamente con los responsables de los departamentos de tráfico para exponer problemáticas y proponer mejoras.

- Aplicar procedimientos y controles asignados en materia de Compliance.

- Recoger periódicamente evidencias del cumplimiento de los controles y procedimientos asignados en materia de Compliance.

RHENUS OVERLAND TRANSPORT SPAIN es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todas las personas tendrán la oportunidad de ser consideradas para el empleo sin importar su raza, color, religión, origen nacional, ascendencia, ciudadanía, edad, sexo, género, identidad de género, expresión de género, orientación sexual, estado civil, discapacidad, embarazo, parto y condiciones médicas relacionadas, o cualquier otra característica protegida por las leyes aplicables.Rhenusse esforzará por realizar una adaptación razonable a las limitaciones físicas o mentales conocidas de un solicitante calificado con una discapacidad, a menos que la adaptación imponga una dificultad excesiva en el funcionamiento de nuestro negocio.