Subcontracts Administrator, Berlin (Germany)

We are looking for a Subcontracts Administrator to expand one of our teams in Berlin.

As a Subcontracts Administrator, you will be responsible for the comprehensive management and supervision of all aspects related to subcontracting contracts in our projects. Your role will be crucial to ensure the efficiency, legal compliance, and profitability of operations.

Key responsibilities will include:

• Contract Management and Administration: Manage, review, and control all subcontracting contracts from inception to closure, ensuring compliance with agreed terms and conditions. This includes the preparation, negotiation, and approval of purchase orders and contracts.
• Subcontractor Supervision: Conduct thorough monitoring of subcontractor performance, evaluating compliance with deadlines, work quality, safety standards, and contractual requirements. Identify and mitigate potential risks.
• Financial Control: Supervise and control costs associated with subcontracts. This involves reviewing and approving invoices, managing payments, and preparing financial reports related to subcontracts. Ensure that activities remain within the established budget.
• Coordination and Communication: Act as the main liaison between the project team, subcontractors, and other stakeholders. Facilitate smooth and effective communication to resolve issues, answer inquiries, and ensure that all parties are aligned with project objectives.
• Legal and Regulatory Compliance: Ensure that all subcontracts comply with current labor, tax, and safety legislation in Germany and the European Union. Stay updated on regulatory changes that may affect subcontract management.
• Risk Management: Identify, assess, and manage risks associated with subcontractor hiring. Develop and implement risk mitigation plans.
• Documentation and Archiving: Maintain a complete and organized record of all documentation related to subcontracts, including contracts, purchase orders, invoices, progress reports, correspondence, and any other relevant documentation.
• Tendering and Selection Processes: Participate in the tendering and selection processes for subcontractors, ensuring that the most suitable providers are chosen in terms of technical capacity, experience, financial viability, and regulatory compliance.
• Dispute Resolution: Manage and facilitate the resolution of disputes or claims that may arise between the company and subcontractors.
• Continuous Improvement: Propose and implement improvements in subcontract administration processes and procedures to optimize efficiency and effectiveness.

At BETWEEN Group, we value our employees and offer a competitive benefits package designed to support your professional development and personal well-being:

• Health Insurance: Comprehensive medical coverage for your peace of mind and that of your family.
• Training Opportunities: Access to a continuous development program that includes language courses, professional certifications, tech bootcamps, and much more, so you can continue to grow in your career.
• Exclusive Events: Participate in a multitude of company-organized events, such as BETWEEN Night, the Padel Tournament, the Black Mamba Race, and other team-building activities designed to strengthen bonds and enjoy unique moments.
• Flexible Compensation: Enjoy a flexible compensation plan that includes options for restaurant, transportation, and childcare, adapting to your personal needs.
• Talent Incentives: We recognize your contribution through incentives for validating or recommending talent to join our team.
• International Environment: Work in a dynamic and multicultural environment in the heart of Europe, collaborating on cutting-edge projects.
• Professional Development: Opportunities for growth and career development within a leading company in the engineering and technology consulting sector.

If you are a professional with a solid track record in subcontract administration, strong analytical skills, negotiation abilities, and a proactive approach to problem-solving, we invite you to join our team in Berlin and be part of projects that make a difference. We look forward to your application!

#LI-AP1

Full-time

On-site

At BETWEEN Group, we continue to grow and expand our team, betting on the best talent. In our Facilities Engineering division, we are involved in a wide variety of cutting-edge projects, collaborating with the most innovative clients in the Petrochemical, Chemical, Energy, Pharmaceutical, Food, Construction, and Civil Engineering sectors.

Energies

• Experience in Combined Cycle projects.
• Good level of English and preferably some level of German.

Estamos buscando un Administrador/a de Subcontratos para ampliar uno de nuestros equipos en Berlín.

Como Administrador/a de Subcontratos, serás responsable de la gestión integral y supervisión de todos los aspectos relacionados con los contratos de subcontratación en nuestros proyectos. Tu rol será crucial para asegurar la eficiencia, el cumplimiento legal y la rentabilidad de las operaciones.

Las responsabilidades clave incluirán:

• Gestión y Administración de Contratos: Administrar, revisar y controlar todos los contratos de subcontratación desde su inicio hasta su cierre, asegurando el cumplimiento de los términos y condiciones acordados. Esto incluye la elaboración, negociación y aprobación de las órdenes de compra y contratos.
• Supervisión de Subcontratistas: Realizar un seguimiento exhaustivo del desempeño de los subcontratistas, evaluando su cumplimiento con los plazos, la calidad del trabajo, los estándares de seguridad y los requisitos contractuales. Identificar y mitigar riesgos potenciales.
• Control Financiero: Supervisar y controlar los costos asociados a los subcontratos. Esto implica la revisión y aprobación de facturas, la gestión de pagos y la elaboración de informes financieros relacionados con los subcontratos. Asegurar que las actividades se mantengan dentro del presupuesto establecido.
• Coordinación y Comunicación: Actuar como enlace principal entre el equipo del proyecto, los subcontratistas y otras partes interesadas. Facilitar la comunicación fluida y efectiva para resolver problemas, responder consultas y asegurar que todas las partes estén alineadas con los objetivos del proyecto.
• Cumplimiento Legal y Normativo: Asegurar que todos los subcontratos cumplan con la legislación laboral, fiscal y de seguridad vigente en Alemania y la Unión Europea. Mantenerse actualizado sobre los cambios normativos que puedan afectar a la gestión de subcontratos.
• Gestión de Riesgos: Identificar, evaluar y gestionar los riesgos asociados a la contratación de subcontratistas. Desarrollar e implementar planes de mitigación de riesgos.
• Documentación y Archivo: Mantener un registro completo y organizado de toda la documentación relacionada con los subcontratos, incluyendo contratos, órdenes de compra, facturas, informes de progreso, correspondencia y cualquier otra documentación relevante.
• Procesos de Licitación y Selección: Participar en los procesos de licitación y selección de subcontratistas, asegurando que se elijan los proveedores más adecuados en términos de capacidad técnica, experiencia, viabilidad financiera y cumplimiento normativo.
• Resolución de Disputas: Gestionar y facilitar la resolución de disputas o reclamaciones que puedan surgir entre la empresa y los subcontratistas.
• Mejora Continua: Proponer e implementar mejoras en los procesos y procedimientos de administración de subcontratos para optimizar la eficiencia y la efectividad.

En BETWEEN Group, valoramos a nuestros empleados y ofrecemos un paquete de beneficios competitivo diseñado para apoyar tu desarrollo profesional y bienestar personal:

• Seguro Médico: Cobertura médica completa para tu tranquilidad y la de tu familia.
• Oportunidades de Formación: Acceso a un programa de desarrollo continuo que incluye cursos de idiomas, certificaciones profesionales, bootcamps tecnológicos y mucho más, para que sigas creciendo en tu carrera.
• Eventos Exclusivos: Participa en una multitud de eventos organizados por la empresa, como el BETWEEN Night, el Torneo de Padel, la Black Mamba Race y otras actividades de team building diseñadas para fortalecer lazos y disfrutar de momentos únicos.
• Retribución Flexible: Disfruta de un plan de retribución flexible que incluye opciones para restaurante, transporte y guardería, adaptándonos a tus necesidades personales.
• Incentivos por Talento: Reconocemos tu contribución a través de incentivos por validar o recomendar talento para unirte a nuestro equipo.
• Entorno Internacional: Trabaja en un entorno dinámico y multicultural en el corazón de Europa, colaborando en proyectos de vanguardia.
• Desarrollo Profesional: Oportunidades de crecimiento y desarrollo de carrera dentro de una empresa líder en el sector de la ingeniería y la consultoría tecnológica.

Si eres un profesional con una sólida trayectoria en administración de subcontratos, con una gran capacidad analítica, habilidades de negociación y un enfoque proactivo hacia la resolución de problemas, te invitamos a unirte a nuestro equipo en Berlín y formar parte de proyectos que marcan la diferencia. ¡Esperamos tu postulación!

#LI-AP1

full-time

on-site

En BETWEEN Group, seguimos creciendo y ampliando nuestro equipo, apostando por el mejor talento. En nuestra división de Ingeniería de Instalaciones, nos involucramos en una gran variedad de proyectos punteros, colaborando con los clientes más innovadores del sector Petroquímico, Chemo, Energético, Farmacéutico, Alimentario, Construcción y Obra Civil.

Energies

• Experiencia en proyectos de Ciclos Combinados.
• Buen nivel de inglés y preferiblemente cierto nivel de Alemán.