Management Administrative Assistant

A company in the Healthcare sector is looking for a Management Administrative Assistant to work in Santa Coloma and perform the following tasks:

- Planning, coordination, and integral management of the Healthcare Management agenda.

- Telephone assistance and filtering of calls directed to Management and General Management. Reception, assistance, and management of internal and external visitors.

- Management, monitoring, and registration of the Healthcare Management email.

- Drafting and preparation of corporate documentation: letters, emails, reports, informative notes, minutes, presentations, and contracts. Organization and preparation of Management meetings: notices, space reservation, preparation of documentation, coordination of materials, and attendance control.

- Coordination of attendance at external meetings, managing documentation, notices, and attendance confirmations.

- Management and updating of contact databases and mailing lists for Management and General Management.

- Collaboration with the Communication and Image Unit and with the General Management Secretariat in internal and external communication actions.

- Participation in the preparation, review, and updating of procedures and protocols for the Management and General Management Secretariat. Archiving, classification, and updated maintenance of Management and General Management documentation.

- General administrative support to the Healthcare Management in all those tasks required for the correct functioning of the area.

- Among other tasks inherent to the job position.

Empresa del sector Sanitario busca un/a Administrativo dirección para trabajar en Santa coloma y realizar las siguientes tareas:

- Planificación, coordinación y gestión integral de la agenda de la Dirección Asistencial.

- Atención telefónica y filtro de llamadas dirigidas a la Dirección y Gerencia. Recepción, atención y gestión de visitas internas y externas.

- Gestión, seguimiento y registro del correo electrónico de la Dirección Asistencial.

- Redacción y elaboración de documentación corporativa: cartas, correos electrónicos, informes, notas informativas, actas, presentaciones y contratos. Organización y preparación de reuniones de Dirección: convocatorias, reserva de espacios, preparación de documentación, coordinación de materiales y control de asistencia.

- Coordinación de la asistencia a reuniones externas, gestionando documentación, convocatorias y confirmaciones de asistencia.

- Gestión y actualización de bases de datos de contactos y mailing de Dirección y Gerencia.

- Colaboración con la Unidad de Comunicación e Imagen y con la Secretaría de Gerencia en acciones de comunicación interna y externa.

- Participación en la elaboración, revisión y actualización de procedimientos y protocolos de la Secretaría de Dirección y Gerencia. Archivo, clasificación y mantenimiento actualizado de la documentación de Dirección y Gerencia.

- Soporte administrativo general a la Dirección Asistencial en todas aquellas tareas requeridas para el correcto funcionamiento del área.

- Entre otras tareas propias del puesto de trabajo.