Administrative Assistant (Reception)

The Germà Tomàs Canet Foundation of the Hospitaller Order of Saint John of God is a non-profit organization whose mission is to accompany people in situations of vulnerability and at risk of social exclusion through the management of programs and services aimed at improving quality of life and social integration.

Currently, they are looking for an Administrative Assistant (Reception) at the Sant Boi de Llobregat office. The mission of this position is to provide efficient and welcoming attention to the people served, workers, and suppliers, managing communications and documentation with precision and effectiveness, to ensure the smooth running of the organization's daily operations and contribute to a positive and collaborative work environment for all people.

Reporting to the Coordination, the responsibilities are:

• Answer, manage, screen, and route calls received by the Foundation.

• Receive in-person visitors, take down the information, and refer them to the appropriate person.

• Manage travel bookings with the agency/website (Internet): train and plane.

• Manage courier services: prepare shipments, check packaging and labels, and carry out the dispatch.

• Receive, sort, and distribute the organization's email to the relevant people.

• Manage documentation received or sent by a public body.

• Manage legal documentation arriving from the support measures program and forward it to the responsible people.

• Provide support with supplier and utility invoicing: receive and send invoices to the appropriate people.

• Manage purchases (office supplies and others).

• Perform other administrative tasks typical of the area.

• Intermediate vocational training certificate (CFGM) in Administrative Management or similar.

• Experience in call management (switchboard).

• Experience in user/customer service.

• Experience with vulnerable groups is a plus.

• Basic computer skills (Office package, email, etc.) and knowledge of the legal field are a plus.

• Planning and Organization

• Attention to Order and Quality

• Communication

• Teamwork and Cooperation

• Flexibility and Change Management

• Workplace: Sant Boi de Llobregat

• Working hours: Full-time, 38 hours/week

• Schedule: Monday and Wednesday from 08:00 to 17:00, Tuesday, Thursday, and Friday from 08:00 to 15:00

• Type of contract: Temporary with the possibility of conversion to permanent

• Salary range: €20,637.24 gross per year (12 payments)

• Start date: July 2026

The Germà Tomàs Canet Foundation is an organization committed to equal opportunities and non-discrimination based on gender, age, marital status, ethnic origin, religion, or sexual orientation. The Foundation respects and fosters a work environment that promotes diversity and the inclusion of people with disabilities.

La Fundació Germà Tomàs Canet de l'Orde Hospitalari de Sant Joan de Déu, és una entitat sense afany de lucre que té per missió acompanyar a persones en situació de vulnerabilitat i risc d'exclusió social a través de la gestió de programes i serveis per a la millora de la qualitat de vida i integració social.

Actualment, està en cerca d'un/a Auxiliar Administratiu/iva (Recepció) a la seu de Sant Boi de Llobregat. La missió d'aquesta posició és proporcionar una atenció eficient i acollidora a les persones ateses, persones treballadores i proveïdors, gestionant les comunicacions i la documentació amb precisió i eficàcia, per tal de garantir el bon funcionament de les operacions diàries de l'organització i contribuir a un ambient de treball positiu i col·laboratiu per a totes les persones.

En dependència de la Coordinació, les seves responsabilitats són:

• Atendre, gestionar, filtrar i canalitzar les trucades que es reben a la Fundació.

• Rebre les visites presencials, agafar la informació i derivar a la persona corresponent.

• Gestionar la reserva de viatges amb l'agència/Web (Internet): tren i avió.

• Gestionar la missatgeria: preparar enviaments, revisar l'embalatge i les etiquetes, i realitzar l'enviament.

• Rebre, classificar i distribuir el correu electrònic de l'organització a les persones corresponents.

• Gestionar la documentació que es rep o s'envia d'un organisme públic.

• Gestionar la documentació jurídica que arriba del programa de mesures de suport i derivar-la a les persones responsables.

• Donar suport amb la facturació dels proveïdors i subministraments: rebre i enviar les factures a les persones corresponents.

• Gestionar les compres (material d'oficina i altres).

• Realitzar altres tasques administratives pròpies de l'àrea.

• CFGM en Gestió administrativa o similar.

• Experiència en la gestió de trucades (centraleta).

• Experiència d'atenció a l'usuari/a.

• Valorable experiència amb col·lectiu vulnerable.

• Valorable coneixements informàtics a nivell usuari (paquet office, correu, etc...) i coneixements en àmbit jurídic.

• Planificació i Organització

• Preocupació per l'Ordre i la Qualitat

• Comunicació

• Treball en Equip i Cooperació

• Flexibilitat i Gestió del Canvi

• Lloc de treball: Sant Boi de Llobregat

• Jornada: Completa 38h/setmana

• Horari: Dilluns i dimecres de 08:00 a 17:00, dimarts, dijous i divendres de 08:00 a 15:00

• Tipus de contracte: Temporal amb possibilitat de conversió a indefinit

• Rang salarial: 20.637,24€ bruts anuals (12 pagues)

• Incorporació: Juliol 2026

La Fundació Germà Tomàs Canet és una organització compromesa amb la igualtat d'oportunitats i la no discriminació per raons de gènere, edat, estat civil, origen ètnic, religió o orientació sexual. La Fundació respecta i desenvolupa un entorn laboral que promou la diversitat i la inclusió de les persones amb discapacitat.