Grants Accounting Assistant

The Germà Tomàs Canet Foundation of the Hospitaller Order of Saint John of God is a non-profit organisation whose mission is to accompany people in situations of vulnerability and at risk of social exclusion through the management of programmes and services aimed at improving quality of life and social integration.

It is currently seeking a Grants and Other Income Accounting Assistant. The mission of this position is to administratively and accounting-wise manage public and private grant files, ensuring compliance with the economic and documentary requirements of the calls, as well as their proper execution, monitoring, justification and audit, coordinating with the different areas of the organisation to ensure the proper sourcing and application of subsidised resources.

Reporting to the Area Coordination, the responsibilities are:

1. Grant management

• Prepare and keep up to date the annual calendar of public and private grants, ensuring compliance with the deadlines for application, execution and justification.

• Analyse the regulatory bases, agreements and requirements of the calls to ensure proper administrative and economic compliance with the justifications.

• Coordinate with the different areas and services of the organisation to ensure the execution of projects in accordance with the conditions established by the funding bodies.

• Account for expenses and income related to subsidised projects.

• Support the economic monitoring of projects and verify the correct allocation of eligible expenses.

• Control, organise and safeguard the supporting documentation (physical and digital) generated during the execution of projects.

• Support the monitoring of requirements, resolutions and communications from funding bodies regarding justifications.

• Maintain the relationship with public administrations, private funding entities, auditors, advisors and other agents involved in the grant justification management cycle.

2. Grant justification

• Verify the eligibility of expenses charged to subsidised projects by reviewing invoices, contracts, payment receipts and other supporting documentation.

• Prepare the economic justification accounts and the documentation required for each call.

• Prepare the documentation required in the economic audit processes of projects that legally or contractually require it.

• Support the submission of justifications to the corresponding bodies.

• Handle requirements, amendments and verification actions arising from the justification processes.

3. Management and accounting of other income

• Issue the corresponding invoices to public and private bodies in accordance with agreements, contracts or services provided.

• Manage and resolve issues related to invoicing.

• Account for the organisation's income and monitor it.

• Carry out the control and reconciliation of debtor balances.

• Manage the monitoring of collections and claims, where applicable.

• Prepare and keep up to date the monitoring tables for the customer and other debtor portfolio.

4. Accounting and administrative support

• Carry out accounting and bank reconciliations.

• Manage bank payments according to established procedures.

• Support the accounting team in the monthly and annual closing processes.

• Collaborate in the preparation of external audits and internal review processes.

• Support the finance area during periods of absence, reinforcement or exceptional service needs.

These duties are carried out using the NAVISION management system, in a demanding environment subject to compliance with the SII (Immediate Supply of Information) and with a high volume of operations linked to the management and justification of grants.

EUR 24,486 per year

WORKING CONDITIONS

• Workplace: Sant Boi de Llobregat

• Working hours: Full-time, 38 hours/week

• Schedule: Monday and Wednesday from 08:00 to 17:00 and Tuesday, Thursday and Friday from 08:00 to 15:00.

• Type of contract: Permanent

• Salary range: €24,486.30 gross per year (12 payments)

• Start date: Immediate

full-time

temporary

Dept. Accounting

Qualification

• Higher Level Training Cycle in Administration and Finance or equivalent.

Additional training

• Public grant management.

• Administrative legislation and procedure.

• Advanced office software skills (advanced Excel)

• Knowledge of management ERP systems (experience with Microsoft Dynamics NAV / Navision and Business Intelligence will be valued).

Experience

• Minimum 2 years in administrative management of public grants or funded projects.

• Experience in preparing economic justifications.

• Experience in budget monitoring and document control.

Other

• Ability to organise and manage different files simultaneously.

• Rigour in handling documentation.

• Focus on meeting deadlines.

Skills

• Planning and organisation.

• Concern for order, quality and rigour.

• Analytical skills.

• Communication.

• Teamwork and cooperation.

• Flexibility and change management.

• Attention to detail.

• Responsibility and autonomy.

The Germà Tomàs Canet Foundation is an organisation committed to equal opportunities and non-discrimination on the grounds of gender, age, marital status, ethnic origin, religion or sexual orientation. The Foundation respects and fosters a working environment that promotes diversity and the inclusion of people with disabilities.

La Fundació Germà Tomàs Canet de l'Orde Hospitalari de Sant Joan de Déu, és una entitat sense afany de lucre que té per missió acompanyar a persones en situació de vulnerabilitat i risc d'exclusió social a través de la gestió de programes i serveis per a la millora de la qualitat de vida i integració social.

Actualment, està en cerca d'un/a Auxiliar Comptable de Subvencions i altres ingressos. La missió d’aquesta posició és gestionar administrativament i comptablement els expedients de subvencions públiques i privades, garantint el compliment dels requisits econòmics i documentals de les convocatòries, així com la seva correcta execució, seguiment, justificació i auditoria, coordinant-se amb les diferents àrees de l'organització per assegurar la captació i aplicació adequada dels recursos subvencionats.

En dependència de la Coordinació de l’Àrea, les seves responsabilitats són:

1. Gestió de subvencions

• Elaborar i mantenir actualitzat el calendari anual de subvencions públiques i privades, assegurant el seguiment dels terminis de sol·licitud, execució i justificació.

• Analitzar les bases reguladores, convenis i requisits de les convocatòries per garantir-ne el correcte compliment administratiu i econòmic de les justificacions.

• Coordinar-se amb les diferents àrees i serveis de l'entitat per assegurar l'execució dels projectes d'acord amb les condicions establertes pels organismes finançadors.

• Comptabilitzar despeses i ingressos vinculats als projectes subvencionats.

• Donar suport al seguiment econòmic dels projectes i verificar la correcta imputació de les despeses subvencionables.

• Controlar, organitzar i custodiar la documentació justificativa (física i digital) generada durant l'execució dels projectes.

• Donar suport al seguiment dels requeriments, resolucions i comunicacions dels organismes finançadors respecte a les justificacions.

• Mantenir la relació amb administracions públiques, entitats privades finançadores, auditors, assessors i altres agents implicats en el cicle de gestió de les justificacions de subvencions.

2. Justificació de subvencions

• Verificar l'elegibilitat de les despeses imputades als projectes subvencionats mitjançant la revisió de factures, contractes, justificants de pagament i altra documentació acreditativa.

• Preparar els comptes justificatius econòmics i la documentació requerida per a cada convocatòria.

• Preparar la documentació requerida en els processos d'auditoria econòmica dels projectes que legalment o contractualment ho requereixin.

• Donar suport a la presentació de les justificacions davant dels organismes corresponents.

• Atendre requeriments, esmenes i actuacions de verificació derivats dels processos de justificació.

3. Gestió i comptabilització d'altres ingressos

• Emetre les factures corresponents als organismes públics i privats d'acord amb els concerts, convenis, contractes o serveis prestats.

• Gestionar i resoldre les incidències relacionades amb la facturació.

• Comptabilitzar els ingressos de l'entitat i fer-ne el seguiment.

• Realitzar el control i conciliació dels saldos deutors.

• Gestionar el seguiment de cobraments i reclamacions, si escau.

• Elaborar i mantenir actualitzats els quadres de seguiment de la cartera de clients i altres deutors.

4. Suport comptable i administratiu

• Realitzar conciliacions comptables i bancàries.

• Gestionar pagaments bancaris segons els procediments establerts.

• Donar suport a l'equip de comptabilitat en els processos de tancament mensual i anual.

• Col·laborar en la preparació d'auditories externes i processos de revisió interna.

• Donar suport a l'àrea econòmica en períodes d'absència, reforç o necessitats excepcionals del servei.

Aquestes funcions es desenvolupen utilitzant el sistema de gestió NAVISION, en un entorn exigent subjecte al compliment del SII (Subministrament Immediat d’Informació) i amb un elevat volum d’operacions vinculades a la gestió i justificació de subvencions.

EUR 24,486 per year

CONDICIONS LABORALS

• Lloc de treball: Sant Boi de Llobregat

• Jornada: Completa 38h/setmana

• Horari: Dilluns i dimecres de 08:00 a 17:00 i dimarts, dijous i divendres de 08:00 a 15:00.

• Tipus de contracte: Indefinit

• Rang salarial: 24.486,30€ bruts anuals (12 pagues)

• Incorporació: Immediata

full-time

temporary

Dept. Comptabilitat

Titulació

• CFGS en Administració i Finances o equivalent.

Formació complementària

• Gestió de subvencions públiques.

• Legislació i procediment administratiu.

• Ofimàtica avançada (Excel avançat)

• Coneixements d'ERP de gestió (es valorarà experiència amb Microsoft Dynamics NAV / Navision i Business Intelligence).

Experiència

• Mínim 2 anys en gestió administrativa de subvencions públiques o projectes finançats.

• Experiència en preparació de justificacions econòmiques.

• Experiència en seguiment pressupostari i control documental.

Altres

• Capacitat d'organització i gestió simultània de diferents expedients.

• Rigor en el tractament de la documentació.

• Orientació al compliment de terminis.

Competències

• Planificació i organització.

• Preocupació per l'ordre i la qualitat i el rigor.

• Capacitat analítica.

• Comunicació.

• Treball en equip i cooperació.

• Flexibilitat i gestió del canvi.

• Orientació al detall.

• Responsabilitat i autonomia.

La Fundació Germà Tomàs Canet és una organització compromesa amb la igualtat d’oportunitats i la no discriminació per raons de gènere, edat, estat civil, origen ètnic, religió o orientació sexual. La Fundació respecta i desenvolupa un entorn laboral que promou la diversitat i la inclusió de les persones amb discapacitat.