Administration Manager | Hotel Vincci Consulado de Bilbao 4*

The Administration Manager will be responsible for accurately reflecting the financial status of Hotel Vincci Consulado de Bilbao, coordinating all administrative and personnel matters to ensure truthful information is provided to the Corporate Office.
They will also be responsible for ensuring compliance with the procedures, indicators, and objectives of the Administration department.

• Cash and bank control and reconciliation.
• Accounting for invoices, payments, and direct debits.
• Management and control of credits and outstanding balances.
• Preparation and control of payments, payroll, and final settlements.
• Administrative personnel management: hires, terminations, contracts, payroll, incidents, and coordination with Social Security.
• Control of shifts, vacations, absenteeism, and staff support.
• Coordination with the mutual insurance company and management of workplace accidents.
• Occupational Risk Prevention: organizing courses, reporting accidents, and monitoring assessments.
• Compliance and collaboration with the Environmental and Energy Management Systems.
• Oversight of compliance with the Compliance System to avoid labor and administrative liabilities.

• Conditions according to the collective bargaining agreement.
• Flexible start time.
• Continuous working day in summer.
• "Vincci\&GO" Internal Promotion Program to foster professional development within the chain.

permanent

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Bilbao

September 2026

• Degree in Business Administration and Management.
• Minimum 3 years of experience as an Administration Manager.
• Advanced proficiency in office software tools.
• Experience managing budgets and accounting management programs.
• Experience in personnel management.
• Knowledge of English is a plus.

• Teamwork and effective communication.
• Strong focus on internal customer service.
• Analytical skills and numerical aptitude.
• Problem solving.

Internal: Daily contact with corporate Administration and Human Resources departments, Hotel Management, other Administration and Department Heads, and the work team.

External: Suppliers, temporary employment agencies, candidates, travel agencies, subcontractors, and occupational risk prevention companies.

Vincci Hoteles is a leading chain in the 4 and 5-star hotel sector, with a strong commitment to quality, innovation, and sustainable development.

We offer a dynamic work environment, with real opportunities for professional growth and a team culture based on equality, camaraderie, and a passion for excellence.

If you are looking for a place to learn, grow, and enjoy your work, Vincci Hoteles is the place for you!

El/la Jefe/a de Administración será responsable de reflejar con precisión el estado financiero del Hotel Vincci Consulado de Bilbao, coordinando todos los aspectos administrativos y de personal para garantizar una información veraz a la Oficina Corporativa.
Será también el encargado/a de asegurar el cumplimiento de los procedimientos, indicadores y objetivos del departamento de Administración.

• Control y conciliación de caja y bancos.
• Contabilización de facturas, pagos y domiciliaciones bancarias.
• Gestión y control de créditos y saldos pendientes.
• Elaboración y control de pagos, nóminas y finiquitos.
• Gestión administrativa de personal: altas, bajas, contratos, nóminas, incidencias y coordinación con Seguridad Social.
• Control de turnos, vacaciones, absentismo y atención al personal.
• Coordinación con mutua y gestión de accidentes laborales.
• Prevención de Riesgos Laborales: organización de cursos, comunicación de accidentes, y seguimiento de evaluaciones.
• Cumplimiento y colaboración en los Sistemas de Gestión Ambiental y Energética.
• Supervisión del cumplimiento del Sistema de Compliance para evitar responsabilidades laborales y administrativas.

• Condiciones según convenio.
• Horario de entrada flexible.
• Jornada intensiva en verano.
• Programa de Promoción Interna "Vincci\&GO" para fomentar el desarrollo profesional dentro de la cadena.

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Bilbao

Septiembre 2026

• Grado en Administración y Dirección de Empresas.
• Mínimo 3 años de experiencia como responsable de Administración.
• Nivel avanzado en herramientas de ofimática.
• Experiencia en manejo de presupuestos y programas de gestión contable.
• Experiencia en gestión de personal.
• Valorable conocimiento de inglés.

• Trabajo en equipo y comunicación efectiva.
• Alta orientación al cliente interno.
• Capacidad analítica y habilidad numérica.
• Resolución de problemas.

Internas: Contacto diario con Departamentos de Administración y Recursos Humanos corporativos, Dirección del Hotel, otros Jefes/as de Administración y Departamento, y equipo de trabajo.

Externas: Proveedores, empresas de trabajo temporal, candidatos, agencias de viajes, empresas subcontratadas y empresas de prevención de riesgos laborales.

Vincci Hoteles es una cadena líder en el sector hotelero de 4 y 5 estrellas, con un fuerte compromiso con la calidad, innovación y desarrollo sostenible.

Ofrecemos un ambiente de trabajo dinámico, con oportunidades reales de crecimiento profesional y una cultura de equipo basada en la igualdad, el compañerismo y la pasión por la excelencia.

¡Si buscas un lugar para aprender, crecer y disfrutar de tu trabajo, Vincci Hoteles es tu sitio!