International Administrative Assistant

We are looking for an International Administrative Assistant. The main mission will be to provide administrative and operational support to the International Area, performing document management tasks, information recording, and process tracking in corporate systems, in order to contribute to the proper development of international commercial and logistics operations.

Main responsibilities:

• Manage and update key international business information in SAP and corporate platforms.
• Handle documentation related to international trade operations, ensuring proper traceability.
• Coordinate administrative processes related to orders, invoicing, transportation, and logistics.
• Monitor the status of orders and shipments, anticipating issues and supporting their resolution.
• Ensure the integrity and updating of databases and operational records.
• Collaborate cross-functionally with clients, logistics providers, and internal departments to optimize processes.
• Promote efficient document management by organizing physical and digital files.
• Generate reports and administrative indicators to support activity monitoring.
• Contribute to the continuous improvement of administrative processes related to the international business.
• Ensure compliance with procedures, internal regulations, and good operational practices.

In addition to working in a dynamic environment, we offer benefit programs designed for the people who make up our teams, providing a balance both inside and outside the organization:

• Training and development: at Hefame, we are committed to the ongoing growth and development of our teams. We believe in training at all levels, with personalized plans for each person.
• Internal growth opportunities: We foster internal promotion and career development within the company. We want our people to advance and build their professional careers with us.
• We offer a Flexible Compensation Plan that allows you to customize your salary to fit your needs.
• We care about the well-being of the people in our organization with programs that promote a healthy lifestyle: coaching and psychology services, sports activities, volunteering, solidarity initiatives, etc.

At Hefame, we work day after day to continue leading the distribution of medicines and health products.

We are more than a benchmark company in logistics; we add value to the pharmaceutical sector, developing products and services to meet the needs of our partners and new customers.

Our commitment to health, transparency, and sustainability drives us to continue on the path to excellence. To achieve this, we are looking for innovative, talented people willing to become part of the engine of growth and transformation in the pharmaceutical sector.

Join Hefame and grow with us. We are waiting for you to build a successful future together!

Estamos en búsqueda de un/a Auxiliar Administrativo/a Internacional. La misión principal será prestar apoyo administrativo y operativo al Área Internacional, realizando tareas de gestión documental, registro de información y seguimiento de procesos en los sistemas corporativos, con el fin de contribuir al correcto desarrollo de las operaciones comerciales y logísticas internacionales.

Principales responsabilidades :

• Administrar y actualizar información clave de negocio internacional en SAP y plataformas corporativas.
• Gestionar la documentación asociada a operaciones de comercio internacional, asegurando su correcta trazabilidad.
• Coordinar procesos administrativos vinculados a pedidos, facturación, transporte y logística.
• Monitorizar el estado de pedidos y expediciones, anticipando incidencias y apoyando en su resolución.
• Garantizar la integridad y actualización de bases de datos y registros operativos.
• Colaborar de forma transversal con clientes, proveedores logísticos y áreas internas para optimizar procesos.
• Impulsar una gestión documental eficiente mediante la organización de archivos físicos y digitales.
• Generar reportes e indicadores administrativos para apoyar el seguimiento de la actividad.
• Contribuir a la mejora continua de los procesos administrativos vinculados al negocio internacional.
• Asegurar el cumplimiento de procedimientos, normativas internas y buenas prácticas operativas.

Además de trabajar en un entorno dinámico, contamos con programas de beneficios destinados a las personas que conforman nuestros equipos, proporcionando un equilibrio tanto dentro como fuera de la organización:

• Formación y desarrollo: en Hefame estamos comprometidos con el crecimiento y desarrollo continuo de nuestros equipos. Apostamos por la formación a todos los niveles, con planes específicos por persona.
• Oportunidades de crecimiento interno: Fomentamos el crecimiento interno y la promoción dentro de la empresa. Esperamos que nuestras personas avancen y desarrollen sus carreras profesionales con nosotros.
• Contamos con un plan de Retribución Flexible que te permite configurar un salario a la carta adaptado a tus necesidades.
• Nos preocupamos por el bienestar de las personas de nuestra organización con programas que promueven un estilo de vida saludable: servicio de coaching y psicología, actividades deportivas, voluntariado, actividades solidarias, etc.

En Hefame trabajamos día a día para seguir liderando la distribución de medicamentos y artículos de parafarmacia a oficinas de farmacia de toda España.

Somos más que una empresa de referencia en logística; aportamos un valor añadido al sector farmacéutico, desarrollando productos y servicios para dar respuesta a las necesidades de nuestros socios y nuevos consumidores.

Nuestro compromiso con la salud, la transparencia y la sostenibilidad nos impulsa a seguir el camino hacia la excelencia. Para ello, buscamos personas innovadoras, con talento y que estén dispuestas a convertirse en parte del motor del crecimiento y la transformación del sector farmacéutico.

Únete a Hefame y crece con nosotros. ¡Te estamos esperando para construir un futuro exitoso junt@s!