Maintenance Administrative Intern

Company description

SLS Barcelona, a five-star urban resort of extraordinary experiences, brings a new variety of glamour, indulgence, and excellence by the sea to Barcelona's Port Fòrum coastal district. Here, the distinctive characteristics of SLS (playful atmosphere, VIP treatment, and theatrical experiences) combine with idyllic views to create a luxurious setting for the extraordinary to unfold. As the only 5-star hotel in the city featuring a terrace in every room (471 in total), SLS Barcelona encompasses it all in its delight, offering a variety of exclusive amenities including rooftop restaurants and bars, three swimming pools, a spacious 800-square-meter ballroom with abundant natural light, breakout rooms for meetings of all sizes, a rejuvenating spa, and a state-of-the-art gym. Say goodbye to the ordinary and hello to the extraordinary!

Job description

Under the supervision of the Facilities Director and the Maintenance Manager, you will provide administrative support to the department, ensuring the correct management, tracking, and closing of orders and their corresponding documentation. Your main responsibilities will be:

• Generate and process purchase orders for the Maintenance department in accordance with identified needs and the hotel's internal procedures.

• Track orders from creation to delivery, maintaining fluid communication with suppliers and the internal team.

• Verify order status, expected delivery dates, and possible incidents, performing the necessary follow-up until full resolution.

• Coordinate with suppliers and involved departments to ensure that requested materials and services are received correctly.

• Register and update order information in the Adaco system, ensuring that receipts are correctly recorded and finalized.

• Keep documentation associated with each order organized and up to date, including quotes, purchase orders, delivery notes, and any other necessary documentation, in accordance with the department's internal filing system.

• Check that each order is completely closed, both at a documentary and administrative level, avoiding pending orders or unregistered documentation.

• Keep internal records related to orders, suppliers, and department purchases up to date.

• Provide support in the preparation of reports and tracking lists, providing the team with an updated view of the status of pending and completed orders.

• Collaborate in the improvement and organization of the department's internal administrative processes, especially regarding order control and traceability.

Requirements

SLS Barcelona, un resort urbano de cinco estrellas de experiencias extraordinarias, trae una nueva variedad de glamour, indulgencia y excelencia junto al mar al distrito costero del Port Fòrum de Barcelona. Aquí, las características distintivas de SLS (ambiente lúdico, trato VIP y experiencias teatrales) se combinan con vistas idílicas para crear un escenario lujoso para que se desarrolle lo extraordinario. El único hotel de 5 estrellas de la ciudad que cuenta con una terraza en cada habitación (471 en total), SLS Barcelona lo abarca todo en su deleite, ofreciendo una variedad de comodidades exclusivas que incluyen restaurantes y bares en la azotea, tres piscinas, un amplio salón de baile de 800 metros cuadrados con abundante luz natural, salas de descanso para reuniones de todos los tamaños, un spa rejuvenecedor y un gimnasio de última generación. ¡Dile adiós a lo ordinario y hola a lo extraordinario!

Bajo la supervisión del Director de Facilities y del Manager de Mantenimiento, darás soporte administrativo al departamento, asegurando la correcta gestión, seguimiento y cierre de los pedidos y su correspondiente documentación. Tus principales responsabilidades serán:

• Generar y tramitar las órdenes de pedido del departamento de Mantenimiento de acuerdo con las necesidades identificadas y los procedimientos internos del hotel.

• Realizar el seguimiento de los pedidos desde su creación hasta su entrega, manteniendo una comunicación fluida con proveedores y con el equipo interno.

• Verificar el estado de los pedidos, fechas previstas de entrega y posibles incidencias, realizando el seguimiento necesario hasta su completa resolución.

• Coordinar con los proveedores y departamentos implicados para asegurar que los materiales y servicios solicitados sean recibidos correctamente.

• Registrar y actualizar la información de los pedidos en el sistema Adaco, asegurando que las recepciones queden correctamente registradas y finalizadas.

• Mantener organizada y actualizada la documentación asociada a cada pedido, incluyendo presupuestos, órdenes de compra, albaranes y cualquier otra documentación necesaria, de acuerdo con el sistema de archivo interno del departamento.

• Comprobar que cada pedido quede completamente cerrado, tanto a nivel documental como administrativo, evitando pedidos pendientes o documentación sin registrar.

• Mantener actualizados los registros internos relacionados con pedidos, proveedores y compras del departamento.

• Dar soporte en la preparación de informes y listados de seguimiento, facilitando al equipo una visión actualizada del estado de los pedidos pendientes y finalizados.

• Colaborar en la mejora y organización de los procesos administrativos internos del departamento, especialmente en lo relacionado con el control y trazabilidad de los pedidos.