Warehouse and Workshop Administrative Assistant with German

Responsibilities

• Shipping processing: issuing delivery notes, transport documents (CMR, consignment notes) and coordinating with transport agencies.
• Export/import documentation: managing the customs documentation required for shipping materials and machinery to international project sites (DUA, certificates of origin, official packing lists).
• Reverse logistics control: administrative recording of site returns, reconciling entries logged by the warehouse keeper with the original delivery notes to detect losses or discrepancies.
• Purchase order management: processing requests for materials or spare parts required by the workshop or project sites, issuing purchase orders to suppliers.
• Support for sites and staff: acting as the administrative point of contact for receiving material requests and tracking the status of shipments.

Requirements

• Intermediate or higher vocational qualification in Administration / Logistics and Transport
• Previous experience with inventory management ERPs (SAP, Navision, Sage, etc.) and proficiency in Excel.

• Previous experience in a similar role is highly valued
• Intermediate/advanced English, and knowledge of German is highly valued

What we offer

• Stability: permanent contract and long-term commitment.
• Salary commensurate with experience and qualifications (€24,000 - €28,000 gross/year).
• Flexible compensation: tailored benefits plan (transport card, meal card, childcare vouchers, etc.).
• Continuous training plan (languages, technical skills and soft skills).
• Working in an international environment participating in large-scale projects that contribute to the sustainable development of the energy sector.

EUR 24,000–28,000 per year

• Flexible working hours with start times between 8:00 and 9:00. Lunch break of 30 minutes to 1 hour (between 1:00 PM and 3:00 PM). Departure from 5:00 PM onwards (upon completing the 8-hour 30-minute working day). Every Friday of the year is a continuous working day (8:00 AM - 2:00 PM). July and August are continuous working days from Monday to Friday.

full-time

permanent

on-site

Funciones

• Tramitación de envíos: emisión de albaranes, documentos de transporte (CMR, cartas de porte) y coordinación con agencias de transporte.
• Documentación de exportación/importación: gestión de la documentación aduanera necesaria para el envío de material y maquinaria a obras internacionales (DUA, certificados de origen, Packing Lists oficiales).
• Control de logística inversa: registro administrativo de las devoluciones de obra, conciliando las entradas registradas por el almacenero con los albaranes de origen para detectar pérdidas o desviaciones.
• Gestión de pedidos de compra: procesar las solicitudes de materiales o repuestos que requiere el taller o las obras, emitiendo las órdenes de compra a proveedores.
• Soporte a obras y personal: ser el punto de contacto administrativo para recibir requerimientos de material y dar seguimiento al estado de los envíos.

Requisitos

• Grado medio/superior en Administración / Logística y Transporte
• Experiencia previa con ERPs de gestión de stock (SAP, Navision, Sage, etc.) y dominio de Excel.

• Muy valorable experiencia previa en un puesto similar
• Inglés intermedio/alto y muy valorable conocimientos de alemán

Se ofrece

• Estabilidad: contrato indefinido y compromiso a largo plazo.
• Salario acorde a experiencia y titulación (24.000€ - 28.000€ brutos/año).
• Retribución Flexible: Plan de compensación a medida (tarjeta transporte, tarjeta comida, cheques guardería, etc.).
• Plan de formación continua (idiomas, habilidades técnicas y soft skills).
• Trabajar en un entorno internacional participando en proyectos de gran escala que contribuyen al desarrollo sostenible del sector energético.

EUR 24,000–28,000 per year

• Horario flexible con entrada entre las 8:00 y las 9:00. Pausa para comer de entre 30 min y 1 hora (entre las 13:00h y las 15:00h). La salida es a partir de las 17:00h (al completar la jornada de 8h 30m). Todos los viernes del año jornada intensiva (08:00-14:00h). Julio y agosto jornada intensiva de lunes a viernes.

full-time

permanent

on-site