Academic Secretariat Technician

Grupo Planeta

We are Spain's leading editorial and communications group, family-owned, that leads a broad offering serving culture, education, information and audiovisual entertainment, with a presence in more than 20 countries, connecting with 25 million people every day. All Grupo Planeta professionals and companies share principles based on people, ethics, quality and excellence at work.

We invite you to get to know us!

Job description

At Grupo Planeta we are looking for an Academic Secretariat Technician to join the PlanetaFP team within our Planeta Formación y Universidades division.

At PlanetaFP we specialize in Online Vocational Training, and we are looking for someone to join our Academic Secretariat team. This area is key to the administrative and document management of students, the custody of records, and the processing of official academic procedures at our center.

What would your main duties be?

Academic and administrative management:

Management of student admissions, enrollment, transfers, and withdrawals.

Reviewing, validating, and safeguarding access documentation, as well as keeping academic records up to date.

Managing official center procedures: credit recognition, degree equivalences, and qualifications.

Preparing documentation required by the Educational Administration and ensuring compliance with current regulations.

Preparing reports, academic statistics, and periodic internal reports.

Student and family support:

Providing clear information on procedures, regulations, calendars, and academic processes.

Handling in-person, telephone, and email inquiries, managing requests and incidents.

What do we offer?

Temporary full-time contract.

You will be able to develop professionally thanks to our training plans and internal talent development.

If you think this is your job opportunity, we encourage you to apply and become part of our team!

What would we like to see on your CV?

Education: Higher Level Vocational Training in Administration or similar.

Experience: In academic administration (preferably in vocational training or regulated centers). Experience in customer service and simultaneous administrative management.

Knowledge: Applicable educational regulations (Spanish education system).

Tools: Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, etc.). Experience with educational tools is valued.

Languages: High level of Catalan and Spanish (oral and written).

Organizational skills and ability to manage multiple tasks, with attention to detail and precision.

Confidentiality and ability to handle sensitive information with discretion.

Empathy and communication skills, able to interact clearly and warmly with students and families.

Ability and willingness to adapt to regulatory and technological changes.

And above all, we are looking for someone with a desire to work as part of a team, who values continuous learning and wants to grow with us in a professional, close, and dynamic environment.

Grupo Planeta offers equal opportunities. We are committed to treating all applications equally based on their skills, achievements, and experience, regardless of race, nationality, sex, age, disability, sexual orientation, gender identity, or any other classification protected by law.

Grupo Planeta

Somos el primer grupo editorial y de comunicación español, de capital familiar, que lidera una amplia oferta al servicio de la cultura, la formación, la información y el entretenimiento audiovisual, con presencia en más de 20 países, conectando con 25 millones de personas cada día. Todos los profesionales y empresas del Grupo Planeta compartimos unos principios que tienen como base las personas, la ética, la calidad y la excelencia en el trabajo.

¡Te invitamos a conocernos!

Descripción de la oferta

Desde Grupo Planeta estamos buscando a un/a Técnico/a de Secretaría Académica para formar parte del equipo de PlanetaFP de nuestra división Planeta Formación y Universidades.

En PlanetaFP nos especializamos en la Formación Profesional Online, y buscamos una persona para incorporarse a nuestro equipo de Secretaría Académica. Esta área es clave para la gestión administrativa y documental del alumnado, la custodia de los expedientes, y la tramitación de los procesos académicos oficiales de nuestro centro.

¿Cuáles serían tus principales funciones?

Gestión académica y administrativa:

Gestión de admisiones, matrículas, traslados y bajas del alumnado.

Revisar, validar y custodiar la documentación de acceso, así como mantener actualizados los expedientes académicos.

Gestionar procesos oficiales del centro: convalidaciones, homologaciones, equivalencias y titulaciones.

Preparar documentación requerida por la Administración Educativa y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.

Elaborar informes, estadísticas académicas y reportes periódicos internos.

Atención al alumnado y familias:

Ofrecer información clara sobre trámites, normativas, calendarios y procesos académicos.

Atender consultas presenciales, telefónicas o por correo electrónico, gestionando solicitudes e incidencias.

¿Qué ofrecemos?

Contrato temporal a jornada completa.

Podrás desarrollarte profesionalmente gracias a nuestros planes de formación y desarrollo de talento interno.

Si crees que es tu oportunidad laboral, ¡Te animamos a inscribirte y formar parte de nuestro equipo!

¿Qué nos gustaría ver en tu CV?

Formación: Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración o similar.

Experiencia: En administración académica (preferiblemente FP o centros reglados).Experiencia en atención al público y gestión administrativa simultánea

Conocimientos: Normativa educativa aplicable (sistema educativo español).

Herramientas: Paquete Office (Word, Excel, Outlook, etc.).Se valora experiencia con herramientas educativas.

Idiomas: Nivel alto de catalán y castellano (oral y escrito).

Capacidad de organización y gestión de múltiples tareas, con atención al detalle y precisión.

Confidencialidad y saber manejar información sensible con discreción.

Empatía y habilidades comunicativas, capaz de interactuar de forma clara y cercana co el alumnado y las famílias.

Capacidad y disposición para adaptarse a cambios normativos y tecnológicos.

Y, sobre todo, buscamos una persona con ganas de trabajar en equipo, que valore el aprendizaje continuo y desee crecer junto a nosotros en un entorno profesional, cercano y dinámico.

En Grupo Planeta ofrecemos igualdad de oportunidades. Nos comprometemos a tratar todas las candidaturas por igual en función de sus capacidades, logros y experiencia independientemente de su raza, nacionalidad, sexo, edad, discapacidad, orientación sexual, identidad de género o cualquier otra clasificación protegida por la ley.