Document Management Specialist (Temporary Contract)

We are looking for a Document Management Specialist for Huelva with a 6-month temporary contract.

You will be responsible for overseeing the entire document lifecycle, from creation and storage to retrieval and subsequent disposal. Your role will contribute to the smooth operation of our business processes, ensuring that information is accurate, accessible, and secure.

What will you do?

• Oversee the document lifecycle, ensuring their review, approval, distribution, and preservation in accordance with deadlines and regulations.
• Conduct document audits, identify opportunities for improvement, and resolve issues related to document management processes and systems.
• Train and support employees in document management procedures, promoting best practices.
• Coordinate external providers for document digitization, archiving, and secure disposal services.
• Keep document management processes up to date, incorporating improvements and new technologies in the sector.
• Be proficient in document management tools and systems, applying criteria of quality, organization, and regulatory compliance.
• Demonstrate skills in organization, communication, analysis, problem-solving, teamwork, and the ability to manage multiple priorities.

• Being part of a leading multinational company in the sector.

• 6-month temporary contract with the possibility of becoming permanent.

• Flexibility.

• Professional growth.

full-time

fixed-term

As a leader in ecological transformation, at Veolia we offer solutions for the efficient management of water, waste, and energy services, driving sustainable development in cities, industries, and agriculture.

We work primarily in three major areas: water💧,  offering solutions for both urban and industrial management; waste ♻ transforming it into new resources, and energy 🔋improving efficiency and reducing consumption and emissions in buildings, industries, and cities.

Administrative support

• Education: Degree or Bachelor's in Information Management, Library Science, or Engineering (Chemical, Environmental, or related fields) with a technical profile.

• Experience: Minimum 3-5 years in document management or quality roles in industrial environments, preferably in treatment plants.

Demonstrated experience as a document management specialist or in a similar role. Knowledge of document management standards and protocols.

• Skills: Advanced knowledge of document management systems (EDMS), quality standards (ISO), and familiarity with water treatment operational processes.

• Languages: High level of technical English, essential for managing international documentation.

At Veolia, we know that professionals are the foundation of our corporate identity and our achievements. That is why we promote their integration with a firm commitment to equality between men and women, sharing our corporate culture, experience, and best practices.

What unites our employees is the passion and excellence with which we work every day to protect the environment and ensure access to water. Together, we build a greener and more inclusive present.

If you want to be part of this team and take on this great challenge, do not hesitate to apply for this position!

As an inclusive company, Veolia is committed to diversity and values all applications without discrimination.

Estamos buscando a un/a Especialista en Gestión Documental para Huelva con contratación temporal de 6 meses.

Serás responsable de supervisar todo el ciclo de vida de los documentos, desde su creación y almacenamiento hasta su recuperación y posterior eliminación. Tu función contribuirá al buen funcionamiento de nuestros procesos empresariales, garantizando que la información sea precisa, accesible y segura.

¿Qué harás?

• Supervisar el ciclo de vida de los documentos, asegurando su revisión, aprobación, distribución y conservación conforme a los plazos y la normativa.
• Realizar auditorías documentales, detectar oportunidades de mejora y resolver incidencias relacionadas con los procesos y sistemas de gestión documental.
• Formar y dar soporte a los empleados en procedimientos de gestión documental, promoviendo las mejores prácticas.
• Coordinar proveedores externos para servicios de digitalización, archivo y destrucción segura de documentos.
• Mantener actualizados los procesos de gestión documental, incorporando mejoras y nuevas tecnologías del sector.
• Utilizar con soltura herramientas y sistemas de gestión documental, aplicando criterios de calidad, organización y cumplimiento normativo.
• Demostrar habilidades de organización, comunicación, análisis, resolución de problemas, trabajo en equipo y capacidad para gestionar múltiples prioridades.

• Ser parte de una empresa multinacional líder en el sector.

• Contrato temporal de 6 meses con posibilidad de indefinido.

• Flexibilidad.

• Crecimiento profesional.

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fixed-term

Como referente de la transformación ecológica, en Veolia ofrecemos soluciones para la gestión eficiente de las actividades de agua, residuos y energía, impulsando el desarrollo sostenible de las ciudades, industrias y agricultura.

Trabajamos principalmente en tres grandes áreas: agua💧,  ofreciendo soluciones tanto en gestión urbana como industrial; residuos ♻ transformándolos en nuevos recursos, y energía 🔋mejorando la eficiencia y reduciendo el consumo y las emisiones en edificios, industrias y ciudades.

Administrative support

• Formación: Grado o Licenciatura en Gestión de la Información, Biblioteconomía, o Ingeniería (Química, Ambiental o afines) con perfil técnico.

• Experiencia: Mínimo 3-5 años en puestos de gestión documental o calidad en entornos industriales, preferiblemente en plantas de tratamiento.

Experiencia laboral demostrada como especialista en gestión documental o en un puesto similar. Conocimiento de las normas y protocolos de gestión documental.

• Competencias: Conocimiento avanzado de sistemas de gestión documental (EDMS), normativas de calidad (ISO) y familiaridad con los procesos operativos de tratamiento de aguas.

• Idiomas: Nivel alto de inglés técnico, esencial para la gestión de documentación internacional.

En Veolia, sabemos que los/as profesionales son el pilar fundamental de nuestra identidad corporativa y de nuestros logros. Por eso, promovemos su integración desde un firme compromiso con la igualdad entre hombres y mujeres, compartiendo nuestra cultura corporativa, experiencia y buenas prácticas.

Lo que nos une a los/as empleados/as es la pasión y la excelencia con la que trabajamos cada día para proteger el medio ambiente y garantizar el acceso al agua. Juntos, construimos un presente más verde e inclusivo.

¡Si quieres formar parte de este equipo y sumarte a este gran reto, no dudes en postularte a la oferta!

Como empresa inclusiva, Veolia está comprometida con la diversidad y valora todas las solicitudes sin discriminación.