International Customer Service Administrative Assistant (English)

At Micofer, by Empatif, we are looking for an Administrative Assistant to provide support to international clients for an important company in the food sector. This is a stable and permanent position.

To ensure customer service, in a timely manner, for the shipment of product samples, and the correct receipt of them. To manage client incidents. Documentation and

management of the export of our products, ensuring compliance with export requirements.

Functions:

- To handle customer inquiries and requests.

- To register requests in the internal system and ensure their management.

- Telephone customer service

- To provide information on the status of processes or inquiries, delivery times, and possible

incidents.

- Operational management of exports and sample shipments.

- Coordination and follow-up of international shipments.

- Communication and negotiation with clients, agents, shipping companies, and/or similar.

- Identification, management, and resolution of incidents in transport processes to provide

adequate service to the client.

- Receipt of orders via telephone or email (clients and/or sales department), and integration into

the ERP

- Administrative picking of international client orders and liaison with shipping/logistics

- Documentation for/with carriers at an international level

- Follow-up of client services and commercial offers

- To resolve invoicing incidents, respecting the conditions of each client and moment, as well as

the logistics of international clients.

- Maintenance and filing of original documentation (delivery notes, invoices...)

- Coordination of samples and material necessary for attendance at trade fairs (national and

international) in which the company will participate.

- Proven experience in a similar position to the one offered.

- Advanced level of spoken and written English.

- Communication, receptiveness, effective management of work under pressure, teamwork, negotiation.

- Good attitude, good communication skills, empathy, and work-life balance.

Desde Micofer by Empatif, seleccionamos par importante empresa del sector alimentario, un/a Aux. Administrativo de soporte a clientes internacionales. Es un puesto estable y de carácter permanente.

Garantizar el servicio al cliente, en tiempo y forma, del envío de las muestras de producto, la correcta recepción de las mismas. Gestión de incidencias de los clientes. Documentación y

gestión de la exportación de nuestros productos, asegurando el cumplimiento de los requisitos para la exportación.

Funciones:

- Atender consultas y solicitudes de los clientes.

- Registrar las solicitudes en el sistema interno y asegurar su gestión.

- Atención telefónica de los clientes

- Facilitar información sobre el estado de los procesos o consultas, tiempos de entrega y posibles

incidencias.

- Gestión operativa de exportaciones y envíos de muestras.

- Coordinación y seguimiento de envíos internacionales.

- Comunicación y negociación con clientes, agentes, navieras y/o similares.

- Identificación, gestión y resolución de incidencias en los procesos de transporte para dar servicio

adecuado al cliente.

- Recepción de pedidos vía telefónica o mail (clientes y/o departamento ventas), e integración en

el ERP

- Picking administrativo de pedidos internacionales de clientes y enlace con logística expedición

- Documentación de/para transportistas a nivel internacional

- Seguimiento de los servicios a los clientes y de las ofertas comerciales

- Resolver incidencias de facturación, respetando condiciones de cada cliente y momento, así como

de logística de los clientes internacionales.

- Mantenimiento y archivo de documentación original (albaranes, facturas …)

- Coordinación de las muestras y material necesario para asistencia a ferias (nacionales e

internacionales) en las que la empresa vaya a tener asistencia.

- Experiencia demostrable en puesto similar al ofertado.

- Nivel alto inglés hablado y escrito.

- Comunicación, receptividad, gestión eficaz del trabajo bajo presión, trabajo en equipo, negociación.

- Buen talante, buenas dotes de comunicación, empatía y conciliación.