Ambulance Coordinator (Balearic Islands)

At Paul Marlex, we are collaborating with a major private hospital in the Balearic Islands that is looking to add an ambulance coordinator to its team.

General Management and Supervision:

• Responsible for organizing the medical transport team: doctors, nurses, and technicians.
• On-site daily supervision of the service.
• Clear and effective communication with staff and with the various departments of the hospital or center.
• Ensuring rapid responses to incidents or emergencies.

Human Resources Management:

• Planning and supervising staff assigned to the ambulance service (schedules, vacations, rest days, absences).
• Managing temporary hires or reinforcements as needed.
• Adapting the team to seasonal service variability:
  • Summer: high demand, 24-hour shifts, greater staffing needs.
  • Winter: lower workload, 12-hour shifts.
• Identifying training needs and proposing improvements in staff skills (annual plan of mandatory training).

Protocols and Service Organization:

• Developing and implementing clinical and non-clinical protocols.
• Ensuring all professionals work under the same methodology (uniform guidelines, protocols, and action criteria). This prevents confusion, duplication of duties, and contradictory decisions. For example: using a single criterion for dispatching an ambulance, a standardized procedure for cleaning equipment after a transfer, and clearly defined shifts and roles that must be followed.
• Updating and monitoring clinical and operational guidelines.
• Controlling and continuously improving the workflow, identifying inefficiencies (delays in ambulance departures, confusion in shift handovers, delayed emergency responses due to lack of coordination, etc.).

Material Resources Management:

• Controlling inventory, expiration dates, and stock of supplies and medication.
• Managing the warehouse to ensure availability and proper organization of materials.
• Coordinating with the pharmacy and logistics services.
• Supervising vehicle maintenance and control.

Service Evaluation and Quality Improvement:

• Preparing performance reports.
• Identifying incidents, analyzing causes, and implementing corrective actions.
• Proposing continuous improvements in the quality of care and operational performance of the service.

• Professional with experience in out-of-hospital settings.
• Knowledge of personnel management and healthcare resources.
• Ability to take on ambulance shifts.

Desde Paul Marlex estamos colaborando con un importante hospital privado de las Islas Baleares Baleares que busca incorporar a su equipo a un/a coordinadora/a de ambulancias

Gestión y Supervisión General:

• Responsable de la organización del equipo de transporte sanitario: médicos, enfermeros/as y técnicos.
• Supervisión presencial diaria del servicio.
• Comunicación clara y efectiva con el personal y con las distintas áreas del hospital o centro.
• Garantizar respuestas rápidas ante incidencias o imprevistos.

Gestión de Recursos Humanos:

• Planificación y supervisión del personal asignado al servicio de ambulancias (horarios, vacaciones, descansos, ausencias).
• Gestión de contrataciones temporales o refuerzos según las necesidades.
• Adaptación del equipo a la variabilidad estacional del servicio:
  • Verano: alta demanda, turnos de 24 horas, mayor necesidad de personal.
  • Invierno: menor carga, turnos de 12 horas.
• Identificación de necesidades formativas y propuestas de mejora en las competencias del personal (plan anual de formaciones obligatorias).

Protocolos y Organización del Servicio:

• Desarrollo y puesta en marcha de protocolos clínicos y no clínicos.
• Asegurar que todos los profesionales trabajen bajo la misma metodología (directrices, protocolos y criterios de actuación uniformes). Esto evita confusiones, duplicidad de funciones y decisiones contradictorias. Por ejemplo: uso de un criterio único para activar una ambulancia, procedimiento estandarizado para la limpieza del material tras un traslado, y turnos y roles claramente definidos que deben respetarse.
• Actualización y seguimiento de guías clínicas y operativas.
• Control y mejora continua del flujo de trabajo, identificando ineficiencias (retrasos en salidas de ambulancias, confusión en relevos de turno, retrasos en respuestas ante urgencias por falta de coordinación, etc.).

Gestión de Recursos Materiales:

• Control de inventario, caducidades y stock de suministros y medicación.
• Gestión del almacén para asegurar la disponibilidad y organización del material.
• Coordinación con farmacia y servicios logísticos.
• Supervisión del mantenimiento y control de los vehículos.

Evaluación y Mejora del Servicio: Enfoque de Calidad:

• Elaboración de informes de desempeño.
• Identificación de incidencias, análisis de causas y acciones correctivas.
• Propuestas de mejora continua en la calidad asistencial y operativa del servicio.

• Profesional con experiencia en entornos extrahospitalarios.
• Conocimientos en gestión de personal y recursos sanitarios.
• Capacidad para asumir turnos de ambulancia.