Purchasing Administrative Assistant

At Marlex we are collaborating with a company specialized in the development and execution of engineering, installation and construction projects, which is currently looking for a Purchasing Administrative Assistant to join their team on a stable basis, with the possibility of being located in Madrid or Tarragona.

What will your mission be in the company?

·Provide administrative support to the Purchasing department in the daily management of suppliers and orders.

·Manage and follow up on purchase orders, ensuring compliance with agreed deadlines and conditions.

·Contact and maintain communication with suppliers to request quotes, prices, availability and delivery times.

·Compare offers and conditions from different suppliers to support the purchasing process.

·Enter and keep updated information on orders, suppliers and references in the management system.

·Follow up on purchase orders and detect possible delays, issues or deviations.

·Manage and review delivery notes, invoices and documentation associated with the purchasing process.

·Coordinate with other internal departments, especially Administration, Finance, Warehouse and project teams.

·Keep supplier administrative documentation up to date.

·Resolve and follow up on issues related to orders, deliveries and invoicing.

·Provide support in the search and approval of new suppliers.

·Prepare and update purchasing reports and records using office tools, especially Excel.

·Participate in the improvement and optimization of administrative processes linked to the Purchasing area.

You are the ideal candidate if...

·You bring previous experience in administrative positions, especially related to Purchasing, Procurement, Supplier Administration or order management.

·You have experience following up on orders, suppliers, delivery notes and invoices.

·You work well with different contacts and suppliers.

·You have good organizational skills and the ability to follow up on different tasks simultaneously.

·You have a good command of office tools, especially Excel.

·You are an organized, methodical, resourceful and detail-oriented person.

·You have communication and negotiation skills with suppliers.

·You are a proactive person, able to work as part of a team and follow up on tasks until completion.

·Previous experience in construction, engineering, installation or industrial environments is valued.

·An English level is valued, especially for communication with international suppliers or contacts.

·Intermediate or higher vocational training in Administration, Commerce, Purchasing, Logistics or similar is valued.

What we offer:

·Stable incorporation into a consolidated company with projects ensuring continuity.

·Stable contract and long-term professional project.

·Salary around €26,000 gross per year, depending on experience and suitability for the position.

·Possibility of joining in Madrid or Tarragona.

·Integration into a professional and dynamic team.

·Possibility of professional development within the Purchasing area.

Desde Marlex estamos colaborando con una empresa especializada en el desarrollo y ejecución de proyectos de ingeniería, instalaciones y construcción, que actualmente se encuentra en búsqueda de un/a Administrativo/a de Compraspara incorporarse de manera estable a su equipo, con posibilidad de ubicación en Madrid o Tarragona.

¿Cuál será tu misión en la empresa?

·Dar soporte administrativo al departamento de Compras en la gestión diaria de proveedores y pedidos.

·Gestionar y realizar el seguimiento de pedidos de compra, asegurando el cumplimiento de plazos y condiciones acordadas.

·Contactar y mantener comunicación con proveedores para solicitar ofertas, precios, disponibilidad y plazos de entrega.

·Comparar ofertas y condiciones de diferentes proveedores para dar soporte al proceso de compra.

·Introducir y mantener actualizada la información de pedidos, proveedores y referencias en el sistema de gestión.

·Realizar el seguimiento de las órdenes de compra y detectar posibles retrasos, incidencias o desviaciones.

·Gestionar y revisar albaranes, facturas y documentación asociada al proceso de compra.

·Coordinarse con otros departamentos internos, especialmente Administración, Finanzas, Almacén y equipos de proyecto.

·Mantener actualizada la documentación administrativa de proveedores.

·Resolver y hacer seguimiento de incidencias relacionadas con pedidos, entregas y facturación.

·Dar soporte en la búsqueda y homologación de nuevos proveedores.

·Elaborar y actualizar informes y registros de compras mediante herramientas ofimáticas, especialmente Excel.

·Participar en la mejora y optimización de los procesos administrativos vinculados al área de Compras.

Eres el/la candidato/a ideal si...

·Aportas experiencia previa en posiciones administrativas, especialmente vinculadas a Compras, Aprovisionamiento, Administración de proveedores o gestión de pedidos.

·Tienes experiencia realizando seguimiento de pedidos, proveedores, albaranes y facturas.

·Te desenvuelves bien trabajando con diferentes interlocutores y proveedores.

·Cuentas con buenas habilidades organizativas y capacidad para realizar seguimiento de diferentes tareas simultáneamente.

·Tienes un buen manejo de herramientas ofimáticas, especialmente Excel.

·Eres una persona organizada, metódica, resolutiva y orientada al detalle.

·Tienes capacidad de comunicación y negociación con proveedores.

·Eres una persona proactiva, con capacidad para trabajar en equipo y realizar seguimiento de las tareas hasta su cierre.

·Valorable experiencia previa en empresas del sector construcción, ingeniería, instalaciones o entornos industriales.

·Valorable disponer de nivel de inglés, especialmente para la comunicación con proveedores o interlocutores internacionales.

·Valorable formación de Grado Medio o Superior en Administración, Comercio, Compras, Logística o similar.

Al perfil seleccionado se le ofrece:

·Incorporación estable a una empresa consolidada y con proyectos de continuidad.

·Contrato estable y proyecto profesional a largo plazo.

·Salario alrededor de 26.000 € brutos anuales, en función de experiencia y adecuación al puesto.

·Posibilidad de incorporación en Madrid o Tarragona.

·Integración en un equipo profesional y dinámico.

·Posibilidad de desarrollarse profesionalmente dentro del área de Compras.