Executive Assistant with Italian and English C1 - Multinational Bcn

We are looking for an Executive Assistant with at least 2 years of previous experience in the role, having supported directors/VP/CEO in multinational or international companies. It is essential to have a native level of Italian and an advanced (C1) level of English.

• Do you have experience as an Executive Assistant to managers/directors/VP?
• Do you speak native Italian and advanced (C1) English? Do you live in Barcelona?

Main responsibilities

• Complex agenda management, prioritizing meetings and coordination with multiple stakeholders (internal and external).
• Organization of travel (national and international) and complete logistical planning.
• Preparation of presentations, reports, and strategic documentation for committees and meetings.
• Act as a filter and communication channel for the Director, managing emails, calls, and follow-ups.
• Coordination with different departments to ensure project execution and deadlines.
• Organization of meetings, corporate events, and board committees (including minutes and follow-up).
• Confidential management of sensitive information.
• Follow-up of key projects and support in strategic initiatives.

Contract with the final company, stable position in an expanding company

Hybrid work with flexible hours and social benefits

Multinational in Barcelona

Requirements

• Minimum of 2-5 years of experience as an Executive Assistant or similar position supporting senior management.
• High proficiency in office tools (Excel, PowerPoint, Outlook).
• Excellent organizational, planning, and multitasking skills.
• High communication and interpersonal skills.
• Proactivity, discretion, and results orientation.
• Ability to work under pressure and manage changing priorities.
• High level of English (minimum C1)
• Native/high level of Italian (minimum C1)

Buscamos un perfil de Executive Assistant con experiencia previa en el rol de mínimo 2 años habiendo dado soporte a directores/VP/CEO en empresas multinacionales o internacionales. Imprescindible dominar el italiano a nivel nativo así como el ingles a nivel C1.

• ¿Tienes experiencia como Executive Assistant a managers/directores/VP?
• ¿Hablas italiano nativo e ingles C1=advanced?¿Resides en Barcelona?

Responsabilidades principales

• Gestión compleja de agenda, priorizando reuniones y coordinación con múltiples interlocutores (internos y externos).
• Organización de viajes (nacionales e internacionales) y planificación logística completa.
• Preparación de presentaciones, informes y documentación estratégica para comités y reuniones.
• Actuar como filtro y canal de comunicación del Director/a, gestionando correos, llamadas y seguimientos.
• Coordinación con diferentes departamentos para asegurar ejecución de proyectos y deadlines.
• Organización de reuniones, eventos corporativos y comités de dirección (incluyendo actas y seguimiento).
• Gestión confidencial de información sensible.
• Seguimiento de proyectos clave y apoyo en iniciativas estratégicas.

Contrato con la empresa final, posición estable en empresa en expansión

Trabajo híbrido con flexibilidad horaria asi como beneficios sociales

Multinacional en Barcelona

Requisitos

• Experiencia mínima de 2-5 años como Executive Assistant o posición similar dando soporte a alta dirección.
• Dominio alto de herramientas ofimáticas (Excel, PowerPoint, Outlook).
• Excelente capacidad de organización, planificación y multitarea.
• Altas habilidades comunicativas y de interlocución.
• Proactividad, discreción y orientación a resultados.
• Capacidad de trabajar bajo presión y gestionar prioridades cambiantes.
• Nivel alto de inglés (mínimo C1)
• Nivel nativo/alto de italiano (mínimo C1)