Administrative Assistant

PURPOSE
Provide administrative and document management support to Bureau Veritas' operational and service areas, ensuring information traceability and compliance with internal protocols. You will act as a liaison with internal clients, technical teams, and occasionally external clients. Your work ensures that inspection, certification, and testing processes have the documentation, records, and planning needed to be executed on time and in compliance.

FUNCTIONS
■ Manage documentation for contracts, offers, tenders, service files, and CAE.
■ Record, update, and safeguard data in SAP, Salesforce, and internal platforms, ensuring data integrity.
■ Support invoicing, payment tracking, and administrative reconciliation of provided services.
■ Coordinate scheduling and planning of technical activities (inspections, testing, audits) with clients and technicians.
■ Provide internal and external client support (in person, by phone, and by email), channeling requests and resolving issues.
■ Process permits, access credentials, accreditations, and assignments for technical staff at client sites or facilities.
■ Prepare operational reports, control dashboards, and reports using corporate systems.
■ Manage physical and digital filing, ensuring traceability and retention periods.
■ Handle orders, courier services, and administrative relations with area-related suppliers.
■ Provide documentary evidence for internal audits and accreditation processes.
■ Apply BV quality, confidentiality, and data protection protocols across all operations.

REQUIREMENTS
■ Vocational training or university degree in Administration, Management, Business Administration, or similar.
■ 1-3 years of desirable experience in administrative roles, preferably in technical or service environments.
■ Proficient use of office software (advanced Excel) and ERP/CRM systems (SAP, Salesforce, or equivalent).
■ Organizational skills, attention to detail, and ability to manage multiple tasks with deadlines simultaneously.
■ Communication skills, internal/external client orientation, and teamwork abilities.

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PROPÓSITO
Dar soporte administrativo y de gestión documental a las áreas operativas y de servicio de Bureau Veritas, asegurando la trazabilidad de la información y el cumplimiento de los protocolos internos. Será interlocutor/a con clientes internos, equipos técnicos y, en ocasiones, cliente externo. Su labor garantiza que los procesos de inspección, certificación y ensayo cuenten con la documentación, los registros y la planificación necesarios para ejecutarse en plazo y conformidad.

FUNCIONES
■ Gestionar documentación de contratos, ofertas, licitaciones, expedientes de servicio y CAE.
■ Registrar, actualizar y custodiar datos en SAP, Salesforce y plataformas internas, garantizando la integridad de la información.
■ Apoyar la facturación, el seguimiento de cobros y la conciliación administrativa de los servicios prestados.
■ Coordinar la planificación, agendado actuaciones técnicas (inspecciones, ensayos, auditorías) con clientes y técnicos/as.
■ Soporte al cliente interno y externo (presencial, telefónica y por correo), canalizando peticiones y resolviendo incidencias.
■ Tramitar permisos, accesos, acreditaciones y cesiones para personal técnico en obra o instalaciones del cliente.
■ Elaborar informes operativos, cuadros de control y reportes a partir de los sistemas corporativos.
■ Controlar el archivo físico y digital, asegurando trazabilidad y plazos de conservación.
■ Gestionar pedidos, mensajería y relación administrativa con proveedores asociados al área.
■ Aportar evidencias documentales en auditorías internas y procesos de acreditación.
■ Aplicar los protocolos BV de calidad, confidencialidad y protección de datos en toda la operativa.

REQUISITOS
■ Formación profesional o titulación universitaria en Administración, Gestión, ADE o similar.
■ Experiencia deseable de 1-3 años en funciones administrativas, preferiblemente en entornos técnicos o de servicios.
■ Manejo solvente de ofimática (Excel avanzado) y ERP/CRM (SAP, Salesforce o equivalentes).
■ Capacidad de organización, atención al detalle y gestión simultánea de tareas con plazos.
■ Habilidades de comunicación, orientación al cliente interno/externo y trabajo en equipo.

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