Group Coordinator - Anantara Villa Padierna Palace Benahavís Marbella Resort

Thinking about a new professional challenge at Minor Hotels Europe & Americas?

As Group Coordinator, you will be responsible for managing and coordinating groups and events at the hotel comprehensively, ensuring an excellent guest experience and compliance with the brand's quality standards.

• Participate in department briefings and group and Ten Days meetings, sharing key information for the proper operation of events.
• Internally coordinate and supervise all groups from confirmation to closing.
• Manage and update group reservations in SAP/TMS and other internal systems following established standards.
• Review contracts, files, and deposits, ensuring all documentation is properly formalized.
• Act as the main point of contact for the client once the group is confirmed.
• Ensure compliance with contractual conditions and report any incidents or modifications.
• Manage the collection and tracking of deposits and payments established in the contract.
  • Coordinate all services associated with the group or event (rooms, function spaces, catering, and ancillary services).
• Communicate the necessary operational details to the different departments for the execution of each event.
• Prepare and review group summaries, banquet event orders (BEOs), and follow-up reports.
• Coordinate and lead pre-conference meetings with the teams involved.
• Supervise the proper development of events and ensure compliance with what was agreed with the client.
• Act as a liaison between clients and operational teams during the group's stay.
• Anticipate client needs and provide advice to ensure the success of each event.
• Supervise proper billing and administrative closing of files.
• Resolve incidents and follow up on them, reporting to the appropriate managers.
• Prepare budgets and follow up on proposals when necessary.
• Identify upselling opportunities and promote cross-selling within the company.
• Participate in site inspections and internal hotel events.
• Collaborate with the sales team and provide support to other positions in the department when necessary.
• Meet established deadlines, ensuring responses to clients within a maximum of 24 hours.
• Ensure compliance with Minor Hotels and Anantara procedures, standards, and policies.

• Excellent customer service orientation and service vocation.
• Ability to organize, plan, and manage multiple projects simultaneously.
• Communication, negotiation, and interpersonal skills.
• Proactive, decisive profile with the ability to anticipate.
• Ability to work as part of a team and coordinate different departments.
• Responsible, autonomous, and highly reliable person.
• Dynamic, innovative attitude focused on results.
• Motivated to achieve goals and exceed client expectations.
• Excellent professional image and attention to detail.
• Knowledge of the hotel industry, product, brands, and competitive environment.
• Minimum of 1 year of experience in hotel operational departments.
• Higher education in Tourism or similar.
• High level of English and Spanish, both oral and written.
• Proficiency in hotel management systems and computer tools.
• Ability to adapt to schedules according to operational needs.
• Valid B1 driver's license.
• Commitment to continuous improvement and standards of excellence.

At Minor Hotels Europe & Americas, we are committed to shaping exciting careers worldwide and fostering cross-cultural experiences. Our journey is driven by the passion and dedication of our incredible teams, who also enjoy exclusive benefits such as:

• Global experience - a diversity of 150 different nationalities.
• Professional development opportunities full of national and international challenges.
• A wide range of training programs to enhance skills.
• Wellness initiatives, including flexible working conditions.
• Employee recognition programs, such as our "Memorable Dates".
• The chance to make a difference through our sustainability program and volunteering initiatives.
• Employee rates and promotions, with discounts at our hotels worldwide and exclusive advantages through our corporate loyalty program.

Thinking about your next challenge? Apply now!

Minor Hotels Europe & Americas promotes an inclusive work environment where everyone is valued and encouraged, and we warmly welcome people from all backgrounds and personal abilities.

¿Pensando en un nuevo reto profesional en Minor Hotels Europe & Americas?

Como Coordinador/a de Grupos, serás responsable de gestionar y coordinar integralmente los grupos y eventos del hotel, garantizando una experiencia excelente para el cliente y asegurando el cumplimiento de los estándares de calidad de la marca.

• Participar en los briefings del departamento y en las reuniones de grupos y Ten Days, compartiendo información clave para la correcta operativa de los eventos.
• Coordinar y supervisar internamente todos los grupos desde su confirmación hasta su cierre.
• Gestionar y actualizar reservas de grupos en SAP/TMS y otros sistemas internos siguiendo los estándares establecidos.
• Revisar contratos, expedientes y depósitos, garantizando que toda la documentación esté correctamente formalizada.
• Actuar como contacto principal del cliente una vez confirmado el grupo.
• Garantizar el cumplimiento de las condiciones contractuales e informar sobre cualquier incidencia o modificación.
• Gestionar el cobro y seguimiento de depósitos y pagos establecidos en contrato.
  • Coordinar todos los servicios asociados al grupo o evento (habitaciones, salones, restauración y servicios complementarios).
• Comunicar a los distintos departamentos los detalles operativos necesarios para la ejecución de cada evento.
• Preparar y revisar resúmenes de grupo, órdenes de servicio (BEOs) e informes de seguimiento.
• Coordinar y liderar reuniones de preconferencia con los equipos implicados.
• Supervisar el correcto desarrollo de los eventos y garantizar el cumplimiento de lo acordado con el cliente.
• Actuar como enlace entre los clientes y los equipos operativos durante la estancia del grupo.
• Anticiparse a las necesidades del cliente, asesorándole para asegurar el éxito de cada evento.
• Supervisar la correcta facturación y cierre administrativo de los expedientes.
• Resolver incidencias y realizar su seguimiento informando a los responsables correspondientes.
• Elaborar presupuestos y realizar seguimiento de propuestas cuando sea necesario.
• Detectar oportunidades de venta adicional y promover el cross-selling dentro de la compañía.
• Participar en visitas de inspección y eventos internos del hotel.
• Colaborar con el equipo comercial y dar soporte a otros puestos del departamento cuando sea necesario.
• Cumplir los plazos establecidos, garantizando respuestas a clientes en un máximo de 24 horas.
• Asegurar el cumplimiento de procedimientos, estándares y políticas de Minor Hotels y Anantara.

• Excelente orientación al cliente y vocación de servicio.
• Capacidad de organización, planificación y gestión simultánea de múltiples proyectos.
• Habilidades de comunicación, negociación y relaciones interpersonales.
• Perfil proactivo, resolutivo y con capacidad de anticipación.
• Capacidad para trabajar en equipo y coordinar diferentes departamentos.
• Persona responsable, autónoma y altamente fiable.
• Actitud dinámica, innovadora y orientada a resultados.
• Motivación por alcanzar objetivos y superar las expectativas de los clientes.
• Excelente imagen profesional y atención al detalle.
• Conocimiento del sector hotelero, producto, marcas y entorno competitivo.
• Experiencia mínima de 1 año en departamentos operativos hoteleros.
• Formación superior en Turismo o similar.
• Nivel alto de inglés y castellano, tanto oral como escrito.
• Manejo de sistemas de gestión hotelera y herramientas informáticas.
• Capacidad de adaptación a horarios según necesidades operativas.
• Carnet de conducir B1.
• Compromiso con la mejora continua y los estándares de excelencia.

En Minor Hotels Europe & Americas nos comprometemos a dar forma a carreras apasionantes en todo el mundo y a experiencias interculturales. Nuestro viaje está impulsado por la pasión y la dedicación de nuestros increíbles equipos, que también disfrutan de beneficios exclusivos como:

• Experiencia mundial - diversidad de 150 nacionalidades diferentes.
• Oportunidades de desarrollo profesional llenas de retos nacionales e internacionales.
• Amplia gama de programas de formación para mejorar las habilidades.
• Iniciativas de bienestar, incluidas condiciones de trabajo flexibles.
• Programas de reconocimiento de empleados, como nuestros "Memorablle Dates".
• Posibilidad de marcar la diferencia a través de nuestro programa de sostenibilidad e iniciativas de voluntariado.
• Tarifas y promociones para los empleados, con descuentos en nuestros hoteles de todo el mundo y ventajas exclusivas a través de nuestro programa de fidelización corporativa.

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Minor Hotels Europe & Americas promueve un entorno de trabajo inclusivo en el que se valore y estimule a todo el mundo por igual, por lo que damos una cálida bienvenida a personas de todos los horizontes y capacidades personales.