Real Estate Sales Closing Administrative Officer

An important company dedicated to the management of residential real estate assets is looking for a Sales Closing Administrative Officer

• Transaction Document Management: preparation, verification, and control of all documentation required for the notarization of the sale (simple property notes, IBI, debt certificates, energy certificates, etc.).

• Contract Analysis and Review: Thoroughly review earnest money contracts and deeds, ensuring that all legal and financial terms are correct and aligned with the commercial agreements and the prior Due Diligence.

• Sales Due Diligence Process: legal, registry, and administrative review procedures of the property to identify and resolve any encumbrances or issues that may affect the signing.

• Compliance and Anti-Money Laundering (AML): Execute internal protocols for the Prevention of Money Laundering and Financing of Terrorism (AML), including the collection and validation of the buyer's identity documentation and source of funds.

• Closing Coordination: Act as the main liaison between the buyer, the notary's office, external management agencies, banks (in the case of a mortgage), and lawyers, coordinating the date and requirements for the signing of the deed.

• High Workload Management: Maintain control and traceability of a high volume of parallel sales files, ensuring that established deadlines are met.

What we offer

-6-month temporary contract

-Salary: €23,000 gross per year

-Schedule: from 8:00 a.m. to 5:30 p.m., and Fridays from 8:00 a.m. to 3:00 p.m.

-Location: Madrid city center

At TEMPS, we have spent 25 years finding professional opportunities for people looking for work. We have experience, we are solvent, and we are committed. Right now, we have this open position. Does it fit you?

• Education: Bachelor's degree in Law, Business Administration, or similar.

• Experience: At least 2 years of experience in similar positions in Real Estate Sales Closing, Real Estate Management, Mortgage Back-Office, or Operations Department at a Developer/Servicer.

Key Competencies:

o High Volume and Pressure Management: Ability to work efficiently under pressure and manage a large number of files with tight deadlines.

o Attention to Detail: Rigor and precision in document management and contractual interpretation.

o Proactivity and Resourcefulness: A motivated, independent, and resourceful person, capable of anticipating problems and proposing solutions, with strong problem-solving skills.

o Teamwork: Excellent ability to collaborate and communicate effectively with the Commercial and Legal teams and the network of providers (notary offices, management agencies).

• IT Skills: Advanced command of Excel and proficiency with CRM tools for sales tracking.

Fixed-term

Importante empresa dedicada a la gestión de activos inmobiliarios residenciales busca un / a Administrativo Formalizador Ventas

• Gestión Documental de la Transacción: preparación, verificación y control de toda la documentación necesaria para la escrituración de la compraventa (notas simples, IBI, certificados de deuda, certificados energéticos, etc.).

• Análisis y Revisión Contractual: Revisar minuciosamente los contratos de arras y escrituras, asegurando que todos los términos legales y financieros sean correctos y estén alineados con los acuerdos comerciales y el Due Diligence previo.

• Proceso de Due Diligence de Venta: procedimientos de revisión legal, registral y administrativa de la propiedad para identificar y resolver cualquier carga o incidencia que pueda afectar la firma.

• Compliance y Blanqueo de Capitales (PBC): Ejecutar los protocolos internos de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo (PBC), incluyendo la recopilación y validación de la documentación de identidad y origen de fondos del comprador.

• Coordinación de Escrituración: Actuar como enlace principal entre la parte compradora, la notaría, las gestorías externas, los bancos (en caso de hipoteca) y los abogados, coordinando la fecha y los requisitos para la firma de la escritura.

• Gestión de Cargas de Trabajo Elevadas: Mantener el control y la trazabilidad de un alto volumen de expedientes de venta en paralelo, asegurando que se cumplen los plazos establecidos.

Se ofrece

-Contrato temporal de 6 meses

-Salario 23000 eu brutos anuales

-Horario: de 8h a 17:30h y los viernes de 8h a 15h

-Ubicación Madrid centro

En TEMPS llevamos 25 años encontrando oportunidades profesionales para la gente que busca trabajo. Tenemos experiencia, somos solventes y estamos comprometidos. En este momento tenemos esta posición vacante. ¿Te encaja?

• Formación: Graduado/a o Licenciado/a en Derecho, Administración de Empresas o similar.

• Experiencia: Experiencia de al menos 2 años en puestos similares de Formalización de Venta Inmobiliaria, Gestoría Inmobiliaria, Back-Office Hipotecario o Departamento de Operaciones en Promotora/Servicer.

Competencias Clave:

o Gestión de Alto Volumen y Presión: Capacidad para trabajar de manera eficiente bajo presión y gestionar un número elevado de expedientes con plazos ajustados.

o Orientación al Detalle: Rigor y precisión en la gestión documental y la interpretación contractual.

o Proactividad y Recursos: persona motivada, independiente y con recursos, capaz de anticipar problemas y proponer soluciones, resolutiva.

o Trabajo en Equipo: Excelente habilidad para colaborar y comunicarse eficazmente con los equipos de Comercial, Legal y la red de proveedores (notarías, gestorías).

• Informática: Dominio avanzado de Excel y manejo de herramientas CRM para el seguimiento de la venta.

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