Part-Time Administrative Assistant

We are looking to hire an ADMINISTIVE ASSISTANT for a company mainly engaged in the wholesale and retail trade of equipment and accessories for motorcyclists, located in Ripollet.

1. Document and administrative management (Preparation, review and filing of documents, control of delivery notes, invoices and budgets, management of physical and digital correspondence, organization of files and databases).

2. Invoicing and basic accounting (Issuing and recording invoices for customers and suppliers, managing payments and collections, reconciling transactions, supporting the accounting department with monthly or quarterly closings).

3. Customer service and commercial support (Handling calls, emails and inquiries, resolving issues with orders, deliveries or invoicing, coordinating with the sales team for customer follow-up, updating customer and supplier records).

4. Support in logistics and order management (Entering and tracking orders in the system, coordinating with warehouse and transport, monitoring stock and updating inventories, preparing shipping documentation).

5. Internal coordination (Communication between departments (sales, warehouse, purchasing, accounting), managing calendars, meetings and schedules, preparing internal reports).

6. Use of computer tools (Handling ERP or management software (e.g., SAP, Odoo, Holded, etc.). Excel for reports and tracking. Email platforms, CRM and databases.

7. General support tasks (Managing suppliers and minor purchases, controlling office supplies, preparing documentation for audits, supporting internal projects...).

Schedule: Monday to Wednesday 10:30 AM to 2:30 PM / Thursday 8:30 AM to 12:30 PM / Friday off (After summer there is the option to increase hours).

Salary: €11.97 gross/hour

EUR 20,948 per year

TEMPS is an HR consultancy with over 30 years of market experience, specializing in temporary work services, direct recruitment, and training.

Our core values are: transparency, responsibility, trust, and joy. Our philosophy can be summed up in one phrase: "We are a solution for companies, an opportunity for people, and we improve every day as a workplace."

-Training in Business Administration and Management

-Good level of English and Catalan is valued

-Own vehicle

Precisamos la incorporación de un/a ADMINISTRATIVO/A para una empresa dedicada principalmente al comercio al por mayor y menor de equipamiento y accesorios para motoristas, situada en Ripollet.

1. Gestión documental y administrativa (Elaboración, revisión y archivo de documentos, control de albaranes, facturas y presupuestos, control de correspondencia física y digital, organización de expedientes y bases de datos).

2. Facturación y contabilidad básica (Emisión y registro de facturas de clientes y proveedores, control de pagos y cobros, conciliación de movimientos, apoyo al departamento contable en cierres mensuales o trimestrales).

3. Atención al cliente y soporte comercial (Gestión de llamadas, correos y consultas, resolución de incidencias con pedidos, entregas o facturación, coordinación con el equipo comercial para seguimiento de clientes, actualización de fichas de clientes y proveedores).

4. Apoyo en logística y gestión de pedidos (Introducción y seguimiento de pedidos en el sistema, coordinación con almacén y transporte, control de stock y actualización de inventarios, preparación de documentación para envíos).

5. Coordinación interna (Comunicación entre departamentos (ventas, almacén, compras, contabilidad), gestión de agendas, reuniones y calendarios, preparación de informes internos).

6. Uso de herramientas informáticas (Manejo de ERP o software de gestión (por ejemplo, SAP, Odoo, Holded, etc.). Excel para informes y seguimiento. Plataformas de correo, CRM y bases de datos.

7. Tareas de apoyo general (Gestión de proveedores y compras menores, control de material de oficina, preparación de documentación para auditorías, apoyo en proyectos internos…).

Horario: Lunes a miércoles 10:30h a 14:30h / Jueves de 8:30h a 12:30h / Viernes libre (Después de verano hay opción de ampliar de horas).

Salario: 11,97€ b/h

EUR 20,948 per year

TEMPS es una consultoría de Recursos Humanos con más de 30 años de experiencia en el mercado, especializada en ofrecer servicios de trabajo temporal, selección directa y formación.

Nuestros valores fundamentales son: la transparencia, la responsabilidad, la confianza y la alegría. Nuestra filosofía se resume en una frase: " Somos solución para las empresas, oportunidad para las personas y mejoramos cada día como lugar de trabajo".

-Formación en Administración y Gestión de Empresas

-Valorable buen nivel de inglés y catalán

-Vehículo propio