Facility Administrative Assistant

We are looking for a FACILITY ADMINISTRATIVE ASSISTANT for a company specialized in electricity, HVAC, energy, mechanical systems, and technical services, located in Barcelona.

- Carry out the loading, updating, and closing of work orders in the CMMS, controlling their technical and administrative traceability.

- Provide documentary support in preparing monthly invoicing for both contracts and ad hoc jobs carried out by the technical team.

- Prepare and maintain documentation associated with the various maintenance services, including lists, receipts, and required documentary support.

- Issue purchase orders, generate reports, and provide operational support to the department through the LIBRA system.

- Collect and organize documentation generated by technical staff (work reports, hours, materials, tickets) for proper recording.

- Handle incoming calls to the department, channel requests, and coordinate the corresponding administrative information.

- Develop and ensure compliance with the functions and responsibilities included in the prevention plan and the company's integrated management system.

- Contract: Replacement

- Salary: €28,031.59 gross/year

- Schedule: Mon-Thu from 8:00 a.m. to 5:30 p.m. and Fri from 8:00 a.m. to 2:00 p.m.

Fixed-term

TEMPS is an HR consultancy with over 30 years of market experience, specializing in temporary work services, direct recruitment, and training.

Our core values are: transparency, responsibility, trust, and joy. Our philosophy can be summed up in one phrase: "We are a solution for companies, an opportunity for people, and we improve every day as a workplace."

Barberà

- Intermediate/Advanced Vocational Training in Administration or other related disciplines.

- Knowledge of CMMS, LIBRA, and operational documentation.

- Proficiency in Microsoft Office

- Experience in the facility area.

Buscamos un/a AUXILIAR ADMINISTRATIVO/A FACILITY para una empresa especializada en electricidad, climatización, energía, sistemas mecánicos y servicios técnicos, situada en Barcelona.

- Llevar a cabo la carga, actualización y cierre de órdenes de trabajo en el GMAO, controlando su trazabilidad técnica y administrativa.

- Prestar apoyo documental en la preparación de facturación mensual tanto de contratos como de trabajos puntuales del equipo técnico.

- Elaborar y mantener la documentación asociada a los distintos servicios de mantenimiento, incluyendo listados, comprobantes y soporte documental requerido.

- Emitir pedidos, generar informes y prestar soporte operativo al departamento a través del sistema LIBRA.

- Recoger y organizar la documentación generada por el personal técnico (partes de trabajo, horas, materiales, tickets) para su correcto registro.

- Atender llamadas entrantes del departamento, canalizar solicitudes y coordinar la información administrativa correspondiente.

- Desarrollar y asegurar el cumplimiento de las funciones y responsabilidades incluidas en el plan de prevención y en el sistema integrado de gestión de la compañía.

- Contrato: Sustitución

- Salario: 28.031,59€ b/h

- Horario: L-J de 8h a 17.30h y V de 8h a 14h

fixed-term

TEMPS es una consultoría de Recursos Humanos con más de 30 años de experiencia en el mercado, especializada en ofrecer servicios de trabajo temporal, selección directa y formación.

Nuestros valores fundamentales son: la transparencia, la responsabilidad, la confianza y la alegría. Nuestra filosofía se resume en una frase: " Somos solución para las empresas, oportunidad para las personas y mejoramos cada día como lugar de trabajo".

Barberá

-Ciclo Formativo Medio/Superior en Administración u otras disciplinas relacionadas.

-Conocimientos en GMAO, LIBRA y documentación operativa.

-Manejo de Microsoft Office

-Experiencia en el área de facility.