Receptionist & Office Operations Assistant

We are looking for a Receptionist & Office Operations Assistant exclusively for people with a disability certificate equal to or greater than 33% or IPT, to perform a service in a multinational corporate office located in the Avenida Diagonal area (08034), Barcelona. The position combines functions of corporate reception, internal customer service, meeting coordination, and support for daily office operations.

• In-person and telephone assistance for clients, visitors, candidates, and suppliers.
• Management of access and temporary credentials.
• Coordination of calls and visits with different internal departments.
• Reception, registration, and distribution of correspondence and parcels.
• Management and tracking of national and international shipments.
• Preparation and delivery of welcome packs for new hires.
• Coordination with the IT department for equipment delivery and support during onboarding and offboarding processes.
• Booking, coordination, and preparation of meeting rooms.
• Organization of spaces for meetings, internal events, and corporate visits.
• Supervision of the correct condition of meeting rooms and areas.
• Management and coordination of catering services for client meetings, international visits, and corporate events.
• Preparation and service of coffee, water, and other hospitality services.
• Requesting and following up on catering and supplier quotes following internal procedures.
• Coordination with cleaning, maintenance, and general services providers.
• Management of office operational incidents.
• Inventory control of consumables and office supplies.
• Updating of administrative records and documentation associated with office management.

• Disability certificate equal to or greater than 33% or IPT.
• Minimum of 2 years of experience in corporate reception, office management, facilities, or customer service.
• Medium-high level of English is essential, with the ability to handle visits, calls, and professional communications.
• Experience in meeting room coordination and catering management.
• Experience managing suppliers and general services.
• Knowledge of Microsoft 365: Outlook, Teams, Excel, and Word.
• Ability to organize different tasks simultaneously and manage priorities.
• Problem-solving, proactive, and organized profile with excellent customer orientation.

• Previous experience in multinational environments or large corporations is valued.

• Stable contract
• Full-time.
• Monday to Friday, office hours.
• Salary: €1,424 gross per month.
• Expected start date during the month of October.
• Initial training and support during onboarding.

We are SIFU, a leading Special Employment Centre in the provision of socially responsible Facility Services. With more than 30 years of experience and more than 9,500 professionals, over 5,000 of them with some type of disability, we serve more than 3,000 clients and we are present in Spain, France and Andorra. We are committed to equity, diversity and inclusion in our recruitment processes.

Estamos en la búsqueda de un/a Recepcionista & Office Operations Assistant para personas exclusivamente con certificado de discapacidad igual o superior al 33% o IPT, para realizar un servicio en una oficina corporativa multinacional ubicada en la zona de Avenida Diagonal (08034), Barcelona. El puesto combina funciones de recepción corporativa, atención al cliente interno, coordinación de reuniones y soporte a la operativa diaria de la oficina.

• Atención presencial y telefónica de clientes, visitas, candidatos y proveedores.
• Gestión de accesos y acreditaciones temporales.
• Coordinación de llamadas y visitas con diferentes departamentos internos.
• Recepción, registro y distribución de correspondencia y paquetería.
• Gestión y seguimiento de envíos nacionales e internacionales.
• Preparación y entrega de welcome packs para nuevas incorporaciones.
• Coordinación con el departamento de IT para la entrega de equipos y soporte en procesos de onboarding y offboarding.
• Reserva, coordinación y preparación de salas de reuniones.
• Organización de espacios para reuniones, eventos internos y visitas corporativas.
• Supervisión del correcto estado de las salas y zonas de reunión.
• Gestión y coordinación de servicios de catering para reuniones con clientes, visitas internacionales y eventos corporativos.
• Preparación y servicio de cafés, aguas y otros servicios de hospitality.
• Solicitud y seguimiento de presupuestos de catering y proveedores siguiendo procedimientos internos.
• Coordinación con proveedores de limpieza, mantenimiento y servicios generales.
• Gestión de incidencias operativas de oficina.
• Control de inventario, consumibles y material de oficina.
• Actualización de registros administrativos y documentación asociada a la gestión de la oficina.

• Certificado de discapacidad igual o superior al 33% o IPT.
• Experiencia mínima de 2 años en recepción corporativa, office management, facilities o atención al cliente.
• Nivel medio-alto de inglés imprescindible, con capacidad para atender visitas, llamadas y comunicaciones profesionales.
• Experiencia en coordinación de salas de reuniones y gestión de catering.
• Experiencia gestionando proveedores y servicios generales.
• Conocimientos de Microsoft 365: Outlook, Teams, Excel y Word.
• Capacidad para organizar diferentes tareas simultáneamente y gestionar prioridades.
• Perfil resolutivo, proactivo, organizado y con excelente orientación al cliente.

• Valorable experiencia previa en entornos multinacionales o grandes corporaciones.

• Contrato estable.
• Jornada completa.
• Horario de lunes a viernes en horario de oficina.
• Salario: 1.424 € brutos mensuales.
• Incorporación prevista durante el mes de octubre.
• Formación inicial y acompañamiento en la incorporación.

Somos SIFU, Centro Especial de Empleo líder en la prestación de Facility Services socialmente responsables. Con más de 30 años de experiencia y más de 9.500 profesionales, más de 5.000 de ellos con algún tipo de discapacidad, damos servicio a más de 3.000 clientes y estamos presentes en España, Francia y Andorra. Estamos comprometidos con la equidad, la diversidad y la inclusión en nuestros procesos de selección.