Administrative Assistant for HR and Administration Department

At TEMPS, with more than 30 years of experience connecting talent with opportunities, we are proud to present a new and exciting vacancy. We are a solvent, committed, and people-oriented company, and from our Zaragoza office, we are looking for a versatile Administrative Assistant to join the HR and Administration team of a leading company in the Waste sector.

If you are looking for a dynamic professional environment, with diverse responsibilities and development opportunities, this is your chance. You will join a key department for the organization's operations, where your contributions will be valued and you will have the opportunity to grow professionally.

Main Responsibilities

Duties in the HR Department

• Coordination with the Labor Management Firm: You will be the key link between the company and our labor management firm, ensuring smooth and efficient communication for the proper handling of all personnel-related procedures.
• Monthly Control and Management of Payroll Incidents: Your attention to detail will be crucial for reviewing, validating, and managing any incidents that may arise during the payroll preparation process, ensuring accuracy and punctuality in payment.
• Sésame Management: You will handle Sésame, an essential tool for managing time clock records, absence control (vacations, sick leave, permits), and the custody of personnel documentation, keeping records updated and organized.
• INE Salary Surveys: You will actively participate in the collection and preparation of the information required for the salary surveys of the National Statistics Institute (INE).
• Preparation of the Annual Salary Register: You will be responsible for the preparation and submission of the annual salary register, complying with current regulations and ensuring transparency in the company's salary policy.

Duties in the Tax - Financial and Administrative Department

• Accounting: You will provide support in general accounting tasks, including invoice recording, bank reconciliations, and preparation of documentation for accounting closings.
• Immediate Information System (SII - Tax Agency): You will manage the submission of information through the SII, ensuring compliance with the deadlines and requirements established by the Tax Agency.
• Various Administrative Tasks: You will carry out a range of general administrative tasks that are essential for the smooth operation of the department, such as filing, correspondence management, telephone support, and general support to the team.

• Minimum Experience: Demonstrable experience of at least 3 years in administrative positions is required, with a significant focus on HR and/or Finance/Accounting areas.
• Strong organizational and planning skills.
• Attention to detail and rigor in handling sensitive information.
• Communication skills and teamwork.
• Proactivity and problem-solving skills.
• Adaptability and flexibility when faced with different tasks.
• Computer Skills: Proficiency in office tools (Microsoft Office, especially Excel) and experience with management software (ERP, Sésame, accounting software).

• Education: Vocational training (FP) or a university degree in areas related to Administration, Finance, or Human Resources will be valued.

• Job Stability: Stable contract with an established, forward-thinking company.
• Attractive Schedule: Full-time from Monday to Friday, from 09:00 to 17:30, with a 30-minute lunch break, facilitating work-life balance.
• Enriching Professional Environment: You will be part of a dynamic team where every day presents new challenges and learning opportunities.
• Varied Duties: You will enjoy a versatile position, with a balanced focus between the HR and Administration/Finance areas, allowing you to expand your knowledge and experience.
• Competitive Salary: Commensurate with the experience and worth of the candidate.

Full-time

If you meet the requirements, have a vocation for the HR and finance areas, and are looking for a stable and enriching professional project in a leading company, do not hesitate to consider yourself.

• Skills:

-Degree in Labor Relations and Human Resources and Business Administration (ADE), or training in Business Administration (ADE) and a master's degree in HR, or a Higher Technician in Administration and Finance with experience in both departments.

-Experience in HR and in tax and accounting administration

-Experience using the SESAME program

-B1 level of English valued

-Experience using the SAGE program valued - We are looking for a proactive person who knows how to work as part of a team

En TEMPS, con más de 30 años de experiencia conectando talento con oportunidades, nos enorgullece presentar una nueva e ilusionante vacante. Somos una compañía solvente, comprometida y orientada a las personas, y desde nuestra Delegación de Zaragoza, buscamos un/a Administrativo/a polivalente para unirse al equipo de RRHH y Administración de una empresa líder en el sector de Residuos.

Si buscas un entorno profesional dinámico, con responsabilidades diversas y oportunidades de desarrollo, esta es tu oportunidad. Te incorporarás a un departamento clave para el funcionamiento de la organización, donde tus aportaciones serán valoradas y tendrás la posibilidad de crecer profesionalmente.

Responsabilidades Principales

Funciones en Departamento de RRHH

• Coordinación con la Gestoría Laboral: Serás el enlace fundamental entre la empresa y nuestra gestoría laboral, asegurando una comunicación fluida y eficiente para la correcta gestión de todos los trámites relacionados con el personal.
• Control y Gestión Mensual de Incidencias de Nóminas: Tu atención al detalle será crucial para revisar, validar y gestionar cualquier incidencia que pudiera surgir en el proceso de elaboración de las nóminas, garantizando la precisión y puntualidad en el pago.
• Gestión de Sésame: Manejarás Sésame, una herramienta esencial para la gestión de fichajes, control de ausencias (vacaciones, bajas, permisos) y la custodia de la documentación del personal, manteniendo los registros actualizados y organizados.
• Encuestas INE Salariales: Participarás activamente en la recopilación y preparación de la información requerida para las encuestas salariales del Instituto Nacional de Estadística (INE).
• Realización del Registro Salarial Anual: Serás responsable de la elaboración y presentación del registro salarial anual, cumpliendo con las normativas vigentes y asegurando la transparencia en la política salarial de la empresa.

Funciones en Departamento Fiscal - Financiero y Administrativo:

• Contabilidad: Apoyarás en las tareas de contabilidad general, incluyendo el registro de facturas, conciliaciones bancarias y la preparación de documentación para cierres contables.
• Sistema Inmediato de Información (SII - Agencia Tributaria): Gestionarás la presentación de la información a través del SII, asegurando el cumplimiento de los plazos y requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.
• Tareas Administrativas Varias: Desarrollarás un abanico de tareas administrativas generales que son esenciales para el buen funcionamiento del departamento, como archivo, gestión de correspondencia, atención telefónica y soporte general al equipo.

• Experiencia Mínima: Se requiere una experiencia demostrable de al menos 3 años en puestos administrativos, con un enfoque significativo en las áreas de RRHH y/o Finanzas/Contabilidad.
• Gran capacidad de organización y planificación.
• Atención al detalle y rigor en el manejo de información sensible.
• Habilidades de comunicación y trabajo en equipo.
• Proactividad y capacidad para la resolución de problemas.
• Adaptabilidad y flexibilidad ante diferentes tareas.
• Conocimientos Informáticos: Dominio de herramientas ofimáticas (Microsoft Office, especialmente Excel) y experiencia en el manejo de software de gestión (ERP, Sésame, software de contabilidad).

• Formación: Se valorará formación profesional (FP) o titulación universitaria en áreas relacionadas con Administración, Finanzas o Recursos Humanos.

• Estabilidad Laboral: Contrato estable en una empresa consolidada y con visión de futuro.
• Horario Atractivo: Jornada completa de lunes a viernes, en horario de 09:00 a 17:30, con una pausa de 30 minutos para comer, facilitando la conciliación de la vida personal y profesional.
• Entorno Profesional Enriquecedor: Formarás parte de un equipo dinámico donde cada día presenta nuevos retos y oportunidades de aprendizaje.
• Funciones Variadas: Disfrutarás de un puesto polivalente, con una dedicación equilibrada entre las áreas de RRHH y Administración/Finanzas, lo que te permitirá ampliar tus conocimientos y experiencia.
• Salario Competitivo: Acorde a la experiencia y valía del candidato/a.

full-time

Si cumples con los requisitos, tienes vocación por las áreas de rrhh y finanzas, y buscas un proyecto profesional estable y enriquecedor en una empresa de referencia, no dudes en considerarte.

• Competencias:

-Formación en Grado en Relaciones Laborales y Recursos Humanos y ADE, o formación en ADE y máster en RRHH o Técnico superior en Administración y Finanzas con experiencia en ambos departamentos.

-Experiencia en RRHH y en administración fiscal y contable

-Experiencia en el uso del programa SESAME

-Valorable nivel B1 de Inglés

-Valorable experiencia en la utilización del programa SAGE-Se busca persona proactiva y que sepa trabajar en equipo