Administration Manager

We are looking to hire an Administration Manager to lead the administrative and financial area, providing support to the Financial Management and guaranteeing the correct economic management of the group's projects and companies.

You will be responsible for coordinating the administrative, accounting, and financial activity of the organization, ensuring the quality of the economic-financial information, regulatory compliance, and the adequate control of projects in execution.

The position will have a key role in the monitoring of income and costs associated with engineering projects, especially in environments where activity is managed through the allocation of hours and resources.

• Supervise the general and analytical accounting of the various companies.
• Coordinate monthly, quarterly, and annual closings.
• Guarantee the reliability of the financial information reported to Management.
• Supervise invoicing, collection, and payment processes.
• Coordinate external audits and requirements from official bodies.
• Supervise the correct allocation of hours for technical personnel and consultants to the different projects.
• Control project profitability through the analysis of costs, income, and margins.
• Validate the recognition of income based on the degree of project progress.
• Analyze budget deviations and propose corrective measures.
• Collaborate with project directors to ensure the adequate economic monitoring of the activity.
• Coordinate the administrative and financial activity of international subsidiaries or projects.
• Manage intercompany invoicing processes.
• Participate in the homogenization of financial procedures between countries.
• Support the management of tax, labor, and administrative aspects with local advisors.
• Prepare financial and management reports for Management.
• Design and improve dashboards and monitoring indicators.
• Participate in the preparation of budgets and forecasts.
• Drive improvements in administration and internal control processes.
• Supervise the tax and commercial obligations of the various companies.
• Coordinate the filing of taxes with external advisors.
• Ensure compliance with accounting regulations and corporate procedures.

• Experience in the construction/engineering sector
• Experience in national and international environments

• Bachelor's degree in Business Administration, Economics, Finance, or a related field.
• Master's degree in Finance, Management Control, or Financial Management is highly valued
  
• Minimum 7 years of experience in administrative and financial responsibility positions.
• Experience in engineering, technical consultancy, architecture, project management companies, or companies whose activity is based on project management is essential.
• Experience in business models with control of allocated hours and profitability monitoring per project.
• Experience in international environments and coordination of companies or projects in several countries.
• Experience managing several commercial companies and consolidation processes is highly valued.
• Advanced financial and analytical accounting.
• Control of project costs and margins.
• Management and analysis of hour allocation.
• Taxation and commercial obligations.
• Financial ERPs and reporting tools.
• Advanced Excel.
• Fluent English.
• Global business vision.
• Results orientation.
• Analytical and planning capacity.
• Leadership and team coordination.
• High capacity for communication with project directors and management.
• Proactivity and autonomy.

Buscamos incorporar un/a Responsable de Administración que lidere el área administrativa y financiera, dando soporte a la Dirección Financiera y garantizando la correcta gestión económica de los proyectos y sociedades del grupo.

Será responsable de coordinar la actividad administrativa, contable y financiera de la organización, asegurando la calidad de la información económico-financiera, el cumplimiento normativo y el adecuado control de los proyectos en ejecución.

La posición tendrá un papel clave en el seguimiento de ingresos y costes asociados a proyectos de ingeniería, especialmente en entornos donde la actividad se gestiona mediante imputación de horas y recursos.

• Supervisar la contabilidad general y analítica de las distintas sociedades.
• Coordinar los cierres mensuales, trimestrales y anuales.
• Garantizar la fiabilidad de la información financiera reportada a Dirección.
• Supervisar procesos de facturación, cobros y pagos.
• Coordinar auditorías externas y requerimientos de organismos oficiales.
• Supervisar la correcta imputación de horas de personal técnico y consultores a los diferentes proyectos.
• Controlar la rentabilidad de proyectos mediante análisis de costes, ingresos y márgenes.
• Validar el reconocimiento de ingresos en función del grado de avance de los proyectos.
• Analizar desviaciones presupuestarias y proponer medidas correctoras.
• Colaborar con directores de proyecto para asegurar el adecuado seguimiento económico de la actividad.
• Coordinar la actividad administrativa y financiera de filiales o proyectos internacionales.
• Gestionar procesos de facturación intercompany.
• Participar en la homogeneización de procedimientos financieros entre países.
• Apoyar la gestión de aspectos fiscales, laborales y administrativos con asesores locales.
• Elaborar informes financieros y de gestión para Dirección.
• Diseñar y mejorar cuadros de mando e indicadores de seguimiento.
• Participar en la elaboración de presupuestos y forecast.
• Impulsar mejoras en los procesos de administración y control interno.
• Supervisar obligaciones fiscales y mercantiles de las distintas sociedades.
• Coordinar la presentación de impuestos con asesores externos.
• Velar por el cumplimiento de normativa contable y procedimientos corporativos.

• Experiencia en el sector de construcción/ingeniería
• Experiencia en entorno nacional e internacional

• Licenciatura o Grado en Administración y Dirección de Empresas, Economía, Finanzas o similar.
• Valorable Máster en Finanzas, Control de Gestión o Dirección Financiera
  
• Mínimo 7 años de experiencia en posiciones de responsabilidad administrativa y financiera.
• Imprescindible experiencia en empresas de ingeniería, consultoría técnica, arquitectura, project management o compañías cuya actividad esté basada en gestión de proyectos.
• Experiencia en modelos de negocio con control de horas imputadas y seguimiento de rentabilidad por proyecto.
• Experiencia en entornos internacionales y coordinación de sociedades o proyectos en varios países.
• Muy valorable experiencia gestionando varias sociedades mercantiles y procesos de consolidación.
• Contabilidad financiera y analítica avanzada.
• Control de costes y márgenes de proyectos.
• Gestión y análisis de imputación de horas.
• Fiscalidad y obligaciones mercantiles.
• ERP financieros y herramientas de reporting.
• Excel avanzado.
• Inglés fluido.
• Visión global del negocio.
• Orientación a resultados.
• Capacidad analítica y de planificación.
• Liderazgo y coordinación de equipos.
• Alta capacidad de interlocución con directores de proyecto y dirección.
• Proactividad y autonomía.