Administrative Assistant

Higher Degree in Administration
At least 1 year of experience in accounting administration
Proficiency in office software tools.
Ability to work in Basque (Euskera).

ULMA



ULMA is a Business Group committed to its people and its surroundings. It is a project open to an increasingly globalized world. ULMA is one of the largest Business Groups in northern Spain, with over 60 years of market presence and a clear commitment to Innovation, Employment, and Added Value.
ULMA is a business group composed of 9 cooperative societies that operate in very diverse sectors through their 9 Strategic Business Units: Forged Solutions, Architectural Solutions, Agricultural, Construction, Conveyor Components, Embedded Solutions, Handling Systems, Lifting Solutions, and Packaging. At ULMA, people are at the center of business operations. The knowledge, skills, and commitment of the people who are part of the Group are its main asset. Today, more than 5,000 people are part of the Group. ULMA aims to be an international Group with an open and receptive attitude, adapting to the culture of each market and country. The internationalization project is oriented toward the future and fits within a competitive context that responds effectively and efficiently to an increasingly globalized market.

Job Description



In the healthcare sector, ULMA develops diagnostic and data analysis solutions based on Artificial Intelligence, with the mission of transforming the quality and accessibility of medical care. Additionally, we provide digital infrastructure and medical devices to offer a comprehensive response to our customers' needs.
What will your role be?
You will be responsible for ensuring the correct execution of administrative, accounting, and tax tasks, guaranteeing reliable recording, monthly closings, payment/receivables management, and audit documentation, following established procedures and maintaining document traceability.
Your main duties will include:
Accounting and Financial Administration
Scanning, registering, and accounting for supplier invoices and travel expenses.
Recording accounting entries and keeping accounting documentation up to date.
Archiving and controlling administrative and financial documentation.
Participating in the preparation of monthly accounting closings.
Managing treasury and executing payments.
Preparing and submitting tax returns and other fiscal obligations.
Grants, Audits, and Bidding
Preparing administrative documentation for bid submissions.
Drafting the economic and administrative documentation required for audits.
Providing support in the administrative management of grants.
Sales Process
Preparing commercial offers.
Monitoring invoicing and associated documentation.
Purchasing Process
Identifying purchasing needs and managing authorization requests.
Processing orders and tracking their progress.
Managing documentation and customs procedures.
Project Management
Creating and maintaining administrative documentation for projects.
Recording timesheets and monitoring hour allocation.
Preparing progress reports and supporting management activities.
Warehouse and Asset Management
Collaborating in the administrative management of company warehouses and assets.
Travel Management
Organizing and managing staff travel and trips, coordinating reservations and associated documentation.

Requirements



Higher Degree in Administration
At least 1 year of experience in accounting administration
Proficiency in office software tools.
Ability to work in Basque (Euskera).

Grado Superior en Administración
Experiencia al menos de 1 año en administración contable
Dominio de herramientas ofimáticas.
Capacidad de trabajo en euskera.

ULMA



ULMA es un Grupo Empresarial comprometido con su gente y con su entorno. Es un proyecto abierto a un mundo cada vez más globalizado. ULMA es uno de los mayores Grupos Empresariales del norte de España con más de 60 años de presencia en el mercado y un compromiso claro con la Innovación, el Empleo y el Valor Añadido.
ULMA es un grupo empresarial formado por 9 sociedades cooperativas que desarrollan su actividad en sectores muy diversos a través de sus 9 unidades estratégicas de Negocio: Forged Solutions, Architectural Solutions, Agrícola, Construction, Conveyor Components, Embedded Solutions, Handling Systems, Lifting Solutions y Packaging. En ULMA la persona está situada en el centro del devenir empresarial. Los conocimientos, las habilidades y el compromiso de las personas que forman parte del Grupo son su principal activo. Hoy en día son más de 5.000 personas las que forman parte del Grupo. ULMA apuesta por un Grupo de carácter internacional, con una actitud abierta y receptiva, adaptándose a la cultura de cada mercado y país. El proyecto de internacionalización está orientado al futuro y se enmarca dentro de un contexto de competitividad que responda de manera efectiva y eficiente a un mercado cada vez más globalizado.

Descripción de la oferta



En el ámbito de la salud, ULMA desarrolla soluciones de diagnóstico y análisis de datos basadas en Inteligencia Artificial con la misión de transformar la calidad y accesibilidad de la atención médica. Asimismo, proporcionamos infraestructuras digitales y dispositivos médicos para dar una respuesta integral a las necesidades de nuestros clientes.
¿Cuál será tu misión?
Te encargarás de garantizar la correcta ejecución administrativa, contable y fiscal, asegurando el registro fiable, los cierres mensuales, la gestión de pagos/cobros y la documentación de auditorías, siguiendo procedimientos establecidos y manteniendo la trazabilidad documental.
Entre tus principales funciones estarán,
Contabilidad y administración financiera
Escanear, registrar y contabilizar facturas de proveedores y gastos de viaje.
Realizar apuntes contables y mantener actualizada la documentación contable.
Archivar y controlar la documentación administrativa y financiera.
Participar en la preparación de los cierres contables mensuales.
Gestionar la tesorería y la ejecución de pagos.
Preparar y presentar impuestos y demás obligaciones fiscales.
Subvenciones, auditorías y licitaciones
Preparar la documentación administrativa para la presentación de licitaciones.
Elaborar la documentación económica y administrativa requerida en auditorías.
Dar soporte en la gestión administrativa de subvenciones.
Proceso de ventas
Preparar ofertas comerciales.
Realizar el seguimiento de la facturación y la documentación asociada.
Proceso de compras
Identificar necesidades de compra y gestionar las solicitudes de autorización.
Tramitar pedidos y realizar su seguimiento.
Gestionar la documentación y los trámites aduaneros.
Gestión de proyectos
Crear y mantener la documentación administrativa de los proyectos.
Registrar partes horarios y controlar la imputación de horas.
Elaborar informes de seguimiento y apoyo a la gestión.
Gestión de almacenes y activos
Colaborar en la gestión administrativa de almacenes y activos de la empresa.
Gestión de viajes
Organizar y gestionar los desplazamientos y viajes del personal, coordinando reservas y la documentación asociada.

Requisitos



Grado Superior en Administración
Experiencia al menos de 1 año en administración contable
Dominio de herramientas ofimáticas.
Capacidad de trabajo en euskera.