Property Administration Agent at URW

Managing and updating guarantees (deposits, escrow, etc.) on the Therefore and DocuSign platforms for leasing and technical teams.

Ensuring the correct signing, filing, and traceability of documents in DocuSign and Therefore.

Identifying contracts with green clauses and sharing the information with the relevant departments.

Coordinating physical filing in Normadat and keeping documentation compliant with internal protocols.

Handling the entire electronic signature process: payment verification, tracking, and sending contracts.

Uploading signed documents to Therefore, ensuring their access and classification.

Supporting the team and external users in using DocuSign.

Coordinating the sending of certified mail (burofax) to all URW Spain departments.

Collaborating with the IT team to optimize the use of digital platforms.

Participating in due diligence processes and preparing the required documentation.

full-time

• Spanish and English, advanced level.
• Dynamic, proactive, committed, autonomous individual with a curiosity for learning across different departments and working with multidisciplinary teams.
• Previous experience in document management, contract administration, or similar roles.
• Ability to organize, follow processes, and work transversally with different departments.
• Knowledge of platforms such as Therefore and DocuSign, as well as physical file management (desirable).

Controlar y actualizar las garantías (depósitos, avales, etc.) en las plataformas Therefore y Sanctuary para los equipos de leasing y técnico.

Garantizar la correcta firma, archivo y trazabilidad de documentos en DocuSign y Therefore.

Identificar contratos con cláusulas verdes y compartir la información con los departamentos implicados.

Coordinar el archivo físico en Normadat y mantener la documentación conforme a protocolos internos.

Gestionar todo el proceso de firma electrónica: verificación de pagos, seguimiento y envío de contratos.

Subir documentos firmados a Therefore, asegurando su clasificación y acceso.

Apoyar al equipo y a externos en el uso de DocuSign.

Coordinar el envío de burofaxes para todos los departamentos de URW España.

Colaborar con el equipo de IT para optimizar el uso de plataformas digitales.

Participar en procesos de due diligence preparando la documentación requerida.

full-time

• Castellano e Inglés Alto.
• Persona dinámica, proactiva, comprometida, autónoma, y con curiosidad de aprender de los diferentes. departamentos y trabajar con equipos multidisciplinares.
• Experiencia previa en gestión documental, administración de contratos o funciones similares.
• Capacidad de organización, seguimiento de procesos y trabajo transversal con distintos departamentos.
• Conocimiento de plataformas como Therefore, DocuSign, y gestión de archivos físicos (deseable).