Administrative Assistant

From Adecco we are looking for an Administrative Assistant to join a company in the industrial/operational sector in Madrid.

Ensure proper administrative and document management of the assembly area, guaranteeing internal and external coordination, as well as the efficient tracking of orders and processes, contributing to the continuous improvement of operations.

• Communication with clients to follow up on services, incidents and needs.
• Internal coordination with departments (HSE, Purchasing, Logistics, Supply Chain, Sales Administration).
• Management of specific orders in collaboration with purchasing (machinery rental, facilities, assembly companies).
• Document management associated with assemblies (delivery notes, internal applications, virtual warehouse).
• Sending and tracking claims to suppliers.
• Recording and controlling information in internal systems.
• Support for the continuous improvement of assembly processes through documentation and instructions.
• General administrative support to the operational area.

• Training in Administration, Logistics, Business Management or similar (Vocational Training or equivalent).
• Additional training in administrative management or processes is valued.

• Location: Madrid
• Contract: initial 3 months
• Working day: Schedule: Monday to Thursday from 8-9 a.m. to 5-6 p.m. / Friday from 8:30-9 a.m. to 2-2:30 p.m.
• Salary: according to collective agreement 11.77 gross/hour
• Start date: immediate
• Work mode: on-site

• Proficiency in office tools (especially Excel).
• Experience in document management and administrative tasks.
• Experience in industrial, logistics or operations environments is valued.
• SAP is not required.

• Organization and attention to detail.
• Coordination and communication skills.
• Proactivity and problem-solving skills.
• Ability to work in dynamic environments.
• Process orientation and continuous improvement mindset.
• Teamwork.

We are looking for a person with administrative experience in operational or logistics environments, accustomed to managing documentation, coordinating teams and working with multiple contacts, eager to add value in processes and organization.

At Adecco, we believe in equal opportunities and we are committed to Talent Without Labels.

Desde Adecco estamos buscando un/a Administrativo/a para incorporarse a una empresa del sector industrial/operativo en Madrid.

Asegurar la correcta gestión administrativo/a y documental del área de montajes, garantizando la coordinación interna y externa, así como el seguimiento eficiente de pedidos y procesos, contribuyendo a la mejora continua de la operativa.

• Comunicación con clientes para seguimiento de servicios, incidencias y necesidades.
• Coordinación interna con departamentos (HSE, Compras, Logística, Supply Chain, Administración de Ventas).
• Gestión de pedidos específicos en colaboración con compras (alquiler de maquinaria, instalaciones, empresas de montaje).
• Gestión documental asociada a montajes (albaranes, aplicaciones internas, almacén virtual).
• Envío y seguimiento de reclamaciones a proveedores/as.
• Registro y control de información en sistemas internos.
• Apoyo en la mejora continua de procesos de montaje mediante documentación e instrucciones.
• Soporte administrativo/a general al área operativa.

• Formación en Administración, Logística, Gestión Empresarial o similar (FP o equivalente).
• Valorable formación complementaria en gestión administrativo/a o procesos.

• Ubicación: Madrid
• Contrato: inicial de 3 meses
• Jornada:Horario: de lunes a jueves de 8-9h a 17-18h / viernes de 8:30-9h / 14 14:30h.
• Salario: segun convenio 11,77 b/h
• Incorporación: inmediata
• Modalidad: presencial

• Manejo de herramientas ofimáticas (especialmente Excel).
• Experiencia en gestión documental y tareas administrativas.
• Valorable experiencia en entornos industriales, logísticos o de operaciones.
• No es necesario SAP.

• Organización y atención al detalle.
• Capacidad de coordinación y comunicación.
• Proactividad y resolución de problemas.
• Capacidad para trabajar en entornos dinámicos.
• Orientación a procesos y mejora continua.
• Trabajo en equipo.

Buscamos una persona con experiencia administrativo/a en entornos operativos o logísticos, acostumbrada a gestionar documentación, coordinar equipos y trabajar con múltiples interlocutores, con ganas de aportar valor en procesos y organización.

En Adecco creemos en la igualdad de oportunidades y apostamos por el Talento Sin Etiquetas